Optimizando la comunicación en equipo: sincroniza ONLYOFFICE y Discord a través de Zapier

La integración entre ONLYOFFICE y Discord ofrece una solución potente para los usuarios que quieren mejorar la colaboración mediante la vinculación de la gestión de documentos con la comunicación en tiempo real. Lee este artículo para aprender a configurar esta integración a través de Zapier.

Integración entre ONLYOFFICE DocSpace y Discord: de qué se trata

La plataforma Discord, creada en 2015, es una plataforma de comunicación. Se diseñó principalmente para jugadores, ofreciéndoles una forma de comunicarse durante las partidas online. Sin embargo, su uso se ha extendido mucho más allá de los videojuegos, y ahora es popular entre varias comunidades, incluidas las centradas en la educación, las aficiones, los negocios y la socialización.

Discord se organiza en «servidores», que son espacios comunitarios que reúnen diferentes salas de chat llamadas «canales». Los canales pueden estar basados en texto, para escribir mensajes, o en voz, para comunicación de voz o vídeo en tiempo real.

ONLYOFFICE DocSpace es una plataforma de colaboración que permite a equipos y organizaciones trabajar juntos en documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios rellenables y PDF en un entorno seguro y estructurado. Su objetivo es facilitar la colaboración mediante la creación de salas diferenciadas, en las que los usuarios pueden colaborar en proyectos, compartir archivos y comunicarse en tiempo real.

Ve este vídeo para conocer ONLYOFFICE DocSpace 2.6 y sus últimas funciones:

Al conectar estas plataformas, los equipos pueden automatizar las notificaciones, facilitar el intercambio de documentos y gestionar las tareas de forma más eficaz. Vamos a ver cómo hacerlo.

Automatiza tu flujo de trabajo mediante Zaps

La integración entre ONLYOFFICE DocSpace y Discord es posible gracias a Zapier, una potente herramienta de automatización que agiliza las tareas repetitivas en múltiples aplicaciones sin necesidad de escribir código.

Estas automatizaciones, conocidas como Zaps, funcionan según un principio sencillo: cuando se produce un evento en una aplicación, Zapier activa una acción específica en otra aplicación, creando un flujo de trabajo eficiente entre las dos plataformas.

Zapier soporta la integración de ONLYOFFICE DocSpace con otras aplicaciones como Slack, Hubspot, Trello, Zoom, Pipedrive, Gmail y muchos otros. Encuentra la lista completa de plantillas de Zapier listas para usar en la página oficial de DocSpace.

Zaps de DocSpace para Discord

Por el momento, Zapier ofrece las siguientes plantillas para la integración entre DocSpace y Discord:

• Enviar mensajes de canal de Discord para nuevas salas en ONLYOFFICE DocSpace
• Enviar nuevos archivos de ONLYOFFICE DocSpace como mensajes de canal en Discord
• Enviar mensajes de canal de Discord para nuevas carpetas en ONLYOFFICE DocSpace
• Enviar mensajes de canal de Discord para nuevos usuarios en ONLYOFFICE DocSpace
• Generar carpetas en ONLYOFFICE DocSpace a partir de nuevos mensajes de canal de Discord
• Crear archivos en ONLYOFFICE DocSpace a partir de nuevos mensajes del canal Discord
• Crear carpetas en ONLYOFFICE DocSpace para nuevos usuarios en Discord

Encontrarás toda la información y la descripción de las plantillas aquí.

Configuración de la integración entre Discord y ONLYOFFICE a través de Zapier

Vamos a ver cómo configurar la integración.

En primer lugar, tienes que iniciar sesión en tu cuenta de Zapier. Si no tienes una, puedes crear una nueva gratis.

Una vez iniciada la sesión, serás redirigido al panel de control. Aquí puedes conectar las apps que has elegido con tu cuenta de Zapier. Para hacerlo:

Dirígete a la sección Apps en el panel lateral izquierdo. Haz clic en + Añadir conexión y encuentra ONLYOFFICE DocSpace en la lista.

Introduce la URL de DocSpace, correo electrónico y contraseña para autorizar la conexión. Para establecer la conexión, haz clic en Sí, Continuar a ONLYOFFICE DocSpace.

Después de completar estos pasos, ONLYOFFICE DocSpace aparecerá en la lista de aplicaciones conectadas en Zapier.

A continuación, haz lo mismo para Discord.

Una vez añadida la conexión, se abrirá la siguiente ventana (la verás en la captura de pantalla de abajo). Se te pedirá que te conectes a tu cuenta de Discord y que elijas el servidor (recuerda que por servidor entendemos espacios comunitarios que reúnen diferentes canales) para el que quieres crear una automatización.

Si no tienes un servidor, accede a Discord y crea uno, luego vuelve a Zapier y selecciónalo.

A continuación, haz clic en Continuar para autorizar.

Ahora elige una plantilla de la lista de esta página y haz clic en Probar o en Conectar estas aplicaciones para configurar la plantilla tú mismo.

Vamos a probar la plantilla que crea automáticamente carpetas en ONLYOFFICE DocSpace cuando un nuevo usuario se une al servidor de Discord.

Tras hacer clic en Probar esto/Probar esta plantilla, se abrirá el editor de Zapier. Como puedes ver, la plantilla ya está configurada, pero puedes cambiar el evento desencadenador elegido o la cuenta de Discord, si lo deseas.

Una vez que todo esté configurado, haz clic en Continuar.

Asegúrate de que el Zap funciona correctamente, y que los ajustes de Discord se han introducido correctamente. En la pestaña Prueba, haga clic en Probar desencadenador.

Después de probar el desencadenador, se te pedirá que selecciones un registro.

Un registro es una acción que ocurre dentro de tu servidor en Discord. En este caso, hay que seleccionar el registro que se refiere a un nuevo usuario que se añade: esto servirá como ejemplo para la creación del Zap.

Elige uno y haz clic en Continuar con el registro seleccionado.

Ahora vamos a probar que desde el lado de ONLYOFFICE DocSpace todo funciona bien.

En ID de sala, selecciona la sala de ONLYOFFICE DocSpace en la que quieres crear la carpeta, y haz clic en Continuar. Si todavía no has creado una, puedes hacerlo ahora, luego simplemente actualiza la página: verás la nueva sala en el menú desplegable.

Si lo deseas, puedes elegir una carpeta específica en la que se creará la nueva.

La entrada «Título» se refiere a un usuario añadido al servidor, y en nuestro caso se refiere al registro elegido anteriormente.

Haz clic en Continuar.

Si todo es correcto, la sección Prueba tendrá este aspecto:

Por último, haz clic en Publicar para activar tu Zap.

Encontrarás tu nuevo Zap en la sección Zaps de tu panel de control.

Y una nueva carpeta con el nombre del usuario añadido al servidor de Discord en tu DocSpace:

¡Felicitaciones! Acabas de activar tu Zap. El proceso es mucho más fácil de hacer que de decir, y realmente puede ser un valioso aliado para mejorar tu flujo de trabajo.

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