Cómo realizar un seguimiento de cambios en las hojas de Excel

Cuando trabajamos con hojas de cálculo, el seguimiento de cambios es crucial para garantizar que los datos sean precisos y la colaboración sea eficaz. Los cambios en una hoja de cálculo pueden ocurrir con frecuencia, especialmente en un entorno compartido donde varios usuarios están involucrados. Este artículo te guiará sobre cómo realizar el seguimiento de cambios en las hojas de Excel utilizando la suite ofimática ONLYOFFICE.

El editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE te permite mantener un enfoque constante de todo el equipo en el flujo de trabajo: compartir archivos y carpetas, colaborar en las hojas de cálculo en tiempo real, comunicarse directamente en el editor y dejar comentarios. El editor también dispone de una función de historial de versiones para realizar un seguimiento de cambios en las hojas de Excel.

Cómo funciona el seguimiento de cambios

En la versión online del Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE la función Seguimiento de cambios está activada de forma predeterminada. Esto significa que tan pronto como alguien edita el documento, cada cambio se rastrea automáticamente.

Cuando un usuario edita el documento, el sistema guarda estos cambios como nuevas versiones.

Una versión es un cambio importante e incluye todas las revisiones del archivo durante un periodo determinado. Cada sesión de edición se considera una nueva versión del archivo, es decir, se crea automáticamente una nueva versión del archivo y se muestra en el historial de versiones cuando finaliza la sesión de edición. Una sesión de edición termina cuando un usuario cierra el archivo (o cuando todos los usuarios que están editando el archivo lo cierran simultáneamente).

Al abrir el panel Historial de versiones, los cambios realizados por el autor de la versión seleccionada se marcarán con el color correspondiente.

Cómo realizar un seguimiento de cambios en ONLYOFFICE

Para ver todos los cambios realizados en esta hoja de cálculo, accede a la pestaña Colaboración de la barra de herramientas superior y selecciona Historial de versiones.

Verás la lista de versiones de esta hoja de cálculo con la indicación del autor de cada versión y la fecha y hora de creación.

Para saber exactamente qué cambios se han hecho en cada versión, puedes ver la que necesites haciendo clic en ella en la barra de herramientas de la izquierda.

Todos los cambios que un usuario haya realizado en esta versión se resaltarán con el color del círculo de su avatar.

Puedes usar el enlace Restaurar debajo de la versión/revisión seleccionada para restaurarla.

Puedes seguir y revisar los cambios en el Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE usando la función Historial de versiones, asegurando que tienes visibilidad completa y control sobre el desarrollo del documento.

Otros métodos para resaltar los cambios en ONLYOFFICE

Resaltado manual de cambios. Si prefieres resaltar los cambios manualmente, ONLYOFFICE te permite aplicar varias opciones de formato, como cambiar el color de la celda, o el color de la fuente. Este método es útil cuando necesitas más control sobre cómo se presentan los cambios o cuando quieres enfatizar actualizaciones específicas.

Comentarios. ONLYOFFICE te permite añadir comentarios a celdas específicas, que se pueden utilizar para anotar los cambios o proporcionar un contexto adicional para las actualizaciones. Los comentarios son útiles cuando colaboras con otras personas, ya que te permiten explicar por qué se ha realizado un cambio o solicitar comentarios al respecto. Esto garantiza que los demás miembros del equipo entiendan la lógica del cambio y puedan responder o realizar más ajustes si es necesario.

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