Formulaires ONLYOFFICE : explication des nouveaux formats OFORM et DOCXF

Avec le lancement des formulaires ONLYOFFICE dans la version 7.0, nous avons également introduit deux nouveaux formats – OFORM et DOCXF. Découvrez-en plus dans ce billet de blog.

Qu’est-ce que DOCXF et pourquoi vous en avez besoin

DOCXF est un nouveau format développé par notre équipe pour créer des modèles de formulaires. Il s’agit d’une extension de fichier basée sur DOCX qui permet de créer des formulaires soit à partir de zéro, soit en utilisant un fichier DOCX existant.

Vous avez donc besoin de DOCXF pour créer, modifier et collaborer avec votre équipe sur des modèles de formulaires.

Dans DOCXF, vous pouvez insérer différents types de champs et les ajuster pour donner à votre formulaire l’aspect dont vous avez besoin. Et comme dans un fichier DOCX ordinaire, vous pouvez travailler avec du texte en lui appliquant tout style et les mettre en forme.

Vous pouvez partager DOCXF avec d’autres utilisateurs en leur accordant de différentes droits d’accès pour le modifier, le réviser ou le commenter. Ainsi, vous pouvez travailler tous ensemble sur un seul modèle de formulaire pour accélérer le processus de sa création.

Qu’est-ce que OFORM et pourquoi vous en avez besoin

OFORM est notre nouveau format natif pour les formulaires en ligne prêts à être remplis. Il s’agit d’une extension OOXML qui est désormais utilisée dans toutes les solutions ONLYOFFICE, y compris les solutions web, desktop et mobiles.

Vous avez donc besoin d’OFORM pour remplir les formulaires créés.

En savoir plus sur le format OFORM dans le livre blanc

Comment cela fonctionne ?

Lorsque votre DOCXF est prêt, vous pouvez le prévisualiser et enregistrer le fichier au format OFORM. De cette façon, un formulaire remplissable est créé. Vous pouvez le partager avec d’autres utilisateurs en leur accordant les droits d’accès au remplissage de formulaire.

Les utilisateurs disposant des autorisations correspondantes peuvent remplir le formulaire et enregistrer le résultat au format PDF ou DOCX. Ils peuvent également enregistrer le formulaire OFORM au format PDFet le remplir à l’aide de n’importe quel éditeur PDF disponible.

Pourquoi nous avons introduit de nouveaux formats

Les formats standard – à savoir DOCX et PDF – ne suffisent pas à donner vie à toutes nos idées. C’est pourquoi nous avons décidé de créer nos propres formats.

ONLYOFFICE utilise son éditeur de documents natif pour travailler avec les formulaires. Qu’est-ce que cela signifie ? Pour créer, par exemple, un modèle de contrat de vente, vous n’avez pas besoin de créer un document dans un autre traitement de texte. Vous pouvez tout faire dans le même éditeur, et entièrement en ligne.

En outre, ONLYOFFICE fournit des paramètres de champ étendus (par rapport, par exemple, à MS Content Controls) qui permettent d’ajuster vos formulaires de la façon dont vous le souhaitez.

La sécurité est un autre aspect important. La spécification du format OFORM permet de mettre en œuvre une sécurité avancée, notamment les signatures électroniques et le chiffrement.

Pourquoi deux nouveaux formats, et pas un seul ?

Nous avons introduit deux nouveaux formats pour organiser l’ensemble du processus de travail avec les formulaires d’une manière plus pratique pour tous les utilisateurs.

Ainsi, vous pouvez immédiatement distinguer par l’extension DOCXF ou OFORM le type de fichier dont il s’agit – un modèle de formulaire modifiable ou un formulaire prêt à être rempli.

Dans les services qui, en raison de leur architecture interne, ne permettent pas de partager des fichiers avec des droits d’accès au remplissage de formulaires, vous pouvez tout de même donner aux utilisateurs la possibilité de remplir des OFORM sans en modifier le contenu.

Quelle est la prochaine étape ?

Dans la première version des formulaires ONLYOFFICE, nous avons introduit des champs de base. Pour la prochaine version, nous prévoyons d’ajouter des champs prédéfinis afin de simplifier le processus de création de formulaires.

Comme mentionné ci-dessus, nous voulons rendre nos formulaires plus sûrs en ajoutant la possibilité de les chiffrer. D’autres améliorations de la sécurité incluent des rôles de destinataire pour le remplissage des champs, ce qui implique la possibilité d’ajouter des signatures électroniques à la fois pour l’ensemble du formulaire et pour un certain groupe de champs uniquement.