Mejorando la colaboración segura: cómo la VDR en ONLYOFFICE DocSpace transforma el tratamiento de datos en todos los sectores

En el vertiginoso mundo actual, donde la información es un activo vital, salvaguardar los datos confidenciales se ha convertido en una necesidad absoluta. Imagina un espacio de trabajo seguro donde tus documentos críticos no solo estén bien protegidos, sino también fácilmente accesibles para una colaboración sin esfuerzo. Esto es lo que ofrece la nueva versión de ONLYOFFICE: salas de datos virtuales (VDR en inglés).

Este artículo explica los aspectos principales de la salas de datos virtuales (VDR), su integración en ONLYOFFICE DocSpace 3.0, otras características destacadas de la nueva versión y su impacto en la mejora de la colaboración segura en varios sectores.

Explorar y entender las características de ONLYOFFICE es un viaje continuo, con cada versión introduciendo herramientas innovadoras. Mientras que muchos todavía se están adaptando a ONLYOFFICE DocSpace, el debut de la versión 3.0 ya ha introducido las salas de datos virtuales (VDR), revolucionando la gestión segura de documentos y la colaboración.

El concepto de la VDR

Una sala de datos virtuales (VDR) es un repositorio digital seguro para almacenar, gestionar y compartir información confidencial. Se trata de un espacio de trabajo digital en el que los usuarios autorizados pueden colaborar en documentos confidenciales manteniendo una estricta seguridad.

Las VDR se utilizan habitualmente en procesos empresariales que exigen altos niveles de seguridad y responsabilidad, como transacciones financieras, asuntos legales y gobierno corporativo.

Uso de la VDR

Las salas de datos virtuales se emplean en diversos sectores y escenarios, entre ellos:

• Fusiones y adquisiciones. Intercambio seguro de información confidencial durante la diligencia debida.
• Procedimientos judiciales y cumplimiento de las normativas. Los bufetes de abogados revisan y comparten archivos de casos de forma segura, con registros de auditoría para garantizar el cumplimiento.
• Transacciones inmobiliarias. Intercambio seguro de documentos inmobiliarios para facilitar las negociaciones.
• Transacciones financieras. Intercambio seguro de registros financieros, recaudación de fondos y reestructuración.
• Gobierno corporativo. Acceso seguro a los materiales del consejo de administración, lo que aumenta la responsabilidad y la transparencia.

Peculiaridades de la VDR

Estas son algunas de las características clave que hacen que una sala de datos virtuales (VDR) sea especialmente adecuada para una colaboración segura y eficaz.

• Seguridad avanzada. Cifrado de datos, autenticación de dos factores y permisos de usuario para proteger los datos.
• Control de acceso basado en roles. Los roles de usuario definen el acceso, limitando acciones como descargas y ediciones.
• Seguimiento de actividades. Es posible realizar un seguimiento de las acciones de los usuarios con registros de auditoría para mayor claridad y cumplimiento.
• Facilidad de colaboración. Los usuarios pueden editar y comentar en tiempo real, lo que fomenta el trabajo en equipo sin comprometer la seguridad.
• Interfaz personalizada. Un aspecto profesional organizando los documentos en carpetas y personalizando la marca.
• Cumplimiento de normativas. La VDR cumple normas legales como RGPD, HIPAA y FINRA.
• Escalabilidad y accesibilidad. La VDR se adapta a proyectos de cualquier escala y proporciona acceso en todo el mundo.

Salas de datos virtuales en ONLYOFFICE DocSpace: cómo funcionan y qué ofrecen

La VDR de ONLYOFFICE es una solución innovadora que transforma la forma en que las organizaciones gestionan y comparten información confidencial. Garantiza un manejo seguro de los datos a la vez que impulsa la colaboración en equipo, ya se trate de la gestión de fusiones, expedientes jurídicos o decisiones corporativas.

ONLYOFFICE DocSpace 3.0 ha introducido las salas de datos virtuales (VDR) en su nueva actualización, ofreciendo una solución segura y eficiente para la gestión de información empresarial sensible. Vamos a explorar cómo funcionan estas salas y sus características más destacadas.

Cómo funcionan las VDR en ONLYOFFICE DocSpace

Propósito

Una VDR está diseñada para almacenar, compartir y gestionar documentos confidenciales de forma segura.

Control de acceso

Los usuarios invitados y los invitados pueden acceder únicamente a salas específicas.

Acciones específicas de cada rol

Los usuarios actúan en función de los roles asignados, como administradores, gestores de salas y creadores de contenidos.

Creación de una VDR en ONLYOFFICE DocSpace

Crear una sala de datos virtuales (VDR) en ONLYOFFICE DocSpace es un proceso sencillo. Aquí está una guía paso a paso para ayudarte a configurarla:

Paso 1: accede a tu DocSpace

Inicia sesión en tu cuenta de ONLYOFFICE DocSpace o crea una nueva gratis aquí.

Navega hasta el panel donde gestionas los espacios y los permisos.

Paso 2: crea una nueva sala de ONLYOFFICE DocSpace

Haz clic en el botón «Crear sala de DocSpace» o en la opción equivalente de tu interfaz. Elige «Sala de datos virtuales (VDR)» como tipo de sala de DocSpace.

Este tipo está diseñado específicamente para compartir y revisar documentos confidenciales de forma segura.

Paso 3: personaliza tu VDR

Nombra la sala proporcionando un nombre único para la VDR (por ejemplo, «Proyecto ONLYOFFICE – VDR»).

Establece criterios de acceso y define quién puede acceder a la sala. Las opciones incluyen conceder acceso a usuarios específicos, grupos o colaboradores externos.

Activa las funciones de seguridad, como la marca de agua en los documentos, las restricciones de descarga, las fechas de vencimiento de acceso y la indexación automática.

Paso 4: carga archivos

Añade los documentos necesarios a la sala VDR.

Basta con arrastrar y colocar los archivos o cargarlos manualmente.

Organiza los archivos en carpetas para una mejor navegación. Comprueba los permisos de los archivos para asegurarte de que solo los usuarios a los que están destinados pueden acceder a los archivos confidenciales.

Paso 5: invita a los participantes

Utiliza la opción «Invitar usuarios» para enviar invitaciones a los participantes. Puedes invitar a miembros internos del equipo o a partes interesadas externas por correo electrónico.

Asigna roles como Espectador, Editor o Comentador en función del nivel de interacción requerido. Obtén más información sobre los roles de usuario y sus permisos de acceso en esta guía.

Paso 6: comparte la sala VDR

Genera un enlace seguro si se necesita acceso externo. Comparte el enlace asegurándote de que la protección por contraseña y los parámetros de la vida útil están activados.

Paso 7: controla la actividad

Realiza un seguimiento de la actividad de los usuarios mediante registros de auditoría o herramientas de análisis. Esto garantiza la transparencia y la rendición de cuentas. Ajusta los permisos o revoca el acceso según sea necesario.

Consejos adicionales

• Haz copias de seguridad periódicas del contenido de tu VDR para evitar la pérdida de datos.
• Controla los límites de almacenamiento para garantizar un funcionamiento sin problemas.
• Utiliza las herramientas de colaboración disponibles en ONLYOFFICE DocSpace para agilizar la comunicación.

Características principales de las salas de datos virtuales

Mayor seguridad:

• Marcas de agua para evitar el uso compartido no autorizado.
• Configuración de la vida útil de archivos: establece fechas de vencimiento de los archivos para limitar su accesibilidad.
• Restricciones de descarga y copia: impide compartir o duplicar archivos de forma no oficial.

Organización eficaz:

• Indexación automática de archivos: localice y organice los archivos rápidamente.
• Seguimiento del contenido: seguimiento de la actividad de la sala para garantizar una supervisión eficaz.
• Informes resumidos sobre la estructura de los archivos: informes detallados sobre la estructura de los archivos para llevar un registro pormenorizado.

Integración perfecta:

• Las VDR ofrecen una integración perfecta en la plataforma ONLYOFFICE DocSpace, lo que permite a los usuarios manejar información confidencial junto con las tareas de colaboración habituales manteniendo la seguridad.

Ventajas de la VDR para las empresas

• Protege la información crítica durante proyectos de alto riesgo.
• Simplifica la gestión de documentos con herramientas intuitivas.
• Garantiza el cumplimiento y la transparencia con seguimiento e informes detallados.

Las VDR de ONLYOFFICE DocSpace 3.0 ofrecen una solución sólida y fácil de usar para una colaboración segura.

ONLYOFFICE DocSpace 3.0: una actualización innovadora

Además de las salas de datos virtuales, ONLYOFFICE DocSpace 3.0 presenta numerosas novedades y mejoras para mejorar la experiencia y la seguridad de los usuarios:

• Todos los usuarios e invitados son ahora gratuitos.
• Nuevos roles de usuario.
• Compatibilidad con OAuth2.0.
• Gestión mejorada de salas y archivos.
• Edición especial para desarrolladores — ONLYOFFICE DocSpace Developer.

Lee nuestro blog para saber más sobre ONLYOFFICE DocSpace V3.0.

Estas actualizaciones posicionan a ONLYOFFICE DocSpace 3.0 como una potente herramienta para las empresas que buscan soluciones de colaboración seguras, flexibles y fáciles de usar.

Para una guía detallada sobre ONLYOFFICE DocSpace 3.0, ve el vídeo abajo:

ONLYOFFICE DocSpace 3.0: potenciando la colaboración con funciones mejoradas

Una VDR es una piedra angular para las organizaciones que requieren una seguridad robusta sin comprometer la funcionalidad, por lo que es una herramienta esencial para las empresas modernas que manejan datos confidenciales.

Las funciones de VDR mejoradas de ONLYOFFICE DocSpace 3.0, junto con la personalización de salas, la gestión avanzada de archivos y la integración de terceros, sientan las bases para un espacio de trabajo más seguro, eficiente y colaborativo.

Esta actualización redefine la gestión de documentos centrándose en la flexibilidad del usuario y el cumplimiento de las normativas. Prueba la función VDR en ONLYOFFICE DocSpace ahora mismo:

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