ONLYOFFICE DocSpace cumple 1 año: un informe retrospectivo

Hace un año, lanzamos la primera versión de ONLYOFFICE DocSpace, nuestra plataforma de colaboración documental basada en salas. Vamos a echar un vistazo a cómo nació este producto de software, cómo ha cambiado y qué ha hecho nuestro equipo para mejorar su funcionalidad y usabilidad en los últimos 12 meses.

Concepto de ONLYOFFICE DocSpace

Cuando nuestro equipo empezó a desarrollar ONLYOFFICE DocSpace, queríamos ofrecer un nuevo concepto de trabajo con archivos ofimáticos que permitiera a los usuarios ahorrar tiempo y mejorar la colaboración documental con personas ajenas a su equipo u organización, por ejemplo, clientes, socios, contratistas, patrocinadores, etc., dentro de una única plataforma que pudiera integrarse en cualquier interfaz web lista para usar si fuera necesario.

La idea clave era proporcionar a nuestros usuarios un conjunto completo de herramientas para agilizar los procesos de colaboración, garantizar la seguridad de los datos e impulsar la productividad, lo que la convierte en la opción perfecta para sus necesidades de colaboración documental.

En cuanto al precio, el concepto de ONLYOFFICE DocSpace implica un número ilimitado de usuarios gratis, que no es lo que suelen ofrecer las plataformas populares de colaboración documental. Si utilizas la versión de pago de DocSpace, deberás pagar únicamente por el número de administradores que necesites para gestionar eficazmente tu equipo.

¿Hemos conseguido hacer realidad el concepto de DocSpace? ¡Vamos a descubrirlo juntos!

Historia de ONLYOFFICE DocSpace: origen

La historia de ONLYOFFICE DocSpace comenzó en 2021 cuando nuestro equipo empezó a renovar nuestra plataforma de productividad con el propósito de crear ONLYOFFICE App Server, una plataforma de arquitectura de microservicios que debía aportar capacidades de escalado infinitas.

Como resultado, lanzamos una versión actualizada de ONLYOFFICE Personal, una oficina online para documentos, hojas de cálculo y presentaciones, que se basaba en la tecnología de App Server. La nueva versión de Personal era más rápida, potente y estable, y funcionaba sin problemas tanto en el entorno web como en el móvil.

Cuando la tecnología necesaria estuvo lista y demostró su fiabilidad en la práctica, el siguiente paso fue el lanzamiento de la primera versión de DocSpace.

Historia de ONLYOFFICE DocSpace: versiones principales

Hasta ahora se han publicado varias versiones de DocSpace, cada una de ellas con sus propias características y mejoras. Vamos a resumir rápidamente las principales cosas que necesitas saber.

ONLYOFFICE DocSpace v1.0

La primera versión de ONLYOFFICE DocSpace se lanzó en abril de 2023. Permitía a los usuarios crear salas de colaboración para la coautoría en tiempo real y salas personalizadas con configuraciones individuales para cualquier propósito. En DocSpace, era posible invitar a otras personas y darles permisos de acceso flexibles, como espectador, comentador, revisor, rellenador de formularios, editor, usuario avanzado y administrador de sala, para una colaboración más cómoda en cualquier contenido, incluidos archivos ofimáticos, PDF, libros digitales y archivos multimedia.

ONLYOFFICE DocSpace autoalojado

Inicialmente, ONLYOFFICE DocSpace solo estaba disponible en la nube. La versión autoalojada de la plataforma apareció unos meses más tarde ofreciendo las mismas funciones de colaboración documental para los usuarios que buscan privacidad de los datos. La implementación local es posible tanto para servidores Linux como Windows.

ONLYOFFICE DocSpace v2.0

El siguiente lanzamiento importante fue ONLYOFFICE DocSpace v2.0 en diciembre de 2023. La versión actualizada ofrecía un montón de nuevas características y mejoras en toda la plataforma, incluyendo un nuevo tipo de sala para compartir públicamente, gestión de salas mejorada, plugins para funcionalidades adicionales, una página de perfil más intuitiva, reasignación de datos, más teclas de acceso rápido, herramientas ampliadas para desarrolladores y mucho más.

ONLYOFFICE DocSpace v2.5

La última versión es ONLYOFFICE DocSpace v2.5 lanzada en abril de 2024, un año después de la primera versión. La versión actualizada de ONLYOFFICE DocSpace ofrece algunas mejoras realmente útiles, incluyendo almacenamiento de terceros para salas públicas, grupos de usuarios, cuotas de almacenamiento y estadísticas, ajustes preestablecidos para la incrustación de DocSpace, importación de datos de ONLYOFFICE Workspace y Google Workspace, gestión de múltiples espacios y otras mejoras.

Nuevas funciones de edición de documentos

Los editores ONLYOFFICE son una parte integral de la plataforma DocSpace. Este es un resumen rápido de todos los lanzamientos importantes y nuevas funciones disponibles en ONLYOFFICE DocSpace:

• Herramientas de dibujo, gráficos de araña, combinación de documentos, guardar objetos como imágenes y un plugin ChatGPT actualizado en la versión 7.4;
• Editor de PDF, separación automática de sílabas, tablas dinámicas mejoradas, transiciones Transformación y lectores de pantalla en la versión 7.5;
• Formularios PDF rellenables, texto bidireccional y la interfaz RTL, Asistentes de gráficos y Buscar objetivo en hojas, avatares de usuario e interfaz de usuario actualizada para los plugins en la versión 8.0.

Ve este vídeo para aprender a utilizar la última versión de los editores en línea ONLYOFFICE en tu DocSpace:

Opciones de integración

Cuando trabajamos en el concepto de ONLYOFFICE DocSpace, fue diseñado como un producto de software para la integración, inicialmente para aquellas plataformas que no tenían su propio almacenamiento para archivos ofimáticos. Por eso, desde la primera versión, ONLYOFFICE DocSpace ofrece API abierta y herramientas especiales para desarrolladores. Utilizando esta funcionalidad, es posible integrar la plataforma en una aplicación de una sola página (SPA) o en cualquier otra plataforma basada en web.

Los escenarios más comunes de integración de DocSpace incluyen:

1. Integración de salas independientes. En este caso, puedes incrustar salas de DocSpace en tu aplicación web para que sus contenidos estén disponibles para los usuarios, permitiéndoles ver y descargar archivos sin tener que registrar una cuenta de DocSpace.
2. Integración de toda la plataforma DocSpace. Este escenario implica que DocSpace se utiliza para almacenar, editar y ser coautor de archivos ofimáticos dentro de la interfaz de una aplicación basada en web.
3. Integración de servicios y herramientas de terceros en DocSpace. Puedes crear un plugin que permita integrar un servicio o una app en la plataforma para acceder a nuevas funcionalidades.

Lee la documentación oficial de la API para aprender cómo integrar ONLYOFFICE DocSpace según uno de los escenarios arriba.

Nuestro equipo tiene conectores y plugins listos para usar para demostrar las capacidades de integración de ONLYOFFICE DocSpace. Vamos a echar un vistazo rápido a ellos.

Integración de la plataforma DocSpace: Zoom

La aplicación DocSpace para Zoom, permite a los usuarios de Zoom editar y ser coautores de archivos ofimáticos en reuniones virtuales utilizando las funciones y herramientas de ONLYOFFICE DocSpace. La aplicación para Zoom es gratuita y está disponible en Zoom App Marketplace.

Ojo: Si te registras antes del 1 de agosto de 2024, obtendrás acceso a las siguientes ventajas que serán válidas durante 6 meses a partir de la fecha de registro:

• 100 usuarios administradores;
• 100 salas;
• 100 GB de espacio de almacenamiento.

Pronto estará disponible una nueva versión de la aplicación DocSpace para Zoom. ¡Sigue atento!

Integración de salas y carpetas de DocSpace: WordPress y Drupal

Otro logro de integración de nuestro equipo fue el lanzamiento de los conectores ONLYOFFICE DocSpace para WordPress y Drupal en marzo de 2024. Ambos conectores fueron diseñados para mejorar la accesibilidad a los archivos ofimáticos para los visitantes de sitios web.

Mediante las aplicaciones de integración de ONLYOFFICE DocSpace, los administradores de Drupal y WordPress pueden incrustar salas y carpetas de DocSpace con contenido y archivos ofimáticos en páginas web, lo que permite a los usuarios acceder cómodamente a los documentos e interactuar con ellos sin necesidad de descargarlos. También pueden almacenar, editar y colaborar en documentos dentro de su plataforma.

Integración de herramientas de terceros: plugins

Los plugins de DocSpace están pensados para mejorar la funcionalidad de la plataforma habilitando nuevas funciones y herramientas. En la actualidad, existen cuatro plugins de DocSpace:

• Draw.io para crear, editar e insertar diagramas y organigramas de aspecto profesional;
• Markdown para ver, crear y editar archivos .md;
• Convertidor de PDF para convertir documentos, hojas, diapositivas y formularios a PDF;
• Voz a texto para convertir voz de archivos de audio y vídeo en texto.

Los plugins de DocSpace pueden ser habilitados por los administradores y el propietario de la plataforma. Una vez activados, están disponibles para todos los usuarios de DocSpace.

Integración universal: Zapier (modo beta)

Para facilitar la integración con otros sistemas, nuestro equipo ha lanzado una nueva aplicación de integración de DocSpace para Zapier. Usándola, puedes automatizar fácilmente tus tareas empresariales usando Zaps para ONLYOFFICE DocSpace y varias aplicaciones como Zoom, Slack, OneDrive, HubSpot, etc. ¡Sigue atento y aprende más sobre ejemplos listos para usar en nuestro blog!

Agradecimiento de los usuarios

Actualmente, hay más de 2,5 millones de usuarios de DocSpace en todo el mundo. La plataforma ha conseguido ganarse la confianza de un amplio público. Uno de los ejemplos más llamativos es Kinderhaus Berlin – Mark Brandenburg e.V. (el Hogar Infantil de Berlín), una organización pública de la región de Berlín, Alemania. La organización instaló ONLYOFFICE DocSpace Server para ayudar a sus empleados a ahorrar su tiempo y organizar flujos de trabajo documentales eficaces. Lee la historia completa para obtener más información.

Así es como los usuarios califican DocSpace en algunos mercados y catálogos de software populares:

• 4 de 5 estrellas en Capterra, Software Advice y GetApp;
• 4,8 de 5 estrellas en G2;
• 9 de 10 en Tekpon.

Este es un comentario escrito por un usuario de DocSpace en G2:

ONLYOFFICE DocSpace es uno de los software de documentación más fáciles de usar. Con la ayuda de ONLYOFFICE DocSpace uno puede trabajar con cualquier tipo de contenido como PPT, documento de texto, hoja de cálculo, pdf. OnlyOffice Docspace también tiene una buena integración con Zoom y draw.io. El servicio de atención al cliente es muy bueno. ONLYOFFICE DocSpace es fácil de implementar en nuestra organización, y yo soy un usuario frecuente de DocSpace.

¿Tienes algo que decir acerca de ONLYOFFICE DocSpace? Comparte tu opinión dejando un comentario en una de las plataformas de arriba.

ONLYOFFICE DocSpace en la prensa

No solo los usuarios, sino también escritores y autores profesionales expresaron sus opiniones sobre ONLYOFFICE DocSpace. Lee estas reseñas escritas por publicaciones online y sitios web populares:

• MUO;
• Beebom;
• Tech Times;
• Tech Advisor;
• Make Tech Easier;
• El Grupo Informático (en español);
• Revista Cloud Computing (en español);
• Muylinux (en español);
• t3n (en alemán).

ONLYOFFICE DocSpace resumido en cifras

Las cifras dicen más que las palabras. Echa un vistazo a esta infografía para conocer algunos datos interesantes sobre ONLYOFFICE DocSpace en 2023 y 2024:

En el primer año se han creado casi 100.000 DocSpaces con más de 2,5 millones de usuarios de todo el mundo. Curiosamente, el 30% de ellos proceden de Europa, y los idiomas más populares son el inglés, el chino y el francés.

En cuanto a las salas de DocSpace, el tipo más popular son las salas de colaboración, que se crean con mayor frecuencia. El tipo menos popular son las salas públicas, y esto no es una sorpresa. Este tipo de sala apareció no hace mucho.

Siempre puedes compartir tu opinión en los comentarios o enviarnos un tweet a @only_office. ¿Quieres contribuir a nuestro proyecto? Descubre cómo hacerlo en nuestro sitio web.

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