La edición colaborativa de PDF en ONLYOFFICE: todo lo que necesitas saber

El lanzamiento de ONLYOFFICE Docs 8.2 trajo muchas mejoras útiles en toda la suite. Una de las características más interesantes es la capacidad de editar archivos PDF de forma colaborativa con otras personas en tiempo real. Lee esta guía para encontrar las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre esta herramienta y descubre cómo puedes coeditar archivos PDF con tus amigos, compañeros de equipo o colegas como un profesional utilizando ONLYOFFICE PDF Editor.

¿Por qué abro archivos PDF en el modo de comentarios?

Anteriormente, ONLYOFFICE PDF Editor abría archivos PDF en el modo de visualización de forma predeterminada, evitando que los usuarios realizaran ediciones accidentales. A partir de la versión 8.2, el editor abre los archivos en el modo de comentarios, lo que no permite modificar el contenido del archivo.

En este modo, no puedes editar el texto existente, añadir nuevos cuadros de texto ni insertar objetos. Lo único que puedes hacer es resaltar texto, dibujar y dejar comentarios.

¿Cómo cambio al modo de edición?

Si quieres editar tu archivo PDF, puedes abandonar el modo de comentarios y cambiar al modo de edición de dos maneras:

• Haz clic en el botón Editar PDF disponible en las pestañas Inicio, Comentarios, Vista y Extensiones;
• Selecciona el modo de edición usando el selector en la esquina superior derecha cerca de tu avatar de usuario.

Cualquiera de las opciones te dará acceso a todas las herramientas de edición de PDF que ofrece ONLYOFFICE PDF Editor.

¿Por qué mis coautores no ven mis ediciones en tiempo real?

Si ya has coeditado documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones con ONLYOFFICE Docs, es posible que sepas que el modo de coedición rápida está habilitado de forma predeterminada para dichos archivos, lo que te permite ver todos los cambios en tiempo real mientras tus coautores escriben.

Cuando se trata de archivos PDF, el proceso colaborativo es diferente, ya que el modo de coedición predeterminado es estricto. Estos son los principales beneficios de este modo:

• Puedes trabajar en colaboración con tus compañeros de equipo en un archivo PDF al mismo tiempo, pero concentrarte en la parte que necesitas editar;
• Si coeditas un archivo PDF de varias páginas, puedes simplemente trabajar en la primera página mientras alguien puede editar simultáneamente la última. En este caso, el proceso de edición es más conveniente, ya que no te distraes con las ediciones de otros coautores.

Lee esta guía en nuestro Centro de ayuda para obtener más información sobre los modos rápido y estricto en ONLYOFFICE Docs.

¿Cómo puedo hacer que mis ediciones sean visibles para otros coautores?

Al editar PDF en modo estricto, los cambios no son visibles para nadie, excepto para ti. Para guardar tus ediciones y hacerlas visibles para otros miembros del proceso colaborativo, debes hacer clic en el botón Guardar ubicado en la esquina superior izquierda junto al logotipo de ONLYOFFICE.

Por favor, ten en cuenta que cuando guardes tus ediciones, otros coautores no solo las verán, sino que también podrán modificarlas.

¿Cómo activo el modo rápido?

Si prefieres ver cada edición que alguien hace en tiempo real, puedes activar el modo rápido en ONLYOFFICE PDF Editor. Esto se puede hacer en la Configuración avanzada en la pestaña Archivo. Solo tienes que buscar la sección Colaboración y marcar la opción Rápido. Notarás que la opción Autoguardado también se marcará automáticamente. Esta opción permite guardar todas las ediciones automáticamente sin tener que presionar ningún botón. No olvides hacer clic en Aplicar.

Ahora que el modo rápido está activado, puedes realizar un seguimiento fácil de lo que se está modificando en tu archivo en tiempo real.

¿Cómo puedo saber quién más está editando el mismo archivo PDF?

Al editar un archivo en un equipo grande, a veces es de vital importancia saber exactamente quién lo está editando en ese momento. En ONLYOFFICE PDF Editor, puedes averiguar fácilmente quién está editando tu archivo junto contigo y reconocer visualmente a otros coautores por sus avatares. Todo lo que necesitas hacer es hacer clic en el botón de avatar en la esquina superior derecha.

¿Es posible coeditar archivos PDF en ONLYOFFICE Desktop Editors?

Sí, es posible. Aunque ONLYOFFICE Desktop Editors está diseñado principalmente para la edición de documentos locales en Windows, Linux y macOS, admite la colaboración de documentos en tiempo real cuando se conecta a uno de los servicios compatibles basados en la nube — ONLYOFFICE DocSpace, kDrive, Liferay, Moodle, Nextcloud, ownCloud o Seafile.

Puedes conectarte a tu plataforma a través de la sección Conectarse a la nube en la aplicación de escritorio. Por ejemplo, esta es una guía detallada sobre cómo se puede hacer esto con una cuenta de ONLYOFFICE DocSpace.

Cuando se conecta a la nube, la aplicación de escritorio ONLYOFFICE te permite coeditar archivos PDF y otros archivos ofimáticos en tiempo real.

¿Cómo puedo empezar a utilizar la edición colaborativa de PDF en ONLYOFFICE?

Debes tener la última versión de la suite, v8.2. Puedes implementar ONLYOFFICE Docs en tu servidor e integrarlo con una de las más de 40 plataformas empresariales a través de conectores listos para usar y coeditar archivos PDF de inmediato, incluidos Nextcloud y ownCloud debido a las recientes actualizaciones de sus aplicaciones de integración. Además, puedes editar archivos PDF de forma colaborativa en la nube con una cuenta gratuita de ONLYOFFICE DocSpace.

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Los desarrolladores de software que deseen habilitar la edición colaborativa de PDF dentro de sus propias aplicaciones de software pueden integrar la última versión de la suite con ONLYOFFICE Docs Developer Edition. Más información

ONLYOFFICE Docs v8.2: novedades

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