Sincroniza tus tareas y documentos con la integración de ONLYOFFICE DocSpace y Asana a través de Zapier

La gestión eficiente de proyectos y documentos es esencial para cualquier equipo que quiera mantenerse organizado y productivo. Con la integración de ONLYOFFICE DocSpace y Asana a través de Zapier, puedes sincronizar tareas y documentos sin problemas, reduciendo el trabajo manual y mejorando la colaboración. Vamos a explorar cómo esta integración puede agilizar tu flujo de trabajo y cómo configurarla.

Acerca de la integración de ONLYOFFICE DocSpace y Asana

Asana es una popular herramienta de gestión de tareas y proyectos utilizada por los equipos para organizar, seguir y gestionar el trabajo. Permite a los usuarios crear tareas, establecer plazos, asignar responsabilidades y supervisar el progreso. Es una plataforma esencial para que los proyectos cumplan los plazos y los equipos estén alineados. Los tableros visuales y las líneas de tiempo de Asana hacen que la gestión de tareas sea intuitiva y flexible.

ONLYOFFICE DocSpace es una plataforma versátil basada en salas que permite a los equipos crear, coeditar y gestionar varios documentos ofimáticos, incluidos documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios rellenables y archivos PDF. Se trata de un entorno centralizado para la colaboración segura en documentos, con coedición en tiempo real, control de versiones y permisos de uso compartido personalizables.

Por qué integrar ONLYOFFICE DocSpace con Asana

La integración de ONLYOFFICE DocSpace y Asana proporciona una conexión perfecta entre la gestión de documentos y el seguimiento de tareas.

Al vincular estas plataformas, puedes reducir la entrada de datos manual y asegurarte de que tu equipo permanece alineado con las actualizaciones del proyecto. Por ejemplo, cuando se crea o edita un nuevo documento, hoja de cálculo o presentación en DocSpace, se puede crear o actualizar automáticamente una tarea correspondiente en Asana, manteniendo a todos informados.

Esta automatización ahorra tiempo, elimina los errores de la gestión manual de tareas y garantiza un flujo fluido de información entre plataformas. Tu equipo se mantendrá al tanto de todas las tareas con actualizaciones en tiempo real.

Plantillas de Zapier listas para usar

Zapier permite a los usuarios conectar diferentes aplicaciones y automatizar tareas repetitivas sin necesidad de ser experto en programación.

Por ejemplo, utilizando Zapier, puedes añadir automáticamente una tarea en Asana cada vez que se crea una nueva sala en ONLYOFFICE DocSpace. Del mismo modo, las actualizaciones en los archivos de DocSpace, ya sean hojas de cálculo, presentaciones o archivos PDF, pueden desencadenar cambios en las tareas de Asana.

Las siguientes plantillas Zap listas para usar están actualmente disponibles para Asana:

• Adjuntar nuevos archivos de ONLYOFFICE DocSpace a tareas de Asana;
• Generar tareas de Asana para nuevas carpetas de ONLYOFFICE DocSpace;
• Crear proyectos de Asana para nuevas salas de ONLYOFFICE DocSpace;
• Crear tareas de Asana para nuevos archivos de ONLYOFFICE DocSpace;
• Crear tareas de Asana para nuevas salas de ONLYOFFICE DocSpace;
• Cargar nuevos archivos adjuntos de tareas de Asana a salas de ONLYOFFICE DocSpace;
• Crear carpetas en ONLYOFFICE DocSpace para nuevos proyectos en Asana;
• Crear carpetas en ONLYOFFICE DocSpace para tareas de Asana recién completadas.

Zapier soporta la integración de ONLYOFFICE DocSpace con otras aplicaciones como Slack, Hubspot, Discord, Trello, Zoom, Pipedrive, Gmail y muchos otros.

Configuración de la integración

Vamos a ver cómo configurar la integración usando el ejemplo de la plantilla Zap «Adjuntar nuevos archivos de ONLYOFFICE DocSpace a tareas de Asana» para automatizar el proceso de adjuntar archivos entre las dos plataformas.

Paso 1. Inicia sesión en Zapier

Comienza por iniciar sesión en tu cuenta de Zapier. Si no tienes una, crea una nueva cuenta gratis. Una vez que hayas iniciado sesión, serás redirigido a tu panel de control para comenzar a configurar esta integración.

Paso 2. Añade las aplicaciones DocSpace y Asana

Ahora necesitas añadir aplicaciones a tu Zapier. Para hacerlo:

• En el panel de control de Zapier, accede a la sección Apps en el panel lateral izquierdo.
• Haz clic en + Añadir conexión y busca ONLYOFFICE DocSpace en la lista.
• Introduce la URL de tu DocSpace, el correo electrónico y la contraseña para autorizar la conexión. Para establecer la conexión, haz clic en Sí, Continuar a ONLYOFFICE DocSpace.

Después de estos pasos, ONLYOFFICE DocSpace aparecerá en la lista de aplicaciones conectadas en Zapier.

Si Asana no está conectada a Zapier, sigue los pasos anteriores para agregar la aplicación.

Paso 3. Selecciona una plantilla Zap

Accede a la página de ONLYOFFICE DocSpace en Zapier, donde encontrarás Zaps preconfigurados. De las plantillas disponibles, elige «Adjuntar nuevos archivos de ONLYOFFICE DocSpace a tareas de Asana» u otra que quieras aplicar.

Haz clic en Probar para continuar.

Paso 4. Configura el desencadenador

El desencadenador determina cuándo se iniciará la automatización. En este caso, el Zap se activará cada vez que un nuevo archivo se añada a una sala en ONLYOFFICE DocSpace.

Para que el desencadenador funcione correctamente, selecciona la sala donde se crearán los archivos. Accede a la pestaña Desencadenador y selecciona ID de sala e ID de carpeta (opcional) de la lista desplegable.

Además, si quieres personalizar el desencadenador, puedes establecer:

• Evento que provocará la acción de Asana en la pestaña App y Evento;
• Cuenta si tienes varias cuentas de DocSpace conectadas.

Una vez configurado, pruébalo. Accede a la pestaña Probar y haz clic en Probar desencadenador. Si la prueba se realiza correctamente, haz clic en Continuar.

Paso 5. Comprueba la acción de Zapier

Como estamos usando el modelo Adjuntar nuevos archivos de ONLYOFFICE DocSpace a tareas de Asana, Zapier debe realizar una acción adicional, a saber, descargar el documento creado de DocSpace. Esta acción se realizará automáticamente.

Al igual que en el paso anterior, personaliza los siguientes ajustes:

• La sala donde se encuentra el archivo;
• La carpeta donde se encuentra el archivo (opcional);
• El ID del archivo.

Si todo está configurado, accede a la pestaña Probar y haz clic en Probar acción. Para ir al paso siguiente, selecciona Continuar.

Paso 6. Configura la acción

A continuación, verifica la configuración de la acción que sucederá en Asana cuando se cargue un nuevo archivo en DocSpace.

Es importante configurar el Proyecto y la Tarea donde se adjuntará el archivo de DocSpace.

A continuación, haz clic en el botón Paso de prueba. Si la prueba se realiza correctamente, haz clic en Publicar.

¡Listo! Tu Zap ya está configurado y verás automáticamente los archivos adjuntos en Asana cuando crees un nuevo archivo en tu DocSpace.

Paso 7. Prueba el Zap

Ahora vamos a comprobar cómo funciona el modelo en nuestras aplicaciones. Сrea un nuevo archivo en la sala mencionada en DocSpace.

Accede a tu cuenta de Asana y verás el documento adjunto a la tarea.

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