Cómo coeditar formularios PDF en ONLYOFFICE: una guía sencilla

Las actualizaciones anteriores han mejorado significativamente la funcionalidad de ONLYOFFICE PDF Editor y han traído un montón de características útiles, incluyendo la capacidad de guardar las ediciones en el archivo PDF original sin guardar una copia separada y la colaboración en PDF en tiempo real. Estas actualizaciones también han facilitado la coedición de formularios PDF. En este artículo aprenderás a crear formularios PDF y a colaborar en ellos en tiempo real con facilidad.

Lo que necesitas para empezar

La manera más fácil de empezar a usar los formularios PDF de ONLYOFFICE es crear una cuenta gratuita de ONLYOFFICE DocSpace y obtener acceso a una plataforma personalizada de gestión de documentos en la nube. Si buscas más seguridad y la privacidad de tus datos significa mucho para ti, puedes implementar DocSpace en tu servidor Linux o Windows:

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Alternativamente, puedes coeditar formularios PDF dentro de la plataforma que ya utilizas si integras ONLYOFFICE Docs. Actualmente, hay más de 40 integraciones disponibles, como Netxcloud, ownCloud, Redmine, WordPress, Alfresco, Confluence, Odoo y más. Puedes obtener un conector listo para usar para tu plataforma desde nuestro sitio web o integrar la suite ONLYOFFICE a través de API o WOPI si no hay una aplicación de integración todavía.

Ahora vamos a echar un vistazo al proceso de colaboración en línea y descubrir cómo coeditar formularios PDF en el ejemplo de ONLYOFFICE DocSpace.

Paso 1. Crea un formulario PDF

Dado que ONLYOFFICE DocSpace es una plataforma colaborativa basada en salas, primero tienes que crear una sala donde colaborarás en tus formularios PDF e invitarás a otros usuarios para el trabajo colaborativo. Para ello, accede a la sección Salas y haz clic en el icono + en la esquina superior izquierda.

A continuación, tienes que elegir el tipo de sala que necesitas. Para fines de colaboración, el tipo ideal son las salas de colaboración. Para crear una, introduce su nombre, añade una etiqueta o una imagen si es necesario y haz clic en Crear.

Una vez creada tu sala de colaboración, es hora de crear un formulario PDF. Puedes cargar un archivo desde tu dispositivo o crear uno nuevo si haces clic en el icono + de la esquina superior izquierda y eliges Formulario PDF. Si optas por esta última opción, se te ofrecerá crear un nuevo formulario PDF en blanco, convertir uno de los archivos DOCX ya existentes en un formulario o seleccionar una plantilla de formulario lista para usar en la biblioteca integrada.

La biblioteca de ONLYOFFICE contiene muchas plantillas PDF ya hechas para varios propósitos empresariales, desde contratos y acuerdos legales hasta CVs y listas de tareas. Si te gusta una de las plantillas disponibles, haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona Crear en el menú contextual.

Independientemente de la opción que elijas para crear tu formulario PDF, tendrás que introducir su nombre y hacer clic en el botón Crear. ¡Felicitaciones! Acabas de crear tu primer formulario PDF y puedes continuar con el siguiente paso.

Paso 2. Invita a otros a colaborar contigo

Ahora que tu formulario PDF está listo, tienes que invitar a otras personas a tu sala de colaboración. Una vez invitados, tus coautores tendrán acceso a todos los archivos almacenados en tu sala y podrán realizar acciones en función de su rol.

Para invitar a alguien, haz clic en el icono de los tres puntos de la esquina superior izquierda y selecciona Invitar usuarios en el menú contextual. En la nueva ventana, puedes invitar a las personas a través de un enlace de autoautorización o invitarlas manualmente introduciendo su nombre (si ya pertenecen a tu DocSpace) o su correo electrónico si aún no están registradas.

En ambos casos, es necesario definir un rol para cada persona invitada. En DocSpace, hay muchos roles:

• Los administradores de sala pueden gestionar sus salas, invitar a nuevos usuarios y asignar roles;
• Los usuarios avanzados pueden crear nuevos archivos en su sala, pero no tienen permiso para gestionar usuarios;
• Los editores pueden realizar todas las operaciones de edición en los archivos ya existentes, pero no pueden crear nuevos;
• Los espectadores solo pueden ver documentos.

Por favor, ten en cuenta que algunos roles son de pago. Para obtener más información sobre los roles en DocSpace, consulta esta guía en nuestro Centro de ayuda o ve el siguiente vídeo:

Después de invitar a todas las personas necesarias y definir sus permisos de acceso, puedes iniciar el proceso de coedición.

Paso 3. Edita tu formulario PDF

Con ONLYOFFICE PDF Editor, puedes editar tu formulario PDF como un simple documento de texto. Puedes utilizar varias herramientas de edición y estilo para hacer que tu formulario tenga el aspecto que desees. Puedes aplicar diferentes fuentes y cambiar su tamaño, elegir entre preajustes de estilo, insertar tablas, imágenes, formas y otros objetos, configurar márgenes, añadir tablas de contenido y referencias cruzadas, y mucho más.

Es importante destacar que la herramienta de creación de formularios ONLYOFFICE permite trabajar con varios tipos de campos. Cuando trabajes en tu formulario, puedes elegir entre los siguientes tipos disponibles en la pestaña Formularios:

• Campos de texto;
• Cuadros combinados;
• Listas desplegables;
• Casillas de verificación;
• Botones de radio;
• Imágenes;
• Direcciones de correo electrónico;
• Números de teléfono;
• Fecha y hora;
• Códigos postales;
• Tarjetas de crédito;
• Campos complejos.

Además, la versión 8.2 incluye un nuevo tipo de campo, Campo de firma, que permite firmar formularios PDF con una imagen.

Cada campo tiene algunas propiedades, como Marcador de posición o Sugerencia, diseñadas para facilitar el rellenado de nuestros formularios listos. Otra función útil es la posibilidad de asignar roles de destinatario. Esto significa que puedes especificar quién debe rellenar tal o cual campo en tus formularios PDF. Cada rol de destinatario está marcado con un color, para que los usuarios puedan identificar visualmente todos los campos que deben rellenar.

Paso 4. Utiliza las funciones de colaboración de ONLYOFFICE

Al editar tu formulario con otras personas, puedes utilizar varias funciones de colaboración disponibles en la pestaña Colaboración para hacer que el proceso de coedición sea más cómodo. Esto es lo que puedes hacer en ONLYOFFICE:

1. Cambia entre dos modos de coedición. Puedes coeditar formularios online en tiempo real usando el modo Rápido, que muestra todos los cambios justo después de que se hagan, o trabajar en privado en el modo Estricto y hacer que tus ediciones sean visibles para los demás después de hacer clic en el botón Guardar.

2. Deja y gestiona comentarios. Al colaborar, puedes dejar comentarios para discutir algo y mencionar a otros usuarios en los comentarios utilizando @. También puedes gestionar los comentarios, ordenarlos o eliminarlos.

3. Comunícate con otros coautores. La comunicación es la piedra angular de una colaboración exitosa, por lo que ONLYOFFICE te permite chatear con tus compañeros de equipo directamente en tu formulario mediante el intercambio de mensajes de texto en el chat integrado. Además, puedes habilitar los plugins de Jitsi o Rainbow para realizar videoconferencias en tiempo real.

4. Sigue los cambios en tiempo real. Con la función de seguimiento de cambios, puedes revisar los cambios realizados por otros colaboradores. Acepta o rechaza sus cambios uno a uno o todos a la vez.

5. Gestiona todas las versiones de tu PDF. Con la función Historial de versiones, puedes comprobar fácilmente quién creó cada versión del archivo y cuándo lo hizo. Si es necesario, puedes recuperar una de las versiones anteriores.

Paso 5. Envía tu formulario a una sala para rellenar formularios

Ahora que tu formulario PDF está listo, puedes copiarlo a una de las salas para rellenar formularios en tu DocSpace. Este tipo de sala fue introducido con ONLYOFFICE DocSpace v2.6 para facilitar el trabajo con formularios rellenables. Estas salas permiten a los usuarios cargar o copiar formularios PDF y enviarlos para su rellenado. Cuando trabajas con formularios en salas para rellenar formularios, solo puedes rellenar los campos y enviar el formulario rellenado para su análisis. Todos los resultados y las respuestas recopiladas se compilan automáticamente en una hoja de cálculo independiente. Esta función es útil para organizar y gestionar tareas basadas en formularios.

Para copiar tu formulario en una sala para rellenar formularios, simplemente tienes que hacer clic en el botón Compartir y recopilar de la esquina superior derecha. Crea una nueva sala o selecciona una que ya exista y, a continuación, haz clic en Copiar allí.

Para saber más sobre salas para rellenar formularios en ONLYOFFICE DocSpace y cómo funcionan, por favor, lee este artículo en nuestro blog.

Cómo coeditar formularios PDF en otras integraciones

ONLYOFFICE DocSpace no es la única manera de colaborar en formularios PDF. Si tienes una instancia de ONLYOFFICE Docs combinada con una plataforma empresarial a través del conector correspondiente, también puedes hacerlo, pero de una manera un poco diferente.

Para iniciar el proceso de colaboración, simplemente tienes que crear un formulario PDF y compartirlo con otras personas utilizando la configuración de uso compartido de la plataforma. Por ejemplo, la integración de ONLYOFFICE Docs y ownCloud te permite crear un formulario PDF en blanco o abrir un archivo DOCX y convertirlo en un formulario PDF. Cuando se crea un formulario PDF, puedes coeditarlo en tiempo real con otros usuarios de ownCloud utilizando las funciones de colaboración proporcionadas por el editor de ONLYOFFICE.

Versión 8.2: novedades

¿Quieres saber qué más te trae la última versión de ONLYOFFICE Docs? Lee este artículo o ve el vídeo abajo: