ONLYOFFICE : un outil robuste pour assurer la gestion des documents et l’édition collaborative à l’Université Grenoble Alpes

Nous continuons la série des articles dédiés à l’implémentation réussie de ONLYOFFICE au sein des établissements d’enseignement supérieur. Aujourd’hui nous mettons en lumière le cas de l’Université Grenoble Alpes où ONLYOFFICE est largement utilisé de manières différentes : en tant que solution à part, ou à travers les plateformes collaboratives Alfresco, Moodle, Chamilo. Pour plus de détails, lisez ce billet de blog.

L’EPE (Établissement Public Expérimental) Université Grenoble Alpes est une grande université pluridisciplinaire qui regroupe les grandes écoles Grenoble INP, Sciences Po Grenoble, l’École Nationale d’Architecture de Grenoble,et les composantes de l’ancienne Université Grenoble Alpes.

L’Université Grenoble Alpes, avec ses partenaires, grandes écoles et organismes de recherche du sillon alpin, est engagée dans une dynamique de site, dans l’objectif de faire rayonner au niveau international l’expertise grenobloise en termes de formation et de recherche. Organismes nationaux étroitement associés à l’EPE UGA : CNRS, INSERM, INRIA, CEA, INRAE, IRD.

L’établissement compte actuellement 60000 étudiants (dont 9000 internationaux), 3200 doctorants, 7500 personnels (5500 enseignants-chercheurs et 2000 personnels administratifs et techniques).

Après l’intégration de plusieurs structures d’enseignement supérieur et de recherche en un EPE Université Grenoble Alpes, il devient nécessaire d’organiser l’échange de données et la collaboration efficace entre les étudiants, les enseignants et les chercheurs qui sont repartis entre 12 sites.

Un groupe de travail de l’équipe SUNIE (Service des Usages Numériques Inter Établissements) de la Direction du Système d’Information Mutualisé (DSIM) a mené une étude comparative entre plusieurs solutions (ONLYOFFICE, Framaestro, Collabora Online, Google Suites, Office 365).

Pour optimiser le travail collectif sur les documents et assurer une prise de décision plus rapide et efficace, les critères suivants ont été définis pour la suite bureautique :
 

• être opérationnelle avec d’autres solutions existantes du système d’information de l’Université ;
• être compatible avec la plupart des suites bureautiques du marché ;
• être accessible à l’ensemble du personnel, des partenaires et des étudiants depuis n’importe quel lieu géographique dans le monde ;
• être hébergée localement (application et données) pour assurer la conformité avec la Politique de sécurité du système d’information de l’établissement ;
• proposer un tarif concurrentiel.

Stéphanie Pudda, Responsable de la suite applicative SAP Business Objects Business Intelligence au sein du service SUNIE, explique le choix de la suite ONLYOFFICE :

ONLYOFFICE s’est avéré être une plateforme de qualité qui permet l’édition collaborative et simultanée des documents, enjeu très important vue l’implantation des sites de notre établissement et les difficultés à réunir tous les intervenants d’un même projet en un même lieu à un même horaire.

Après avoir testé les fonctionnalités de la version open source, la DSIM de l’Université Grenoble Alpes s’est tournée vers la solution ONLYOFFICE Enterprise Edition afin de disposer d’une véritable suite d’édition collaborative et avoir une assistance technique professionnelle.

Les utilisateurs peuvent accéder à ONLYOFFICE directement ou via les plateformes tierces avec lesquelles ONLYOFFICE est intégré. Pour aider les utilisateurs à se familiariser avec ce nouvel outil, les services numériques restent toujours à disposition des personnels et des étudiants pour toute question. En outre, ils ont créé les tutoriels vidéo qui expliquent :
 

• comment utiliser ONLYOFFICE en accès direct
• comment partager les documents à ONLYOFFICE
• comment utiliser ONLYOFFICE via Alfresco

Pour offrir un outil unique d’édition collaborative qui permet à l’enseignant de partager ses cours avec ses étudiants et de donner à l’étudiant la possibilité de rédiger les compte-rendus de travaux dirigés ou pratiques directement sur la plateforme pédagogique, ONLYOFFICE a été intégré avec les services utilisés au sein de l’université : Alfresco, destiné à l’ensemble des personnels, Moodle et Chamilo, largement utilisés par les étudiants et les enseignants.

Pour relier les éditeurs ONLYOFFICE avec la plateforme Alfresco, l’UGA a utilisé l’application d’intégration développée par ONLYOFFICE. L’intégration avec Moodle est devenue possible grâce au connecteur fourni par Logic Expertise, le partenaire technologique de ONLYOFFICE. Ce connecteur est disponible sur GitHub. Pour rendre les intégrations possibles, il fallait effectuer quelques ajustements.

En amont de la crise sanitaire, la DSIM a décidé d’ajouter la suite ONLYOFFICE à Chamilo pour assurer la continuité des activités académiques. Les développeurs du service SUNIE en charge des plateformes pédagogiques Aymen Mansouri et Hubert Borderiou, renforcés par Eliam Lotonga et Jérémie Grépilloux pour les tests, ont développé le connecteur en se basant sur le connecteur Moodle existant et l’exemple standard proposé dans la “documentation du développeur”.

Pour accéder à l’interface des éditeurs depuis la plateforme Chamilo, il suffit de cliquer sur l’icône ONLYOFFICE dans le menu du document :

Actuellement, le nombre d’utilisateurs actifs est d’environ 1000 sur un potentiel de 22000. Mais ce n’est que le début ! Parmi les fonctionnalités disponibles de ONLYOFFICE, l’UGA utilise les fonctionnalités d’édition et de gestion de documents, d’autres modules sont ouverts à un nombre restreint d’utilisateurs à des fins de tests.

Hubert Salinas, Responsable projets informatiques dans une équipe de support à la pédagogie, nomme les cas d’usage les plus fréquents :
 

• Rédaction de document pédagogique par les enseignants ;
• Travail en équipe des personnels (écriture collaborative synchrone ou asynchrone) ;
• Relevé d’information par de grand groupes en asynchrone ;
• Saisie de compte rendu en simultané en séance lors de réunion, brainstorming ;
• Saisie de tableau de données lors de travaux pratiques étudiants.

Stéphanie Pudda se montre contente des premiers résultats :

Tous nos établissements utilisent maintenant le même outil. Il devient inutile de se réunir en présentiel, il suffit de se donner un rendez-vous sur un « document » à une heure prédéfinie et une réunion peut se dérouler avec la prise de notes et la rédaction du compte-rendu en direct. ONLYOFFICE est très simple à prendre en main, et sa mise en œuvre technique assez aisée. On a donc une parfaite maîtrise de l’architecture et un outil hautement fonctionnel. Le support est vraiment très réactif et efficace.

En période du télétravail, ONLYOFFICE fait partie des ressources numériques de l’Université qui sont d’une grande utilité pour organiser le fonctionnement de l’établissement à distance. ONLYOFFICE facilite réellement les échanges tout en permettant la prise en charge rapide et efficace de documents à plusieurs et en temps réel où que les utilisateurs soient.

Pour en savoir davantage sur les tarifs spéciaux de ONLYOFFICE pour les établissements d’enseignement, visitez cette page.

Si vous cherchez un espace collaboratif auto-hébergé qui se compose des éditeurs en ligne intégrés avec la plateforme de productivité, déployez ONLYOFFICE Enterprise Edition.

Si vous possédez déjà une plateforme professionnelle comme Nextcloud, ownCloud, Pydio, Xwiki, Jalios, exoPlatform, dotez-la des éditeurs en ligne. La liste complète de connecteurs est disponible ici.
 
Si vous voulez déployer votre propre connecteur, consultez la documentation sur les APIs.
 
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