Comment l’association GRE’SY a amélioré la gestion des documents avec ONLYOFFICE Docs Cloud

GRE’SY, une organisation à but non lucratif, utilise ONLYOFFICE Docs Cloud intégré à Nextcloud dans son travail administratif. Lisez la suite pour savoir pourquoi ils ont choisi ONLYOFFICE et comment ils l’utilisent.

À propos de l’organisation

GRE’SY est une petite structure, proche du mouvement Emmaüs initié par l’Abbé Pierre, pratiquant la récupération, la remise en état et la revente de matériels donnés. L’association reprend le processus de collecte, de tri, de stockage et de redistribution des vêtements, de la lingerie et des chaussures au lieu d’envoyer toutes les collections à l’étranger.

Comme l’ensemble du processus se déroule dans une région de France, il permet la création de nouveaux emplois à chaque étape du recyclage. Par exemple, ils créent des emplois pour :

• ramasser les dons déposés dans leurs chalets de collecte répartis entre Grenoble et Chambéry (chauffeurs-livreurs) ;
• gérer les stocks (manutention, rangement et stockage) dans les friches industrielles qu’ils ont réhabilitées (logisticiens) ;
• trier en fonction de la qualité pour définir  la suite à donner aux vêtements collectés ;
• modifier, customiser les vêtements (couture) ;
• recycler les vêtements en chiffons textiles ;
• revendre dans leurs magasins locaux (shop assistant).

Grâce à des bénévoles et à plusieurs mécènes, GRE’SY obtient des résultats très significatifs. Elle a traité 400 tonnes de déchets textiles en 2022. Ce recyclage réduit les déchets, finance aujourd’hui 25 salariés, et a permis d’aider 44 personnes à retrouver un emploi durable. De plus, ils ont ouvert 7 magasins après 6 ans d’activité.

Ayant des membres de l’équipe travaillant dans toute la région, dans différentes zones industrielles, dans 7 magasins, ou à domicile (télétravail), l’association a organisé des partages de documents et des boîtes aux lettres dans le cloud Nextcloud, qui est géré par l’un des bénévoles. Pour le travail collaboratif sur les documents (logistique, gestion des bénévoles, etc.), Nextcloud propose plusieurs solutions dont ONLYOFFICE Docs.

Pourquoi ONLYOFFICE Docs Cloud

L’équipe du GRE’SY recherchait un outil fiable, facile à utiliser de manière collaborative pour permettre à plusieurs personnes de travailler sur un même document, compatible avec plusieurs formats, et intégré à leur cloud. Les documents devaient être hébergés dans leur propre cloud, de même que les mails, les calendriers et les contacts, afin de maîtriser l’accès aux données et d’assurer leur pérennité.

Dans un premier temps, ils ont essayé des solutions gratuites intégrées à Nextcloud afin de réduire les coûts de l’association et ainsi favoriser le développement de l’activité et la création d’emplois. N’étant pas satisfaits, ils ont décidé d’essayer ONLYOFFICE leur permettant de travailler aisément avec les documents LibreOffice transmis par le gouvernement Français ainsi qu’avec les documents Microsoft Office envoyés par les partenaires. De plus, ONLYOFFICE Docs Cloud a séduit par l’absence de nécessité de gérer les mises à jour et de surcharger le serveur.

Collaboration avancée sur les documents

Avant d’utiliser ONLYOFFICE, l’équipe utilisait un autre outil de collaboration. La migration s’est très bien passée, notamment grâce à la parfaite compatibilité d’ONLYOFFICE avec les formats LibreOffice et Microsoft Office.

ONLYOFFICE a permis de contrôler l’accès aux données sans changer leurs habitudes, ce que souhaitait l’association. Auparavant, les membres du GRE’SY étaient obligés d’accepter de stocker leurs documents chez des prestataires externes pour pouvoir travailler en mode collaboratif (par exemple, Google Drive). Si pour une raison quelconque, un salarié ou un bénévole n’était plus opérationnel (maladie, accident, etc.), il pouvait rencontrer de grandes difficultés pour récupérer certaines données (par exemple, impossibilité de réinitialiser l’accès à son compte).

Le travail collaboratif avec des données stockées sur le cloud de GRE’SY garantit un accès permanent et sécurisé aux données. Ceci est très important pour la pérennité de l’association.

Voici également les fonctions pour lesquelles l’équipe utilise les éditeurs ONLYOFFICE :

• édition collaborative des tableaux : présences et planning des bénévoles, organisation des équipes de vente, des stocks, etc. ;
• préparation des campagnes de communications (présentations) ;
• préparation des courriers : factures, échanges avec les fournisseurs, etc.

Robert Reynaud, fondateur et président de l’association GRE’SY :

ONLYOFFICE s’avère être un excellent produit et nous le recommanderons à nos collaborateurs.