Tipos de usuario y roles en ONLYOFFICE DocSpace: una guía rápida
La versión 3.0 de ONLYOFFICE DocSpace introduce un sistema actualizado de tipos de usuario y roles para hacer que la gestión de acceso sea más flexible y transparente. Lee este artículo para descubrir las actualizaciones clave y explorar cómo mejoran las capacidades de colaboración.
Tipos de usuario
Los tipos de usuario definen el nivel de acceso y permisos que tiene una persona en DocSpace. AI distinguir entre diferentes tipos, DocSpace permite a las organizaciones controlar quién puede acceder a secciones específicas, crear o editar archivos, gestionar salas e invitar a otros usuarios. Estos tipos aseguran que solo los usuarios autorizados puedan acceder a documentos sensibles o configuraciones administrativas.
En la versión 3.0 de ONLYOFFICE DocSpace, hemos redefinido los tipos de usuario. Así es cómo han cambiado en comparación con las versiones anteriores:
Propietario de DocSpace -> Propietario de DocSpace
Administrador de DocSpace -> Administrador de DocSpace
Administrador de sala -> Administrador de sala
Usuario avanzado (de pago) -> Usuario (gratis)
Usuario (gratis) -> Invitado (gratis)
Propietarios de DocSpace y administradores (de pago)
Los administradores de DocSpace son responsables de gestionar la configuración de DocSpace y supervisar todas las salas.
Los propietarios de DocSpace pueden hacer todo lo que los administradores, pero también pueden gestionar detalles de pago, eliminar todo DocSpace e invitar o gestionar administradores de DocSpace.
Antes de la versión 3.0: Los propietarios y administradores tenían acceso total a las salas y documentos dentro de ellas.
Lo nuevo en la versión 3.0: Ambos tipos de usuario ahora están limitados a los roles asignados en una sala particular. Si no se les asigna un rol en la sala, tienen acceso de solo lectura. Sin embargo, tienen la capacidad de cambiar al propietario de la sala, copiarla o archivarla.
Ojo: ahora es necesario asignar roles a los propietarios y administradores si esto no se hizo antes. Para asegurar un acceso y permisos adecuados, los roles deben estar claramente definidos.
Administradores de sala (de pago)
Los administradores de sala gestionan las salas asignadas con los mismos permisos y restricciones. Pueden crear nuevas salas, gestionar las asignadas, invitar nuevos usuarios e invitados a través de las salas y asignar roles solo por debajo de su nivel.
Lo nuevo en la versión 3.0: No hay cambios en la funcionalidad de los administradores de sala.
Usuarios (anteriormente Usuarios avanzados) (gratis)
Los usuarios pueden gestionar archivos personales y crear y editar documentos en la sala, pero están limitados en cuanto a la gestión de salas y configuraciones.
Antes de la versión 3.0: Solo los usuarios avanzados y superiores podían crear y cargar documentos en la sala, y tenían acceso a Mis Documentos. Los usuarios avanzados eran de pago.
Lo nuevo en la versión 3.0: Hemos eliminado el tipo Usuario Avanzado y mejorado significativamente las capacidades de los usuarios regulares, manteniendo este tipo de usuario completamente gratuito. Ahora puedes asignar un número ilimitado de usuarios sin costo.
Ojo: Todos los usuarios avanzados de pago anteriormente agregados se han convertido automáticamente en usuarios regulares gratuitos, manteniendo acceso a sus salas.
Invitados (anteriormente Usuarios) (gratis)
Los invitados son un nuevo tipo gratuito que se asemeja a los contactos externos en una sala pública. Normalmente, los invitados tienen acceso limitado a ciertas áreas.
Lo nuevo en la versión 3.0: Los invitados solo pueden ser invitados a salas específicas a través de invitaciones de sala con los permisos otorgados por los administrados de la sala.
Dependiendo del rol asignado por el administrador de la sala, los invitados pueden:
- Ver archivos
- Editar archivos
- Crear nuevo contenido
Los invitados no pueden acceder a las secciones Contactos o Documentos ni crear salas. En su primera versión, los invitados no pueden ser agregados a grupos.
Ojo: Todos los usuarios anteriormente agregados se han convertido ahora en Invitados y solo serán visibles en las listas de invitados de los administradores. Si es necesario, puedes actualizar su tipo.
Los invitados que se agregarán en la versión 3.0 se mostrarán en la lista de invitados del usuario que los agregó y del administrador de la sala que confirmó su adición.
Consulta la guía detallada sobre cómo gestionar usuarios en DocSpace en nuestro Centro de ayuda.
Gestión de usuarios en la nueva sección Contactos
En DocSpace 3.0, la sección Cuentas ha sido renovada y nombrada como Contactos. Ahora consta de tres pestañas:
Cuentas -> Contactos
Personas -> Miembros
Grupos -> Grupos
Invitados (NUEVO)
Antes de la versión 3.0: La sección Cuentas en DocSpace consistía en dos pestañas: Personas, que listaba a todos los usuarios registrados de DocSpace, y Grupos, donde los usuarios podían organizarse en grupos, con la posibilidad de asignar líderes de grupo para una mejor gestión del equipo.
Lo nuevo en la versión 3.0: La pestaña Personas ha sido renombrada como Miembros y contiene todos los usuarios, propietarios y administradores registrados en DocSpace que han sido añadidos por el propietario o administrador a través de la sección Contactos. Los miembros pueden estar asociados con empleados regulares de tu organización o miembros de tu equipo trabajando en un proyecto.
La pestaña Invitados es completamente nueva en DocSpace. Ahora, gestionar colaboradores externos es más fácil, ya que puedes ver rápidamente qué invitados están asociados con tus salas y qué permisos tienen. A diferencia de los miembros, los invitados se agregan directamente a través de invitaciones de sala, no a través de la sección Contactos.
En la pestaña Invitados, cada usuario tiene su propia lista de invitados. La lista de invitados de otros usuarios no es accesible para ellos.
La estructura actualizada garantiza que puedas identificar y gestionar rápidamente quién tiene acceso a salas o archivos específicos. También proporciona una descripción general más clara de tus invitados y sus roles dentro de tu DocSpace.
Roles de usuario en las salas
En DocSpace 3.0, los roles de usuario dentro de las salas se han actualizado significativamente. Encontrarás estos roles asignados dentro de salas específicas, dependiendo del tipo de sala y de las acciones que el administrador de sala decida permitir.
Administrador de sala (NUEVO)
Creador de contenido (NUEVO)
Editor -> Editor
Rellenador de formularios -> Rellenador de formularios
Revisor -> Revisor
Comentador -> Comentador
Espectador -> Espectador
Antes de la versión 3.0: En DocSpace, los usuarios eran asignados a roles como Editor, Rellenador de formularios, Revisor, Comentador y Espectador dentro de las salas. Los propietarios y administradores de DocSpace eran asignados automáticamente al rol de propietario de la sala, lo que les otorgaba acceso total a los documentos en la sala o la capacidad de gestionar completamente la sala.
Lo nuevo en la versión 3.0: Además de los roles existentes como Editor, Rellenador de formularios, reviso, Comentador y Espectador, la versión 3.0 introduce dos nuevos roles: Administrador de sala y Creador de contenido.
Administrador de sala
El administrador de sala permite a los usuarios gestionar la configuración de la sala, incluyendo agregar/eliminar miembros y asignar permisos. También pueden gestionar archivos copiando, moviendo, renombrado y eliminando tanto sus propios archivos como los de otros.
Creador de contenido
El rol Creador de contenido permite a los usuarios crear y cargar nuevos archivos y carpetas dependiendo del tipo de sala. Los Creadores de contenido también pueden gestionar el historial de versiones de los documentos.
Ojo: Al actualizar a la versión 3.0, los roles en las salas se actualizarán automáticamente:
Administrador de sala -> Administrador de sala
Usuario avanzado -> Usuario avanzado
Aquí hay una descripción general de todos los roles y actividades que pueden realizar en la sala.
Como se mencionó anteriormente, los propietarios y administradores de DocSpace ahora están limitados a relizar acciones según el rol específico que ocupan en cada sala.
Esto significa que sus capacidades corresponden a los roles de la lista que se les proporcionó.
Roles de usuario según el tipo de sala
Los administradores pueden asignar niveles específicos de permisos a los usuarios e invitados dentro de las salas individuales. Cada tipo de sala admite diferentes roles, lo que ofrece una experiencia personalizada según la naturaleza de la sala:
- Salas públicas: los roles incluyen Administrador de sala, Creador de contenido.
- Salas para rellenar formularios: los roles incluyen Administrador de sala, Creador de contenido y Rellenador de formularios.
- Salas de colaboración y salas de datos virtuales: estas salas admiten los roles de Administrador de sala, Creador de contenido, Editor y Espectador.
- Salas personalizadas: todos los roles están disponibles para asignar, lo que proporciona la mayor flexibilidad.
Consulta la guía detallada sobre los roles de usuario en las salas en nuestro Centro de ayuda.
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