ONLYOFFICE DocSpace y HubSpot: ofrece una mejor experiencia del cliente con plantillas de Zapier listas para usar

¡Buenas noticias para los usuarios de HubSpot!

Ahora puedes conectar fácilmente ONLYOFFICE DocSpace a tu plataforma HubSpot y traer automatización a tu flujo de trabajo CRM usando plantillas de Zapier listas para usar. Lee este post para saber cómo funciona esta integración y lo que puede hacer para ti.

Integración de ONLYOFFICE DocSpace y HubSpot: una visión general

HubSpot es una plataforma CRM flexible que permite a empresas de todos los tamaños conectar sus equipos de marketing, ventas y atención al cliente en un solo lugar. Utilizando HubSpot y sus herramientas impulsadas por IA, puedes crear relaciones más profundas con tus clientes y ofrecer una experiencia del cliente excepcional.

ONLYOFFICE DocSpace es una plataforma integral de gestión de documentos y colaboración que te permite conectar a tus compañeros de equipo, socios y clientes en salas personalizables. Proporciona un centro de colaboración centralizado donde puedes crear, editar, compartir y coeditar documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios rellenables y PDF.

Al integrar ONLYOFFICE DocSpace y HubSpot, puedes mejorar tu proceso de CRM con una potente gestión de documentos y capacidades de colaboración. Puedes organizar un flujo de trabajo de documentos electrónicos eficiente que facilite la creación de archivos ofimáticos y la colaboración en ellos en tiempo real no solo con tus compañeros de equipo, sino también con tus clientes cuando surja la necesidad.

Esta integración reduce el trabajo manual automatizando las tareas repetitivas relacionadas con la gestión de archivos, lo que te permite ofrecer la mejor experiencia del cliente con menos esfuerzo. Por ejemplo, puedes crear salas de DocSpace independientes para tus acuerdos de HubSpot y crear contratos, pedidos de venta, facturas y otra documentación de forma centralizada. También puedes utilizar DocSpace para agilizar tus estrategias de marketing de contenidos, facilitando el trabajo colaborativo en contenidos para tu blog y redes sociales.

Integración mediante plantillas Zap listas para usar

La integración de ONLYOFFICE DocSpace y HubSpot funciona a través de Zapier, una potente herramienta que automatiza tareas repetitivas entre múltiples aplicaciones. Estas automatizaciones, llamadas Zaps, son flujos de trabajo que siguen una estructura simple: cuando algo sucede en una app, Zapier hace que otra app realice una acción específica a través de un Zap.

Además de HubSpot, ONLYOFFICE DocSpace se puede integrar con Slack, Trello, Zoom, Pipedrive, Discord, OneDrive, Telegram, Asana, Gmail, Google Drive y más. Para cada una de estas soluciones, existen plantillas de Zapier listas para usar que puedes encontrar en la página oficial de DocSpace.

Zaps de DocSpace para HubSpot

Actualmente, hay más de 20 Zaps para la integración de ONLYOFFICE DocSpace y HubSpot. Aquí están algunos de ellos:

• Crear acuerdos de HubSpot desde nuevas carpetas de ONLYOFFICE DocSpace;
• Crear acuerdos de HubSpot desde nuevas salas de ONLYOFFICE DocSpace;
• Crear tickets de HubSpot para nuevos archivos en ONLYOFFICE DocSpace;
• Crear tickets de HubSpot para nuevas salas en ONLYOFFICE DocSpace;
• Añadir nuevos usuarios de ONLYOFFICE DocSpace a una lista de HubSpot;
• Crear tickets de HubSpot para nuevas carpetas en ONLYOFFICE DocSpace;
• Crear empresas de HubSpot desde nuevas salas de ONLYOFFICE DocSpace;
• Añadir usuarios a las listas de HubSpot cuando se unen por primera vez a las salas de ONLYOFFICE DocSpace;
• Crear carpetas en ONLYOFFICE DocSpace para nuevos acuerdos de HubSpot;
• Crear salas en ONLYOFFICE DocSpace para nuevos acuerdos de HubSpot;
• Crear carpetas en ONLYOFFICE DocSpace para nuevos contactos en HubSpot;
• Crear salas en ONLYOFFICE DocSpace para nuevas empresas en HubSpot y mucho más;
• Create rooms in ONLYOFFICE DocSpace for new companies in HubSpot and more.

Todas estas plantillas Zapier están disponibles en la página de DocSpace.

Conecta DocSpace a HubSpot y activa tu primer Zap

Ahora que ya sabes lo que puedes hacer con la integración de DocSpace con HubSpot, es hora de poner en práctica esta integración. Simplemente sigue los siguientes pasos.

Paso 1. Inicia sesión en tu cuenta de Zapier o crea una nueva. Es gratis.

Paso 2. Accede a la sección Apps en el panel lateral izquierdo pulsando el botón correspondiente y haz clic en el botón + Añadir conexión en la esquina superior derecha. Busca ONLYOFFICE DocSpace y especifica tu URL de DocSpace, correo electrónico y contraseña en la ventana de autorización. Pulsa Sí, Continuar a ONLYOFFICE DocSpace para terminar el proceso.

Ahora ONLYOFFICE DocSpace está disponible en la lista de tus apps en Zapier.

Paso 3. Si HubSpot no está disponible en la sección Apps de tu cuenta de Zapier, tienes que añadirlo siguiendo las instrucciones del paso anterior.

Paso 4. Ahora que tanto ONLYOFFICE DocSpace como HubSpot están disponibles en tus aplicaciones en Zapier, puedes activar una de las plantillas Zap para esta integración. Para hacerlo, comprueba todas las plantillas disponibles para HubSpot en la página de ONLYOFFICE, selecciona la que necesitas y haz clic en el botón Detalles. Después de eso, haz clic en el botón Probar esta plantilla.

Vamos a utilizar la plantilla que crea automáticamente salas en ONLYOFFICE DocSpace para todos los nuevos acuerdos de HubSpot.

Paso 5. Tu plantilla de Zapier ya está configurada, pero puedes comprobar sus parámetros en las secciones App & evento, Cuenta y Desencadenador. Si todo está bien, haz clic en el botón Continuar.

Paso 6. Ahora tienes que comprobar si tu Zap funciona correctamente haciendo clic en el botón Probar desencadenador.

Si nada va mal, haz clic en el botón Continuar con el registro seleccionado.

Paso 7. Después de probar la plantilla desde el lado de HubSpot, ahora es el momento de hacer lo mismo para ONLYOFFICE DocSpace. Comprueba todos los parámetros y no te olvides de seleccionar el tipo de sala deseada en la sección Acción que se creará en tu DocSpace.

Cada tipo de sala tiene su propio propósito:

• Las salas de formularios básicos están diseñadas para facilitar el proceso de rellenar formularios, permitiéndote recopilar y analizar las respuestas de diferentes personas en un solo lugar;
• Las salas de colaboración son ideales para colaborar y coeditar documentos en tiempo real;
• Las salas personalizadas pueden adaptarse a cualquier escenario, como compartir contenidos sólo para su visualización y revisión, y ofrecen sofisticados ajustes de acceso;
• Las salas públicas simplifican el intercambio de archivos con usuarios externos, permitiéndoles verlos sin necesidad de registrarse.

Elige el tipo de sala que mejor se adapte a tus acuerdos HubSpot y prueba la acción.

Paso 8. Si la plantilla funciona correctamente desde el lado de DocSpace, puedes finalmente publicarla haciendo clic en el botón correspondiente.

Ya está. Ahora tu Zap está listo. Puedes comprobar su estado en la sección Zaps de tu cuenta de Zapier. Si está activado, la integración de DocSpace y HubSpot funcionará como se espera.

Pon a prueba tu Zap

Ahora puedes comprobar fácilmente si tu plantilla hace lo que debe hacer. Para ello, crea un nuevo acuerdo en tu plataforma HubSpot.

Una vez creado el nuevo acuerdo, accede a tu DocSpace y abre la sección Salas. Allí verás una nueva sala que tiene el mismo nombre que tu acuerdo en HubSpot. ¡Enhorabuena! Ahora puedes utilizar esta sala para guardar todos los archivos y documentos relacionados con tu acuerdo e invitar a tus compañeros y clientes a colaborar en tiempo real. Por ejemplo, puedes crear y coeditar presupuestos, pedidos de venta, contratos y otros documentos necesarios para cerrar el acuerdo con éxito.

Esta es solo una de las plantillas disponibles para la integración de ONLYOFFICE DocSpace y HubSpot. También puedes activar otros Zaps listos para usar e incluso crear nuevos para aumentar tu productividad y ofrecer una mejor experiencia del cliente.

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