Conector ONLYOFFICE v9.1 para Nextcloud está disponible con permisos de acceso avanzados y más herramientas para mejorar la colaboración documental

Es un placer anunciar el lanzamiento de la última versión 9.1 de la aplicación de integración ONLYOFFICE para Nextcloud. Repleta de nuevas características y mejoras, como derechos de acceso avanzados, nuevas opciones para agilizar la edición de documentos y otras actualizaciones, promete mejorar tu experiencia de colaboración en equipo. Vamos a echar un vistazo a las novedades.

Mejora de la colaboración documental

Creado con la colaboración documental en mente, nuestra nueva versión del conector ONLYOFFICE se centra principalmente en la mejora de la edición colaborativa de documentos y la simplificación de los flujos de trabajo. Con esta actualización, hemos añadido nuevas funciones para que tu trabajo con archivos ofimáticos sea aún más eficaz, garantizando un trabajo en equipo sin fisuras. Vamos a descubrir todas las nuevas opciones.

Permisos avanzados de documentos para compartir públicamente y Nextcloud Talk

Añadidos previamente con la versión 7.4 del conector, los permisos de acceso avanzados están ahora disponibles para los archivos creados dentro de la aplicación Nextcloud Talk y los archivos con acceso público. Esta es la lista de tipos avanzados de derechos de acceso, disponibles adicionalmente al acceso estándar Completo/Solo lectura:

Revisión. Habilita el Seguimiento de cambios y permite a los usuarios con acceso de Solo lectura sugerir alteraciones en el documento sin modificar directamente el contenido. Este permiso es exclusivo para documentos de texto.

Comentarios. Permite a los usuarios con acceso de “Sólo lectura” dejar comentarios y mencionar a otros usuarios en la sección de comentarios. Este permiso se aplica tanto a documentos como a hojas de cálculo.

Filtrado personalizado. Cuando se concede a un usuario acceso total a una hoja de cálculo, está disponible la opción de desactivar el filtrado de la versión del autor, permitiendo únicamente el filtrado personalizado en modo personal.

Dónde encontrar: Accede a todos los archivos -> Haz click en el botón de configuración y elige Abrir detalles -> Haz click en Proporcionar permisos avanzados de documentos usando ONLYOFFICE Docs -> Elige entre Revisión/Comentarios/ o Filtrado

Formularios PDF rellenables

El relleno de archivos PDF lanzado en la versión 8.0 de ONLYOFFICE Docs está ahora disponible también para la aplicación de integración, ofreciendo a los equipos una forma eficiente y organizada de recopilar y supervisar la información. Además, los formularios digitales ofrecen una mayor accesibilidad, permitiendo a los empleados rellenarlos desde cualquier lugar utilizando ordenadores de escritorio o dispositivos móviles.

Para crear formularios PDF personalizables, utiliza las plantillas DOCXF, que permiten insertar diversos tipos de campos y realizar ajustes flexibles para adaptar el aspecto del formulario. De forma similar a la edición de un documento estándar, puedes manipular el texto con varias opciones de estilo y formato, fomentando una colaboración fluida entre los miembros del equipo en la creación de formularios.

Dónde encontrar: Accede al menú Archivos -> Pulsa el botón Nuevo -> Elige Nuevo formulario PDF -> Pulsa sobre Documento en blanco o Desde texto

Por favor, ten en cuenta que cuando trabajes con archivos PDF, tienes la posibilidad de añadir anotaciones, incluyendo resaltado de texto, subrayado y tachado, así como rellenado de formularios, comentarios y dibujos directamente dentro del Editor PDF, añadido a nuestra suite de editores para mejorar la experiencia de edición de documentos.

Combinación de documentos desde el almacenamiento

La combinación de documentos suele referirse al proceso de fusionar o integrar varios documentos independientes en un único archivo cohesionado.

Imagina un equipo de marketing que trabaja en la campaña de lanzamiento de un nuevo producto. Cada miembro del equipo es responsable de redactar diferentes secciones del plan de campaña, como el estudio de mercado, las estrategias publicitarias, la difusión en redes sociales y la asignación presupuestaria. Cada sección se guarda como un párrafo de texto independiente en un documento en línea.

Ahora, gracias a una nueva opción del conector, puedes combinar archivos de tu instancia con archivos creados previamente situados en el almacenamiento. Así, nuestro jefe de equipo puede combinar fácilmente su borrador desde el almacenamiento con una campaña de marketing creada como resultado de una sesión de intercambio de ideas en línea. Esta función te permite revisar y editar todo el documento en un solo lugar, garantizando la consistencia, la coherencia y la integridad.

Dónde encontrar: Accede a la pestaña Colaboración -> Encuentra la opción Combinar -> Elige Documento desde almacenamiento

Soporte para avatares de usuario

La colaboración con los miembros de tu equipo se vuelve más interactiva con la nueva opción de avatares de usuario disponibles para los comentarios. Esta última mejora añade un toque personalizado a tus sugerencias en los documentos, por ejemplo, facilitando que los compañeros identifiquen las contribuciones de los demás.

Al subir una foto a tu perfil de usuario de Nextcloud, no solo personalizas tus interacciones, sino que también fomentas una experiencia de colaboración interna más evidente y fluida.

Dónde encontrar: Haz clic en el icono del usuario en la esquina superior derecha -> Haz clic en Configuración personal -> Foto de perfil

Visor offline para documentos compartidos

El visor offline permite compartir documentos en su estado actual para usuarios externos con acceso público, permitiendo al mismo tiempo seguir editándolos sin revelar las modificaciones a los espectadores.

Por ejemplo, compartir las políticas con los nuevos empleados es un procedimiento estándar, pero los niveles de permiso pueden variar en función de las políticas. El visor offline permite el acceso público a los documentos para los nuevos empleados, mientras que la edición colaborativa de documentos con cambios confidenciales visibles para los miembros autorizados del equipo garantiza la actualización segura de las políticas. Esto agiliza la gestión de las políticas, mejorando la eficacia y la transparencia.

Dónde encontrar: Aplica el uso compartido público desde el menú Archivo o directamente desde la interfaz del editor.

Novedades para la colaboración en hojas de cálculo

Acceso en rangos protegidos

Ahora, al activar la opción de “rango protegido” dentro de una hoja de cálculo, puedes elegir entre otros miembros del equipo, a quién te gustaría conceder acceso con varios tipos de permisos, como ver, editar, comentar, y otros. O incluso puedes bloquear este rango de contenido de la tabla, para que nadie pueda aplicar ningún cambio.

Donde encontrar: Accede a la pestaña Protección -> Haz click en Proteger rango -> Haz click en Editar para añadir otro usuario y pulsa OK

Enlaces externos a las celdas

La última actualización introduce nuevas funciones en el editor de hojas de cálculo, que permiten a los usuarios hacer referencia a datos de sesiones de coedición, abrir una fuente de datos de referencia y cambiar la fuente de datos de referencia. Vamos a conocer más detalles.

En el Editor de hojas de cálculo, los usuarios pueden ahora crear enlaces externos a celdas o rangos de celdas en otros libros de trabajo dentro de la misma instancia. Estos enlaces facilitan el intercambio de datos entre libros de trabajo. Para añadir un enlace externo, puedes copiar datos del libro de trabajo de origen y pegarlos en el libro de trabajo de destino mediante la opción “Pegar enlace”.

Una vez vinculados los libros de trabajo, puedes elegir entre estas nuevas opciones:

• Actualizar valores para garantizar la sincronización perfecta de los datos en la segunda tabla, reflejando cualquier cambio realizado en el origen.
• Cambiar origen que ofrece flexibilidad al permitir a los usuarios modificar el origen de la recuperación de datos, simplificando procesos como la incorporación de nuevos datos sin alterar las conexiones existentes.
• Abrir origen que proporciona acceso instantáneo para editar o visualizar el archivo del que proceden los datos, facilitando una colaboración eficaz.
• Romper enlace que corta las conexiones entre libros de trabajo cuando ya no son necesarias, optimizando la gestión de datos y la integridad del flujo de trabajo.

Esta funcionalidad mejora la integración de datos y agiliza la eficacia de la edición colaborativa en entornos basados en datos.

Dónde encontrar: Inserta un enlace a un rango de datos en tu hoja de cálculo -> Ve a la pestaña Datos de la barra de herramientas superior -> Haz clic en Enlaces externos para modificarlos.

Otras correcciones y mejoras

También hay cambios menores y correcciones disponibles para el conector recién lanzado como:

• Desactivación de la comprobación de conexión que realiza una comprobación diaria en segundo plano para garantizar la conectividad con el Servidor de documentos
• Nuevas plantillas de archivos vacíos en árabe y serbio
• Lista actualizada de formatos compatibles (djvu, dot, dotm, fb2, fodt, htm, mht, mhtml, oxps, stw, sxw, wps, xml, xps, fods, sxc, xlsb, pot, sxi)
• Ajustado el tamaño del editor para móviles

Y otras correcciones y ajustes. Puedes encontrarlos todos en GitHub.

Ojo: Nextcloud v25 ya no es compatible.

Conecta ONLYOFFICE Docs con la aplicación de integración actualizada

Con estas novedades, el conector ONLYOFFICE para Nextcloud sigue mejorando tu experiencia colaborativa, ofreciendo mayor flexibilidad, seguridad y eficiencia. Encuentre la versión más reciente del conector ya disponible en el marketplace de Nextcloud:

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