La fórmula IMPORTRANGE: una guía sencilla

Introducida en la versión 8.1 de ONLYOFFICE Docs, la función IMPORTRANGE es una herramienta para integrar datos. Esta función te permite importar un rango de celdas de una hoja de Excel a otra, facilitando la combinación de datos e informes centralizados. Vamos a echar un vistazo más de cerca a los componentes de esta función y cómo aplicarla.

Qué es IMPORTRANGE?

La función IMPORTRANGE es una de las funciones de texto y datos. Permite pasar datos de una hoja de cálculo a otra mediante una fórmula sencilla. Resulta especialmente útil para proyectos de colaboración, análisis de datos y creación de cuadros de mando que requieran datos de varias fuentes.

Ejemplos de uso de la fórmula IMPORTRANGE

IMPORTRANGE puede agilizar significativamente tu flujo de trabajo mediante la agregación de datos de diferentes hojas de cálculo en un único documento centralizado.

Agregación de datos de estudios de mercado. Si trabajas con datos de estudios de mercado, los distintos departamentos gestionan hojas de cálculo separadas para distintas métricas, como la satisfacción del cliente, las tendencias del mercado y el análisis de la competencia. Con IMPORTRANGE, puedes consolidar fácilmente todas estas métricas en un único tablero, lo que permite un análisis exhaustivo y la toma de decisiones estratégicas.

Informes financieros. Considera la posibilidad de generar informes financieros mensuales en los que cada departamento mantiene su propia hoja de cálculo. Con IMPORTRANGE, puedes importar datos financieros de cada departamento en un informe financiero maestro, haciendo que la creación de estados financieros consolidados sea fluida y eficiente, ayudando así a un rápido análisis financiero.

Gestión de inventarios en distintas ubicaciones. Cada almacén puede tener su propia hoja de cálculo de inventario. IMPORTRANGE hace posible consolidar los datos de inventario de todas estas ubicaciones en una única hoja de cálculo central, proporcionando una visión unificada de los niveles de existencias y facilitando una mejor gestión del inventario y planificación de materiales.

Seguimiento del rendimiento académico. Los profesores suelen mantener hojas de calificaciones separadas para las distintas asignaturas. Con IMPORTRANGE, puedes combinar las notas de varias asignaturas en un único boletín de notas para cada alumno. Esto simplifica el seguimiento del rendimiento académico en varias asignaturas y ayuda a generar informes completos de los alumnos de forma eficaz.

Sintaxis

La sintaxis de la función IMPORTRANGE es sencilla y tiene el siguiente aspecto:

IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”, “range_string”)

Los argumentos corresponden a:

• spreadsheet_url: La URL de la hoja de cálculo desde la que se importan los datos. Debe ir entre comillas.
• range_string: El rango de celdas que quieres importar. También debe ir entre comillas.

Ahora vamos a descubrir cómo aplicar la fórmula IMPORTRANGE en las hojas de Excel usando el Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE.

Cómo añadir la fórmula IMPORTRANGE en las hojas de Excel

Vamos a explorar el escenario del uso de una fórmula para centralizar y analizar los datos de ventas.

Eres responsable de gestionar los datos de ventas de varias oficinas regionales. Cada oficina mantiene su propia hoja de cálculo de ventas, y necesitas combinar estos datos en un panel central para analizar el rendimiento general de las ventas y realizar un seguimiento de las métricas clave.

1. Prepara tu archivo de Excel

Abre tu hoja de cálculo de informes de ventas o crea una nueva. Aquí reflejaremos los datos de informes separados para cada región.

2. Añade la fórmula IMPORTRANGE

Haz clic en la celda o grupo de celdas donde quieras importar los datos de otra hoja.

Accede a la pestaña Fórmula de la barra de herramientas superior -> Texto y datos  -> IMPORTRANGE. Alternativamente, haz clic en Función e introduce el nombre de la fórmula en la barra de búsqueda.

3. Introduce los argumentos de la fórmula

En la ventana que aparece, en el campo spreadsheet_url introduce un enlace al archivo de datos de ventas de la región Norte.

Ojo: al importar datos de tu hoja de Excel a otra, a veces puede ser necesario autorizar los permisos de acceso. ¡De lo contrario, aparecerá el error #REF!

En range_string, selecciona la celda o rango de celdas a importar.

En nuestro caso, la fórmula es la siguiente:

=IMPORTRANGE(“https://example”,”D12″)

Una vez introducidos los argumentos, puedes comprobar el resultado de la Función. Si el resultado no se muestra o da un error, comprueba que los argumentos que has introducido son correctos.

Si el resultado es correcto, haz clic en OK para añadir la fórmula IMPORTRANGE a las hojas de Excel.

Ahora los datos del informe de ventas de la región Norte se reflejan en tu informe de ventas.

4. Comprueba cómo funciona la fórmula

Ahora los datos son visibles en tu informe. Sin embargo, tus colegas pueden cambiar los datos en la tabla de origen. Vamos a ver cómo funcionará.

La celda desde la que se importan los datos al informe global de ventas contiene la suma del número total de transacciones.

Por lo tanto, en cuanto alguien del departamento de ventas modifique el número de transacciones en al menos una fila, el importe total cambiará automáticamente.

Los nuevos datos aparecerán automáticamente en tu informe de ventas.

Este ejemplo muestra cómo utilizar IMPORTRANGE para importar datos de ventas de múltiples hojas de cálculo a un informe general de ventas para su posterior análisis. Personaliza las fórmulas y los enlaces para adaptarlos a tus datos y requisitos específicos.

Añade la fórmula IMPORTRANGE con el Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE

Prueba a la importación de datos de otras hojas de Excel en los editores ONLYOFFICE, da formato a los datos importados según tus necesidades, analízalos usando el formato condicional, tablas dinámicas y filtros, y utiliza el asistente de IA.

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