Cómo hemos automatizado el proceso de solicitar vacaciones con ONLYOFFICE DocSpace

Con la versión 2.6, ONLYOFFICE DocSpace introduce salas para rellenar formularios diseñadas para simplificar el trabajo con documentos rellenables. Usando esta funcionalidad, hemos decidido automatizar nuestro proceso de solicitar vacaciones, haciéndolo más eficiente y fácil de usar tanto para los empleados como para el departamento de contabilidad.

Lee este artículo sobre cómo hemos modificado nuestro proceso de solicitar vacaciones y las ventajas que hemos obtenido.

Problema: proceso de solicitud manual

Tras la pandemia, nuestro equipo pasó por completo al teletrabajo. Además, nuestra organización opera en múltiples oficinas de todo el mundo, y no todas las ubicaciones tenían soluciones preparadas para automatizar estas tareas. Por ejemplo, en nuestra oficina de Serbia, todo el proceso de solicitar vacaciones se gestionaba manualmente. Los empleados tenían que utilizar formularios impresos y las solicitudes se presentaban a menudo en persona.

Por lo tanto, presentar una solicitud de vacaciones era un proceso que requería varios pasos y mucho tiempo. Las plantillas se encontraban en una carpeta a la que tenían acceso todos los empleados. Los empleados tenían que encontrar la plantilla, rellenarla a mano o electrónicamente, imprimirla y firmarla, escanear o hacer una foto del documento firmado y enviarlo al departamento de contabilidad. A su vez, el departamento de contabilidad introducía manualmente los datos en una hoja de cálculo para obtener una visión completa.

Este proceso era ineficaz, propenso a errores y frustrante para los empleados y el equipo de contabilidad.

Solución: salas para rellenar formularios

Con la versión 2.6 de ONLYOFFICE DocSpace, hemos introducido salas para rellenar formularios. Estas salas están diseñadas para simplificar el rellenado y la gestión de documentos rellenables. Permiten a los usuarios cargar formularios PDF y enviarlos para su rellenado con permisos de acceso solo para rellenar los campos. El seguimiento del progreso y la compilación automática de los resultados en una hoja de cálculo facilitan un análisis detallado.

Resultado: cómo funciona ahora el proceso

Después de implementar salas para rellenar formularios en ONLYOFFICE DocSpace, hemos transformado el proceso de solicitar vacaciones.

Acceso centralizado a los formularios. Los empleados acceden ahora a los formularios de solicitud desde una sala para rellenar formularios centralizada en nuestro DocSpace interno. Rellenan los campos obligatorios, como el nombre, las fechas de vacaciones y la firma, directamente en el formulario PDF de la sala.

Presentación simplificada. En lugar de tener que gestionar copias impresas y firmas manuales, los empleados rellenan el formulario digitalmente y lo envían con un solo clic.

Gestión de datos simplificada. Una vez rellenado el formulario, todos los datos se recogen en una tabla que recopila todos los datos necesarios para calcular los pagos de las vacaciones. Esto elimina la necesidad de abrir manualmente formularios individuales y acelera significativamente el procesamiento.

Esta automatización aporta varias ventajas a nuestra organización:

• Ahorro de tiempo: Los empleados y contables dedican mucho menos tiempo a tareas administrativas.
• Mayor precisión: Los datos consolidados reducen los errores y facilitan la planificación.
• Escalabilidad: El sistema se adapta fácilmente a otros formularios y flujos de trabajo.

Planes para el futuro

El éxito de este proyecto nos anima a ampliar el sistema. Ahora estamos probando una automatización similar para otros procesos administrativos, como la creación de certificados y la tramitación de pedidos de empleados. En el futuro, tenemos previsto crear flujos de trabajo interconectados, por ejemplo, la generación automática de órdenes de vacaciones basadas en las solicitudes presentadas.

En cuanto al desarrollo, tenemos previsto acelerar la apertura de la tabla consolidada en Excel. Además, estamos trabajando en la ampliación de los tipos de firma. Actualmente, los empleados pueden firmar una solicitud de vacaciones insertando una imagen. En el futuro, tenemos previsto añadir firmas digitales.

Cómo crear una sala para rellenar formularios

Para automatizar completamente los procesos como las solicitudes de vacaciones utilizando las salas para rellenar formularios en ONLYOFFICE DocSpace, sigue estos pasos adaptados para el equipo de contabilidad:

Paso 1: Crea una sala para rellenar formularios

Inicia sesión en ONLYOFFICE DocSpace o crea una cuenta nueva. Haz clic en el botón Nueva sala -> Sala para rellenar formularios.

Introduce el nombre de la sala, como «Solicitudes de vacaciones» o «Formularios de RRHH» para que sea más claro para los empleados, y añade etiquetas y un icono si es necesario. Haz clic en Crear.

Paso 2: Carga un formulario PDF

Si ya tienes un formulario preparado, cárgalo en la sala. Accede a Acciones -> Subir formulario PDF -> Desde DocSpace / Desde dispositivo.

Si no, hay dos opciones:

• Diseña un formulario nuevo: Utiliza los editores ONLYOFFICE para crear un formulario con campos rellenables para detalles del empleado, fechas de vacaciones y firmas.
• Utiliza una plantilla prediseñada: Explora la biblioteca de plantillas gratuitas integrada en ONLYOFFICE DocSpace. Selecciona una plantilla que se adapte a tus necesidades y personalízala para alinearla con las políticas de tu organización. Para Serbia, puedes utilizar nuestro formulario ya preparado.

Paso 3: Comparte el formulario

Para compartir rápidamente el formulario con los empleados, puedes generar y copiar inmediatamente un enlace público. Esta opción estará disponible en la ventana después de subir el formulario a la sala. Bastará con hacer clic en Copiar enlace público para copiarlo en el portapapeles. Cualquier usuario con este enlace podrá abrir la sala y rellenar el formulario.

Paso 4: Sigue el progreso

Controla el proceso directamente en la sala para rellenar formularios. Una vez cargado el PDF del formulario, el departamento de contabilidad recibe automáticamente una notificación por correo electrónico.

La sala tendrá automáticamente dos carpetas: En curso, que almacena copias del formulario que el empleado ha empezado a rellenar, y Completado, que almacena copias del formulario que el empleado ha enviado.

Paso 5: Aprovecha los datos consolidados

Todos los datos proporcionados se resumen automáticamente en una única hoja de cálculo de Excel. Encontrarás este archivo en la carpeta Completado. Utiliza esta hoja de cálculo para calcular la paga de vacaciones y otros fines contables.

Esto elimina la necesidad de abrir formularios separados, ahorra tiempo y garantiza la precisión.

Prueba ONLYOFFICE DocSpace

Con las salas para rellenar formularios, puedes revolucionar no solo tu proceso de solicitar permisos, sino cualquier flujo de trabajo basado en formularios en tu organización. Pruébalo y descubre las ventajas de DocSpace:

PROBAR EN LA NUBE

Si quieres mantener a tus empleados y los datos de tu empresa bajo tu total control, descárgate la versión autoalojada:

VERSIÓN DE SERVIDOR