ONLYOFFICE Workspace 12.0 : nouveaux paramètres de partage, IMAP, serveur WebDAV, carnets d’adresses CardDAV, et autres

Excellentes nouvelles pour tout le monde !

La nouvelle version de notre plateforme de collaboration apporte de nombreuses améliorations en termes de productivité, ergonomie et sécurité dans tous les modules. Découvrez les détails dans ce billet de blog !

 

Gestion et partage efficaces des documents

Paramètres de partage mis à jour. Dans la version 12.0, nous avons redessiné la fenêtre de partage de fichiers pour la rendre plus intuitive et plus pratique. Nous avons ajouté de nouveaux paramètres qui peuvent vous aider à protéger vos documents :

• Impression, téléchargement et copie du fichier impossibles (pour Lecture seule et Commentaire)
• Modifications des paramètres de partage impossibles (pour l’accès complet)

Où trouver : Documents -> bouton Partager -> Paramètres avancés OU onglet Collaboration -> Partage dans les éditeurs

Serveur WebDAV. La dernière mise à jour apporte la possibilité de travailler avec d’autres utilisateurs sur des serveurs web distants à partir de clients WebDAV pour éditer et gérer des fichiers en collaboration. En savoir plus

Docs v7.1. La mise à jour de ONLYOFFICE Workspace comprend la dernière version des éditeurs en ligne. Parmi les nouvelles fonctionnalités, vous trouverez la conversion PDF, l’onglet Afficher, les animations dans les diapositives, l’aperçu avant impression pour les feuilles de calcul, et plus encore. Découvrir Docs v7.1

Prise en charge améliorée des formats de fichiers. Vous pouvez désormais ouvrir des fichiers FB2, XML et OXPS pour les consulter.  De plus, nous avons étendu le nombre d’options de conversion dans le gestionnaire de documents afin que vous puissiez télécharger :

• Fichiers XML avec conversion vers les formats de texte pris en charge ;
• Fichiers OXPS avec conversion en PDF ;
• Documents avec conversion en EPUB, FB2, HTML, DOTX et OTT ;
• Feuilles de calcul avec conversion en XLTX et OTS ;
• Présentations avec conversion en POTX et OTP ;
• Documents texte, feuilles de calcul et diapositives avec conversion en OOXML basé sur des macros (DOCM, DOTM, XLSM, XLTM, PPTM, POTM).

Où trouver : Documents -> Menu contextuel Fichier -> Télécharger comme -> Convertir en …

Autres améliorations. Chaque utilisateur peut configurer le nettoyage automatique du dossier Corbeille en choisissant la période après laquelle les fichiers seront définitivement supprimés (1 à 2 semaines ou 1 à 3 mois).

Où trouver : Documents -> Paramètres -> Paramètres communs -> Vider le corbeille automatiquement

Vous pouvez également définir des droits d’accès par défaut pour le partage de vos documents. Par exemple, si vous partagez des fichiers avec l’autorisation “Commentaire” dans la plupart des cas, vous pouvez définir ce type d’accès par défaut et ne pas vous inquiéter si vous oubliez de le modifier lors du partage. Si vous ne modifiez pas ce paramètre, l’autorisation de lecture seule est choisie par défaut.

Où trouver : Documents -> Paramètres -> Paramètres communs -> Droits d’accès par défaut dans les paramètres de partage

En outre, vous pouvez désormais ajouter le dossier entier à vos Favoris, ainsi que des fichiers séparés.

Mail optimisé

IMAP et sauvegardes. Dans ONLYOFFICE 12.0, nous avons ajouté la synchronisation IMAP et une option pour sauvegarder et restaurer la base de données du serveur de messagerie.

Agrégateur puissant. Nous avons considérablement amélioré le travail de l’agrégateur de mails pour un traitement plus rapide des comptes connectés.

Confirmations de réception lue. En plus de l’accusé de réception déjà disponible, vous pouvez désormais demander un accusé de lecture lorsque vous envoyez vos messages. À la réception, la notification correspondante sera affichée dans le message si l’application cliente prend en charge cette fonctionnalité.

Mentions dans les e-mails. Vous pouvez marquer d’autres utilisateurs du portail dans vos e-mails avec la mention @. Dans ce cas, ils seront ajoutés à la liste des destinataires.

Gestion d’équipe renouvelée

CardDAV. La principale amélioration réside dans la possibilité de créer des carnets d’adresses CardDAV basés sur les données des utilisateurs du portail. Pour l’instant, la synchronisation fonctionne dans un sens : lorsque les données des utilisateurs sont modifiées sur le portail, le carnet CardDAV créé est mis à jour. Voir le Centre d’aide

Nouvelles options d’autorisation. Dans la version 12.0, vous avez la possibilité de connecter vos comptes Apple ID et Microsoft pour vous connecter au portail.

Où trouver : Personnes -> Profil -> Connexion via les réseaux sociaux

Informations de profil étendues. Vous pouvez désormais ajouter votre compte Telegram aux détails des informations de contact de votre profil (en plus des emails, des numéros de téléphone, des réseaux sociaux, etc.) Cela peut être utile si votre équipe utilise Telegram pour des discussions d’entreprise.

Où trouver : Personnes -> Profil -> Modifier -> Informations de contact 

Mise à jour du flux. Nous avons déplacé la section Anniversaires de la Communauté vers le module Personnes et mis à jour le flux avec les Anniversaires et les Nouveaux employés pour vous aider à rester à jour.

Remarque : à partir de la version 12.0, nous avons supprimé l’importation d’utilisateurs de Yahoo en raison de restrictions techniques de leur part.

Nouvelles fonctionnalités dans Calendriers et Projets

Création d’événements plus facile. Nous avons amélioré le champ Description afin que vous puissiez y mettre en forme votre texte, ajouter des listes et des hyperliens pour rendre la description de vos événements de calendrier plus précise.

Pièces jointes aux événements. En outre, vous pouvez désormais joindre des documents aux événements, y compris des fichiers du module Documents.

Rapports de projet révisés. Nous avons mis à jour les rapports Activité de l’utilisateur et Liste des projets et ajouté l’élément période dans tous les autres rapports où il est nécessaire.

Mentions. Il est possible de mentionner des utilisateurs dans les commentaires de tâches via @ pour leur faire savoir que leur aide est nécessaire pour tout projet. Les utilisateurs marqués reçoivent une notification.

En outre, vous pouvez glisser-déposer des sous-tâches dans les projets pour les réassigner plus facilement.

Migration des données depuis Google

Maintenant il est plus facile de passer de Google à ONLYOFFICE auto-hébergé, où toutes vos données sont gardées en sécurité sur votre propre serveur. En utilisant le panneau de contrôle mis à jour, les administrateurs sont en mesure d’importer des données (y compris les profils d’utilisateurs, les contacts et les fichiers) de Google Workspace vers ONLYOFFICE. Consulter le Centre d’aide

Suite aux demandes des utilisateurs, nous avons également ajouté l’option d’importation de données depuis Nextcloud et ownCloud.

Améliorations de sécurité

Améliorations générales. Nous avons corrigé plusieurs problèmes de sécurité, notamment le déplacement du service Elasticsearch utilisé pour la recherche et l’indexation en texte intégral vers un conteneur distinct pour toutes les versions auto-hébergées (en raison du problème de log4j). En outre, nous avons révisé les mécanismes d’ouverture des documents dans les Salles privées.

Vérification des connexions actives. Dans les profils d’utilisateurs, il est désormais possible de vérifier la liste des connexions utilisées pour accéder au portail. Les informations sur les connexions comprennent le système d’exploitation et le navigateur, l’heure, l’adresse IP et le lieu. Vous pouvez vous déconnecter des connexions avec la possibilité de changer immédiatement votre mot de passe si vous avez remarqué une activité inhabituelle. Lorsque vous êtes administrateur, vous pouvez vous déconnecter de toutes les connexions actives d’un utilisateur donné.

Où trouver : Personnes -> Profil -> Connexions actives

Autres nouveautés 

Nous avons amélioré l’aspect général de votre bureau en ligne, notamment en redessinant des éléments tels que les listes déroulantes Flux et Mail.

Remarque : le module Communauté est désormais désactivé par défaut pour les nouveaux portails cloud et les nouvelles installations. Il peut être activé à tout moment via les paramètres du portail.

Tirez le meilleur parti de la nouvelle version

Regardez ONLYOFFICE WebWeek 2022 pour en savoir plus sur les mises à jour :

Comment migrer depuis Google Workspace :

Téléchargez ONLYOFFICE Workspace 12.0

ONLYOFFICE 12.0 est déjà disponible en cloud :

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Les versions auto-hébergées sont également disponibles (mise à jour du 25 mai) :

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