Comment ONLYOFFICE intégré avec Jalios aide l’Accoord à organiser ses activités éducatives en présentiel et à distance

Dans ce billet de blog nous parlerons de l’expérience de l’Accoord qui a déployé son environnement informatique à base de Jalios et ONLYOFFICE Docs pour assurer un fonctionnement efficace de son équipe décentralisée.

A propos de l’Accoord

L’Accoord est une association d’éducation populaire créée en 1985. L’Accoord est conventionnée avec la Ville de Nantes et la CAF et gère, par délégation de service public, 29 centres de loisirs enfance, 17 espaces d’animation ados (11/15 ans) en plus des 20 centres socioculturels, maisons de quartier et de son espace de plein air. En plus de ces activités, l’Accoord organise une cinquantaine de séjours en France et à l’étranger.

Pour organiser et réaliser ces différentes activités, l’Accoord compte environ 850 salariés pour 570 CDI et 460 ETP et autour de 1.100 collaborateurs en période haute.

Pourquoi choisir ONLYOFFICE

Le système d’information de l’Accoord est réparti entre 60 sites distants et 2 datacenter, et porte une quinzaine d’usage majeurs, principalement autour de bureautique et de technologies web.

L’Accoord dispose depuis 2 ans d’un intranet Jalios, accessible à l’extérieur du réseau, qui permet d’organiser le flux d’activité, mais dont les fonctionnalités sont limitées par le manque de possibilité d’édition et de co-édition des documents.

Pour la partie édition, les 700 postes utilisateurs sont équipés de suite bureautique Microsoft on premise, avec pour principal usage Outlook, Word et Excel.

Le besoin central qui s’est accru avec la crise sanitaire et les contraintes du télétravail, était donc de trouver une solution permettant à des équipes réparties sur des lieux différents de :

• partager les documents en ligne à l’intérieur de l’association et avec les utilisateurs/trices externes ;
• se coordonner autour de fichiers communs pour la coédition ;
• centraliser les données dans des espaces contrôlés et sauvegardés par la DSI de l’association.

Pour y répondre, l’équipe de l’Accoord a mené une étude de marché en comparant les solutions disponibles dont Google Docs, Microsoft 365, Collabora Online et ONLYOFFICE.

Le choix s’est porté sur ONLYOFFICE en raison de son ergonomie proche des solutions en place, de sa grande compatibilité avec les formats de fichier existants, et de son coût. En outre, la solution s’intègre finement avec Jalios qui est déjà largement utilisé par les membres de l’association.

Déploiement de ONLYOFFICE

Pour explorer toutes les fonctionnalités disponibles, la solution cloud ONLYOFFICE Workspace a été lancée pour 44 personnes qui disposent d’un compte dans le portail en ligne. Les résultats de l’expérimentation qui a duré depuis 6 mois se sont avérés convaincants.

Actuellement l’Accoord est en phase de l’intégration de ONLYOFFICE Docs avec l’environnement Jalios pour disposer des fonctionnalités de co-édition en ligne directement dans les espaces collaboratifs de l’intranet.

La DSI de l’Accoord n’a pas eu de difficultés particulières lors du lancement de ONLYOFFICE Workspace et de l’intégration avec Jalios qui est en cours.

Premiers résultats obtenus

L’équipe essayait ONLYOFFICE Workspace pendant le confinement. Parmi les outils les plus sollicités l’on nomme : suivi de tâches et partage des ressources utiles.

En parlant des éditeurs des documents en ligne, les fonctionnalités les plus appréciées sont :

• la rédaction collaborative en temps réel ;
• la gestion des version et révision du document ;
• l’habilité de s’intégrer finement avec Jalios.

Le logiciel ONLYOFFICE, particulièrement léger et efficace, assure la compatibilité avec les formats MS Office. Le format le plus utilisé au quotidien est .xlsx.

Vincent Corrèze, CIO chez Accoord, explique :

Avec plus de 60 sites disséminés sur le territoire de la ville de Nantes et le développement du télétravail, l’enjeu de coordination est essentiel pour l’Accoord. Avec ONLYOFFICE, nous avons trouvé une solution simple et facile à déployer répondant également à notre besoin de partage synchrone et asynchrone. Nous en aurons bientôt fini avec les pièces jointes envoyées par email. Un gain important pour une efficience renforcée.

Dès la mise en place de l’intégration ONLYOFFICE-Jalios, environ 800 comptes actifs seront disponibles pour les usagers de la solution et les équipes vont migrer progressivement vers les applications de bureau ONLYOFFICE pour travailler sur les fichiers stockés localement sur les postes utilisateurs.