La fórmula GETPIVOTDATA: una guía sencilla

La función GETPIVOTDATA es una herramienta utilizada en aplicaciones de hojas de cálculo que permite a los usuarios extraer datos específicos de una tabla dinámica, haciendo que el análisis de datos y la elaboración de informes sean más precisos y dinámicos. En este artículo descubrirás qué es GETPIVOTDATA, su propósito y cómo funciona.

¿Qué es GETPIVOTDATA?

La función GETPIVOTDATA está diseñada para extraer datos de una tabla dinámica basándose en los nombres de campo y elemento especificados. Utilizando la función, puedes hacer referencia a puntos de datos precisos de una tabla dinámica, facilitando informes detallados y cálculos complejos que se actualizan dinámicamente a medida que cambian los datos subyacentes o la estructura de la tabla dinámica. Es es un ejemplo sencillo.

Imaginemos que tienes a tu disposición una enorme cantidad de datos sobre la exportación de un producto que tu empresa vende en todos los países del mundo.

Ahora se te pide que redactes un informe sobre las ventas que tienen lugar en un país concreto. Partiendo de la tabla dinámica que contiene toda la información, la función GETPIVOTDATA te permite extraer solo aquellos datos que necesitas insertar en el informe y, si es necesario, separarlos en una hoja de cálculo aparte. De este modo, la atención se centrará únicamente en la información necesaria.

La ventaja de la función es que actualizará automáticamente los datos extraídos cuando cambien los de la tabla original, lo que te ahorrará tiempo y esfuerzo.

En resumen, éstas son las razones por las que deberías utilizar la función GETPIVOTDATA:

Extracción precisa de datos: Las tablas dinámicas resumen datos, pero es difícil localizar datos específicos dentro de ellas. GETPIVOTDATA te permite extraer puntos de datos exactos basados en criterios (por ejemplo, extraer las ventas totales de un producto específico en una región concreta).

Informes dinámicos: Para los tableros o informes que utilizan datos específicos de una tabla dinámica, GETPIVOTDATA garantiza que los datos son precisos y se actualizan automáticamente si cambia la tabla dinámica.

Cálculos complejos: Si necesitas realizar más cálculos o análisis con los datos de la tabla dinámica, GETPIVOTDATA te ayuda a extraer los datos necesarios para utilizarlos en otras fórmulas, haciendo que tus cálculos sean más dinámicos.

Automatización y coherencia: GETPIVOTDATA mantiene la coherencia en la recuperación de datos. Si el diseño de la tabla dinámica cambia (como mover campos o añadir nuevos datos), GETPIVOTDATA sigue obteniendo los datos correctos, a diferencia de las referencias manuales a celdas que podrían causar errores.

Cómo utilizar GETPIVOTDATA

Después de explicar para qué sirve esta función, ahora vamos a ver en la práctica cómo usarla con la ayuda del editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE.

La fórmula tiene la siguiente sintaxis:

GETPIVOTDATA(data_field, pivot_table, [field], [item], …)

Analicemos ahora los argumentos de la fórmula:

data_field establece el nombre del campo de la tabla dinámica que contiene los datos requeridos. El argumento debe ir entre comillas.

pivot_table se utiliza para determinar qué tabla dinámica contiene los datos requeridos. Puede referirse a cualquier celda, rango de celdas o rango de celdas con nombre dentro de la tabla dinámica.

field/item son pares de nombres de campo y nombres de elemento que pueden utilizarse para describir los datos requeridos.

Ejemplo de uso

Analizaremos un ejemplo sencillo que te ayudará a entender cómo utilizar la función.

En primer lugar, debes extraer los datos que necesitas utilizar en una tabla dinámica. Si no sabes cómo crear una, te sugerimos que leas este artículo.

Como puedes ver en la tabla, hemos decidido separar los datos de ventas de las regiones Norte y Sur en la tabla dinámica.

Ahora, con ayuda de la función GETPIVOTDATA, devolveremos los datos de ventas de aceite de oliva en la región Norte.

Utilizaremos la fórmula anterior y la adaptaremos a nuestras necesidades:

Utilizamos la fórmula =GETPIVOTDATA(“Sum of North”,$A$9,”Product”,”Olive Oil”), y así es como la configuramos:

“Sum of North” es el campo de la tabla dinámica que contiene los datos requeridos.

$A$9 es una celda aleatoria dentro de la tabla dinámica. Esto sólo funciona como referencia, y en nuestro caso, podemos elegir cualquier celda del rango que va de A9 a C14.

“Product” es el nombre del campo para las etiquetas de las filas en la tabla original.

“Olive Oil” es el elemento que elegimos dentro del campo “Product”.

Hemos obtenido el resultado que hemos indicado en la fórmula. Pero veamos ahora qué ocurre si cambian los datos de la tabla original.

Hemos sustituido el valor 7000 por el valor 15000 en la tabla original. Ahora lo que tenemos que hacer es pulsar con el botón derecho del ratón sobre cualquier punto de la tabla dinámica y seleccionar Actualizar.

De esta forma, el valor se actualizó tanto en la tabla dinámica como en la celda donde utilizamos la fórmula GETPIVOTDATA.

Como hemos dicho, la función es especialmente útil si quieres escribir un informe en el que solo se muestren algunos datos concretos y seleccionados. Entonces, ¿qué debemos hacer si queremos informar del resultado en otra hoja del mismo documento?

Es muy fácil, simplemente añade una nueva hoja en el documento, o abre una ya existente. Selecciona la celda en la que quieres que se muestre el resultado y repite la fórmula como antes, pero especificando la hoja de origen antes de la referencia a la celda. En nuestro caso, la tabla dinámica está en sheet1.

=GETPIVOTDATA(“Sum of North”,Sheet1!$A$9,”Product”,”Olive Oil”)

Y aquí tienes el resultado en la hoja requerida.

Ahora que ya sabes utilizar esta fórmula, analizar tus datos y redactar informes te resultará mucho más fácil y rápido. ¡Pruébalo tú mismo!

Si necesitas un editor de hojas de cálculo potente, puedes crear tu cuenta de ONLYOFFICE Docs gratis ahora mismo y probar las capacidades de todos los otros editores dentro de la suite:

EMPEZAR ONLINE      APP DE ESCRITORIO