PDF vs DOCX : quelles sont les différences ?

Aujourd’hui, nous comparons deux formats de fichiers bureautiques les plus populaires, PDF et DOCX. Bien que tous deux soient principalement utilisés pour travailler avec des textes, les différences entre les fichiers, leur applicabilité et leurs caractéristiques sont notables. Lisez la suite pour plus de détails.

Qu’est-ce que le DOCX ?

DOCX est un format de document texte ouvert inventé à l’origine par Microsoft et utilisé pour la création de fichiers texte modifiables. C’est l’un des formats les plus populaires pour travailler avec des documents Office, avec son prédécesseur DOC et ODT. DOCX permet d’appliquer des mises en forme complexes aux textes, telles que des polices, des styles, des mises en page et des éléments. Il prend en charge les images, les formes automatiques, les graphiques, les équations et de nombreux autres types d’objets.

En raison de la compatibilité variable entre les différents logiciels et des spécifications du système des utilisateurs, l’ouverture de DOCX peut donner des résultats différents avec des distorsions ou des pertes de contenu. C’est pourquoi le choix du bon logiciel pour travailler avec DOCX est une question de grande importance.

Qu’est-ce qu’un PDF ?

PDF (Portable Document Format) est le format de fichier créé par Adobe. PDF contient également des textes, des images et d’autres éléments, et est utilisé pour afficher du contenu textuel formaté, mais il ne prend pas totalement en charge l’édition de contenu. Les PDFs sont généralement créés à partir d’autres formats de texte afin de transformer les fichiers en éléments plus universellement compatibles que davantage de personnes sont en mesure de parcourir.

Bien que les PDF ne laissent pas une grande liberté d’édition et de conception, ils peuvent néanmoins être interactifs grâce aux champs de formulaire appliqués, aux médias riches, aux couches et même aux objets 3D.

Comparons maintenant DOCX et PDF et décidons quel format convient le mieux à vos tâches.

Spécifications des fichiers : composition, taille du fichier, etc

Le contenu PDF est une composition de graphiques et de textes vectoriels et bitmap sous une forme stable et portable, ce qui signifie qu’il peut être ouvert avec tout logiciel de support sans aucune distorsion dans la livraison du contenu.

Le DOCX est une collection de fichiers XML contenant différents types de contenu réunis dans une archive. Il nécessite un logiciel spécifique capable de lire correctement le contenu XML et ses dépendances. Le DOCX peut être ouvert avec des applications de traitement de documents telles que Microsoft Office, ONLYOFFICE, LibreOffice et d’autres, qui offrent toutes une prise en charge variable des caractéristiques et du contenu du format.

Bien qu’il s’agisse du format créé par Microsoft et donc traité avec une compatibilité maximale dans Office, des suites comme ONLYOFFICE qui sont également basées sur OOXML permettent un affichage précis du contenu des fichiers DOCX créés avec différentes applications.

Les PDF sont pris en charge par de nombreuses autres applications, notamment les navigateurs web, les applications de messagerie et, bien sûr, les visionneuses de PDF spéciales comme Adobe Acrobat, PDFelement, Foxit reader et bien d’autres. Vous pouvez également lire et naviguer dans les PDF à l’aide d’applications bureautiques comme ONLYOFFICE.

En bref, DOCX permet de créer et d’éditer des documents à l’aide d’une large gamme d’outils, alors que, contrairement à PDF, il nécessite des logiciels spécifiques dont la variété est beaucoup plus limitée. Le PDF est un format portable par conception, composé de contenus moins complexes et organisés, et peut être ouvert avec une grande variété d’applications.

Une autre différence qui préoccupe les utilisateurs est la taille du fichier. Ici, les chances ne sont pas en faveur du PDF – un fichier ayant le même contenu sera plus volumineux que la version DOCX. Par exemple, cet article au format DOCX prend 754 Ko d’espace, alors que sa version PDF atteint 1,3 Mo.

Fonctionnalités d’édition

DOCX permet d’appliquer des mises en forme complexes aux textes, telles que des polices, des styles, des mises en page et des éléments. Il prend en charge les images, les formes automatiques, les graphiques, les équations et de nombreux autres types d’objets.

Cela fait du DOCX un format de choix pour la rédaction de tous les types d’informations textuelles, des simples bulletins d’information aux documents publiés tels que les articles et les magazines. À leur tour, les fichiers DOCX peuvent être partagés ultérieurement dans leur format original, imprimés ou convertis en d’autres formats comme le PDF, en fonction de leur objectif.

Le cycle d’utilisation du format PDF est plus court. Il est destiné à partager des fichiers prêts à être consultés et examinés, et parfois à être archivés pour finaliser des accords et des contrats. Les fonctions d’édition proposées par les différents logiciels PDF comprennent principalement l’annotation, le commentaire, le remplissage de formulaires, le dessin et l’ajout d’objets visuels, avec différentes itérations et extensions de ces fonctions.

Collaboration

DOCX collaboratif par conception. D’autres utilisateurs peuvent modifier les documents créés en les ouvrant dans un logiciel prenant en charge le format DOCX, de manière indépendante ou en mode partagé dans le nuage. Les collaborateurs ont les mêmes chances de modifier et de mettre en forme le contenu du document, sauf si le fichier est partagé avec des restrictions supplémentaires.

La gamme d’outils supplémentaires utiles à la collaboration varie d’un logiciel à l’autre. Par exemple, ONLYOFFICE supporte deux modes de co-édition, les commentaires avec les mentions des utilisateurs, l’historique des versions, le suivi des modifications pour la révision, et d’autres outils. Dans ONLYOFFICE Workspace et certains autres environnements où la suite peut être intégrée, il est possible d’appliquer des restrictions aux collaborateurs, limitant leurs actions aux commentaires, à la révision et au remplissage de formulaires.

Les documents PDF favorisent principalement la collaboration par le biais de la révision et de l’annotation, ce qui leur confère un rôle complètement différent dans les flux de documents.

Remplissage de formulaires

Il convient ici d’accorder une attention particulière à la création de modèles et de formulaires, car il s’agit d’un processus collaboratif à part entière qui peut être réalisé à l’aide de PDF et de DOCX. La création de modèles et la rédaction de contrats vierges et d’autres documents “multi-parties” permettent d’automatiser la documentation et de gagner du temps dans les processus structurés comme les ventes et le marketing.

Grâce au logiciel PDF, vous pouvez ajouter des champs à des documents préconçus destinés à être classés par le destinataire désigné, comme un contrat de vente ou une commande. Avec le format PDF, vous pouvez être sûr que les fichiers partagés et les documents finaux, remplis et signés, se présenteront comme ils sont censés le faire, sans risque de perte de contenu ou de formatage.

Le format DOCX peut également être utilisé pour créer des modèles et des formulaires, soit en laissant des champs vides dans le texte brut, soit en utilisant des fonctions spéciales comme les contrôles de contenu.

Certains logiciels permettent de créer des formulaires plus avancés. Par exemple, la fonctionnalité de création de formulaires d’ONLYOFFICE vous permet de les créer dans les formats basés sur DOCX, DOCXF et OFORM, afin de les enregistrer comme modèles ou de les partager pour les remplir à l’aide d’une interface intuitive et d’une sélection de types de champs personnalisables tels que des textes enrichis, des listes déroulantes, des espaces réservés aux images, etc. Ces documents peuvent également être exportés sous forme de PDF à remplir, si nécessaire.

Sécurité

Les deux formats comportent des outils de sécurité permettant de protéger le contenu et de limiter l’accès à certains utilisateurs. Les fonctions de sécurité que les deux formats prennent en charge à l’origine, avec des différences possibles dans l’organisation de l’interface utilisateur, comprennent :

• Filigranes ;
• Protection par mot de passe ;
• Signatures électroniques ;
• Restrictions sur la copie et l’impression.

Mais comme le DOCX offre des possibilités de co-édition, certaines étapes de son cycle de vie nécessitent une protection supplémentaire. Par exemple, des autorisations de partage avancées peuvent être accordées aux utilisateurs pour protéger les données contre les altérations ou les accès non désirés, variant selon les logiciels de traitement.

ONLYOFFICE Docs offre non seulement le chiffrement des documents prêts à l’emploi avec des mots de passe, mais aussi la collaboration chiffrée avec les salles privées, où chaque modification faite par les collaborateurs sont chiffrées en temps réel.

Logiciel

Comme mentionné précédemment dans la section consacrée aux spécifications des fichiers, les deux formats sont pris en charge par un certain nombre d’applications, le DOCX nécessitant des outils plus spécifiques capables de traiter les documents. Voici des exemples de logiciels populaires pour chaque format.

DOCX:

• Microsoft Office (desktop)
• Office Online (en ligne)
• ONLYOFFICE Docs (en ligne) / ONLYOFFICE Desktop Editors (desktop)
• LibreOffice (desktop)
• Zoho Docs (en ligne)
• G-Suite (en ligne)
• WPS Office (desktop)

PDF:

• Tous les logiciels ci-dessus, avec la possibilité d’exporter en PDF et de lire les fichiers PDF ;
• Adobe Acrobat;
• PDFelement;
• Foxit reader;
• Expert PDF reader;
• Nitro Reader;
• Navigateurs web.

Puis-je convertir des PDF en DOCX et des DOCX en PDF ?

Comme mentionné ci-dessus, avec des outils de traitement de texte comme ONLYOFFICE, Office, et d’autres, il est possible de convertir DOCX en PDF avec très peu d’effort. Mais est-il possible de générer un fichier DOCX à partir d’un PDF ?

Puisque les PDF ne sont pas uniquement constitués d’images solides et qu’ils comportent souvent des informations textuelles et d’autres éléments, il est techniquement possible de récupérer ces textes et éléments et de composer un fichier DOCX avec le même contenu. Bien que le formatage et les données puissent être menacés dans une telle procédure, il existe des outils qui offrent cette fonctionnalité.

Par exemple, ONLYOFFICE peut convertir des fichiers PDF en DOCX, ce qui vous permet de modifier et de collaborer sur le contenu sans avoir à copier ou taper manuellement dans le nouveau fichier. La même fonctionnalité est disponible dans Adobe Acrobat, Google Docs, PDFelement et Convert.io.

Résumé : avantages du PDF par rapport au DOCX et vice-versa

Les formats PDF et DOCX sont tous deux conçus pour le stockage et le partage de documents texte, mais ils ont des spécifications différentes et, par conséquent, des rôles différents dans les flux de documents quotidiens.

Voici une brève comparaison des fonctions et caractéristiques prises en charge par DOCX et PDF :

Fonctionnalités	DOCX	PDF
Rédaction et mise en forme du contenu	+	–
Annotations et commentaires	+	+
Co-édition	+	–
Création et remplissage de formulaires	+	+
Outils de protection du contenu	+	+
Signatures électroniques	+	+
Garantie d’affichage égal (WYSIWIG)	–	+

Les fonctionnalités de DOCX, tant au niveau de la création que de la co-édition, sont beaucoup plus riches que celles de PDF, mais le choix de logiciels permettant de travailler avec DOCX est limité, alors que PDF peut être ouvert avec une grande variété d’applications, y compris les mêmes applications de bureautique et même les navigateurs web.

En disposant du bon logiciel, vous pouvez non seulement utiliser pleinement les capacités de ces formats, mais aussi les convertir dans les deux sens.

Travaillez avec les deux formats dans ONLYOFFICE

ONLYOFFICE Docs et ONLYOFFICE Desktop Editors offrent de riches fonctionnalités de traitement de texte et de collaboration pour travailler avec DOCX, qui est aussi son format natif et bien supporté. Vous pouvez créer des PDF à partir de DOCX et inversement, et travailler confortablement avec des PDF en utilisant une visionneuse PDF intégrée, sans utiliser de logiciel supplémentaire.

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