¿Cómo utilizar las salas para rellenar formularios en ONLYOFFICE DocSpace?

A partir de la versión 2.6, ONLYOFFICE DocSpace ofrece salas para rellenar formularios. Estas salas están diseñadas para agilizar el rellenado y la gestión de documentos rellenables. Con las salas de este tipo, puedes organizar y controlar fácilmente las tareas, cuestionarios, encuestas y otros documentos. Vamos a ver qué son las salas para rellenar formularios y cómo utilizarlas.

Qué son las salas para rellenar formularios

Las salas para rellenar formularios son un tipo de sala especializada en ONLYOFFICE DocSpace diseñada específicamente para trabajar con formularios. Permiten a los usuarios cargar formularios PDF y enviarlos para su rellenado con permisos de acceso sólo para rellenar campos. Puedes hacer un seguimiento del progreso y recopilar los resultados en una tabla para su posterior análisis. Esta función es útil para organizar y gestionar tareas basadas en formularios.

Por ejemplo, si necesitas recoger opiniones de los participantes después de un taller, puedes crear una sala para rellenar formularios, subir un formulario de opinión y compartirlo con los asistentes. La sala te ayudará a hacer un seguimiento de quién ha empezado a rellenar el formulario y quién lo ha completado, consolidando todas las respuestas en una única ubicación para facilitar su revisión y análisis.

Características principales

Uso compartido de formularios PDF

Los formularios en la sala se pueden compartir con los usuarios de DocSpace o con un grupo de usuarios con permiso sólo para rellenar campos. De este modo, quienes rellenen el formulario no podrán modificar el documento.

Si el formulario va a ser rellenado por usuarios externos que no tienen una cuenta de DocSpace, es posible darles acceso a través de un enlace externo.

Seguimiento del progreso de los formularios

Una vez que hayas enviado tu formulario, puedes seguir el proceso. Para ello, aparecerán en tu sala dos nuevas carpetas Completado y En curso. Las copias de los formularios de cada usuario aparecerán en la carpeta correspondiente según su estado de finalización.

• En curso contiene los formularios pendientes (formularios que los usuarios han empezado a rellenar pero que aún no han rellenado).
• Completado contiene formularios completados (cuando los usuarios hacen clic en Completar y enviar).

Una vez que los participantes hayan rellenado y enviado sus formularios, aparecerán en la sección Completado. Esto te permite gestionar todos los formularios enviados en un solo lugar, facilitando la revisión de cada formulario completado.

Análisis de las respuestas

Las respuestas se recopilan automáticamente en una hoja de cálculo para facilitar el análisis de los datos y la elaboración de informes.

En la hoja de cálculo, puedes presentar cómodamente los datos, filtrarlos, analizarlos con tablas dinámicas y construir gráficos basados en los datos. Para análisis más avanzados, utiliza el asistente de IA incorporado.

Introducción a las salas para rellenar formularios

Para ilustrar el uso de las salas para rellenar formularios, vamos a considerar un escenario en el que necesitas obtener una carta de verificación de empleo.

Paso 1. Prepara un formulario PDF

Primero, hay que preparar un formulario PDF. En ONLYOFFICE DocSpace, puedes usar el editor de PDF incorporado para crear un formulario con diferentes campos: texto, listas desplegables, casillas de verificación, botones de radio, listas desplegables, etc.

Para facilitar el proceso de rellenado de formularios, personaliza la configuración de los campos según tus necesidades. Puedes establecer el tamaño del campo, el formato, los caracteres permitidos, el límite de caracteres, la fuente y los campos obligatorios, y asignar diferentes roles para rellenar los campos. Los demás usuarios podrán determinar visualmente qué campos deben rellenar en función de su función, resaltados en un color específico.

ONLYOFFICE ofrece también una biblioteca de plantillas de formularios gratuitas. Descarga la que se adapte a tus necesidades y modifícala en el editor de PDF, si es necesario.

Paso 2. Crea una sala para rellenar formularios

En primer lugar, hay que crear una nueva sala para rellenar formularios en la que podamos gestionar nuestros formularios. Empezaremos eligiendo el tipo de sala adecuado y preparándola para su uso.

Para crear una sala para rellenar formularios, haz clic en el botón Nueva sala -> Sala para rellenar formularios.

A continuación, introduce el nombre de la sala y añade etiquetas y un icono si es necesario. Haz clic en Crear.

Paso 3. Añade el formulario PDF

En la sala creada, debemos añadir los formularios que hay que rellenar. Podemos subir nuestro formulario PDF listo o elegir de una biblioteca de plantillas ya preparadas.

Accede a Acciones -> Subir formulario PDF -> Desde DocSpace / Desde dispositivo.

Alternativamente, Acciones -> Elegir entre plantillas.

Paso 4. Comparte el formulario para su rellenado

Este paso consiste en llevar a los usuarios a la sala para rellenar formularios para que puedan empezar a rellenarlos. Existen opciones para invitar a miembros internos del equipo o compartir el acceso con participantes externos.

• Para acelerar el proceso, puedes generar y copiar inmediatamente un enlace público para compartir el formulario con usuarios externos. Esta opción estará disponible en la ventana inmediatamente después de subir el formulario a la sala. Bastará con hacer clic en Copiar enlace público para copiarlo en el portapapeles. Cualquier usuario con este enlace podrá abrir la sala y rellenar el formulario.

También puedes repetir esta acción haciendo clic en el botón Compartir sala situado en la parte superior junto al nombre de la sala.

• Para los usuarios internos, haz clic en el icono con tres puntos en la parte superior -> Invitar usuarios.

Empieza a escribir un correo electrónico o nombre de usuario y selecciónalo de la lista sugerida.

Asegúrate de seleccionar los permisos de Rellenador de formularios. También puedes seleccionar el idioma en el que el usuario recibirá la invitación. A continuación, envía una invitación haciendo clic en el botón correspondiente.

Los usuarios verán la sala para rellenar formularios en la lista de salas disponibles y podrán entrar y rellenar el formulario.

Paso 5. Controla el progreso de los formularios

Ahora puedes hacer un seguimiento del estado de los formularios que se están rellenando. El sistema clasifica los formularios en diferentes secciones en función de su estado de finalización: En curso y Completado.

Verás estas secciones como carpetas separadas en tu sala.

Cuando el usuario empiece a rellenar el formulario, aparecerá una copia del mismo en la sección En curso.

Cuando un usuario envía un formulario completado haciendo clic en Completar y enviar, aparece automáticamente una copia del formulario en la sección Completado.

Paso 6. Organiza las respuestas

Como se ha indicado anteriormente, todos los formularios rellenados aparecerán automáticamente en la sección Completado. Además, verás una hoja de cálculo que agrega automáticamente las respuestas recopiladas de los formularios.

En el archivo, cada fila refleja los datos de un formulario, y las columnas corresponden a los campos. Luego, en el editor de hojas de cálculo, puedes analizar los datos y elaborar gráficos e informes.

Ya está. En realidad, todo resulta más sencillo de lo que parece. El proceso de recopilación de datos es mucho más fácil y permite no tener que trabajar manualmente con varias copias.

Prueba las salas para rellenar formularios en ONLYOFFICE DocSpace

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