PDF vs PDF/A: sus diferencias y formas de conversión

El formato PDF/A es una versión del más conocido PDF. Aunque los dos formatos se utilizan prácticamente de la misma manera, los archivos PDF/A tienen características que hacen que el uso de esta variante sea preferible en algunos casos concretos. Lee este artículo para descubrir en qué se diferencian ambos formatos, para qué se utilizan y cómo crear y convertir de y a PDF/A.

PDF y PDF/A (que significan respectivamente Portable Document Format y Portable Document Format Archive) son formatos de archivo desarrollados para garantizar que los documentos aparezcan de la misma forma en que fueron creados, independientemente del software o hardware utilizados.

Mientras que PDF fue presentado por Adobe en 1993, el formato PDF/A, más reciente, se creó en 2005, después de que la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM), la Asociación Nacional de Equipos de Impresión (NPES) y el órgano administrativo del Tribunal de EE.UU. pidieran la creación de un formato estandarizado para los documentos destinados a ser almacenados electrónicamente.

La principal diferencia entre ambos formatos radica en sus componentes: mientras que los archivos PDF estándar pueden incluir elementos como fuentes externas, referencias externas, multimedia y otros objetos que podrían cambiar con el tiempo, los PDF/A no, lo que convierte a este formato en la opción ideal para documentos destinados a permanecer inalterados durante muchos años.

¿Para qué se utilizan los archivos PDF/A?

La idea detrás de PDF/A es poder acceder a los documentos con la tecnología futura a medida que ésta se desarrolle. Este formato puede parecer muy específico para ti, pero hay varios casos que requieren precisamente este tipo de archivo. Vamos a echar un vistazo a algunos ejemplos.

Documentos jurídicos: Las instituciones jurídicas suelen requerir la conservación a largo plazo de documentos como contratos, actas judiciales y acuerdos. PDF/A garantiza que estos documentos sigan siendo auténticos y accesibles a lo largo del tiempo, independientemente de los cambios tecnológicos.

Registros gubernamentales: Los organismos públicos suelen archivar documentos como documentos normativos, permisos y registros históricos. Este formato estandarizado puede preservar los documentos, garantizando su integridad y accesibilidad para las generaciones futuras.

Historiales médicos: Los profesionales del sector sanitario necesitan mantener registros precisos y accesibles de la información de los pacientes, historiales médicos e informes de diagnóstico. Gracias a PDF/A, estos documentos críticos pueden cumplir los requisitos normativos y conservarse.

Archivos históricos y trabajos académicos: Las bibliotecas, museos e instituciones culturales a menudo digitalizan manuscritos históricos, mapas y fotografías para su conservación y acceso. PDF/A permite mantener réplicas digitales de materiales raros y frágiles, garantizando su disponibilidad para la investigación. También permite conservar intactos documentos de investigación, trabajos académicos y tesis. En la actualidad, algunas universidades e instituciones solo aceptan documentos y trabajos en formato PDF/A, ya que muestra con precisión caracteres especiales utilizados en fórmulas matemáticas, alfabetos de idiomas antiguos, etc.

Registros corporativos y gestión financiera: Las empresas necesitan archivar informes financieros, contratos, facturas y documentos internos con fines de cumplimiento, auditoría y referencia histórica. PDF/A facilita la conservación de estos documentos a largo plazo. El formato también permite incrustar firmas electrónicas.

Diferencias entre PDF/A y PDF

Acabamos de ver algunos casos que requieren el uso de un archivo PDF/A, pero ¿cómo funcionan estos archivos? ¿Cuáles son las características que diferencian este formato del PDF clásico?

Incrustación de fuentes: PDF/A requiere que las fuentes utilizadas en el documento estén incrustadas, lo que garantiza que el texto se mostrará correctamente incluso si las fuentes necesarias no están instaladas en el sistema que visualiza el documento. Las fuentes también deben poder incrustarse legalmente para una reproducción ilimitada y universal. Los archivos PDF normales pueden no requerir este requisito, lo que puede provocar problemas de visualización si estas fuentes no están disponibles.

Conservación de metadatos: PDF/A exige que los metadatos estén incrustados en el documento, lo que garantiza la conservación de la información esencial sobre el documento, como la autoría, la fecha de creación y el historial de modificaciones. Los archivos PDF clásicos no tienen que dar prioridad a la conservación de los metadatos, lo que podría provocar la pérdida de información importante con el paso del tiempo.

Gestión de colores: En PDF/As los espacios de color deben ser independientes del dispositivo, garantizando la reproducción exacta y predecible del color en diferentes dispositivos y plataformas. Los PDF pueden utilizar espacios de color dependientes del dispositivo, lo que puede dar lugar a incoherencias en la reproducción del color.

Incrustación de elementos multimedia: Mientras que los archivos PDF normales pueden incluir objetos multimedia, PDF/A restringe el uso de estos elementos como audio, vídeo, JavaScript y archivos ejecutables, centrándose en cambio en el contenido estático para garantizar una integridad de archivo coherente.

Algoritmo LZW ausente: LZW (Lempel-Ziv-Welch) es un algoritmo de compresión de datos sin pérdidas utilizado habitualmente en varios formatos de archivo, incluidas las primeras versiones del formato PDF. Su uso en PDF/A está prohibido debido a problemas relacionados con patentes, compatibilidad, fiabilidad y conservación a largo plazo. PDF/A exige el uso de métodos de compresión abiertos y estandarizados para garantizar la integridad, accesibilidad y longevidad de los documentos archivados.

Tipos de PDF/A

A lo largo de los años, han surgido diferentes tipos de PDF/A. Vamos a ver sus principales características y diferencias.

• PDF/A-1: También conocida como PDF/A Nivel A, esta versión basada en PDF 1.4 hace hincapié en la integridad visual y la conservación del contenido. Prohíbe características que puedan dificultar la conservación a largo plazo, como el cifrado, el audio y el vídeo.
• PDF/A-2: Ofrece una mayor flexibilidad al tiempo que mantiene el enfoque en la calidad de archivo. Permite también la presencia de capas, imágenes en formato JPEG2000 y firmas electrónicas avanzadas.
• PDF/A-3: Esta versión, también basada en PDF 1.7, permite incrustar cualquier formato de archivo (incluidos archivos que no sean PDF/A) dentro de un documento PDF/A, lo que la hace adecuada para archivar documentos con contenido no estándar o dinámico.

Formas de convertir de y a PDF/A

Puede que necesites tener más control sobre el archivo PDF/A y, por tanto, quieras convertirlo en un simple PDF o documento de texto. También es posible que quieras convertir un archivo existente a PDF/A o crear uno desde cero.

Cuando se trata de este formato de archivo en particular, la conversión no siempre es algo fácil e inmediato, pero por suerte existen algunos instrumentos y trucos que pueden ayudarnos con esta tarea. Vamos a echar un vistazo.

Convertir PDF a PDF/A

Acrobat

Si trabajas en Acrobat, una vez que hayas creado o abierto tu PDF, solo tienes que seguir estos sencillos pasos:

1. Selecciona Herramientas y, a continuación, haz clic en Estándares PDF;
2. Haz clic en Guardar como PDF/A;
3. Elige dónde quieres guardar el archivo PDF/A.

Este método es muy rápido y sencillo, pero solo está disponible con una suscripción de pago a Acrobat Pro.

FreePDFConvert.com

Este sitio web ofrece un sencillo convertidor de PDF a PDF/A:

1. Sube tu archivo;
2. Selecciona el tipo de PDF/A que necesitas;
3. Haz clic en Convertir y descarga tu archivo una vez esté listo.

ONLYOFFICE Desktop Editors

A diferencia de convertidores online y Acrobat, donde para obtener un archivo PDF/A primero es necesario crear un PDF normal, la app ONLYOFFICE Desktop Editors permite crear un documento PDF/A a partir de un documento de texto, ahorrando así un paso.

Haz clic en la pestaña Archivo y luego en Guardar como.

En la ventana que se acaba de abrir elige Documento Portátil / A (*.pdf) y guárdalo.

¡Tu documento está listo para ser compartido o archivado!

Convertir PDF/A a PDF

Acrobat

Acrobat ofrece dos métodos diferentes para convertir un PDF/A en un PDF.

1. Al abrir un PDF/A, se te ofrecerá la posibilidad de modificarlo. El botón “Activar modificaciones” aparecerá en la parte superior de la página. Haz clic en el botón. Acrobat te advertirá con un mensaje que, una vez modificado, el documento dejará de ajustarse al formato PDF/A. Haz clic en OK. Puedes hacer lo mismo haciendo clic en Preferencias en la pestaña Menú, -> Documentos -> establecer “ver en modo PDF/A” en “nunca”.
2. En el menú avanzado, haz clic en Revisión previa -> Perfiles -> Conformidad PDF/A -> Eliminar información PDF/A.

Ten en cuenta que, una vez convertido tu archivo en Acrobat, necesitarás una suscripción Premium para editarlo.

MiniTool PDF Editor

Si quieres trabajar sin conexión directamente en tu ordenador, puedes descargar MiniTool PDF Editor. Este programa ofrece muchas funciones, incluida la conversión de PDF/A a PDF.

Una vez instalado, selecciona la función “PDF/A a PDF” que aparece en el panel izquierdo y, a continuación, haz clic en Añadir archivos para abrir la ventana del explorador de archivos y selecciona el archivo que deseas convertir. Ahora selecciona Abrir. Haz clic en el botón Inicio o en el icono de inicio en Opciones. Ahora ya puedes convertir PDF/A a PDF con éxito. La misma función se muestra en la barra lateral izquierda o en la barra de herramientas de la parte superior.

Puedes probar la versión de prueba gratuita de MiniTool PDF Editor, pero si quieres seguir utilizando sus funciones se te pedirá que compres una suscripción.

Convertidor de PDF ONLYOFFICE

Si buscas una herramienta gratuita, puedes usar el Convertidor de PDF ONLYOFFICE.

Haz clic en Seleccionar archivo y elige el documento que quieres convertir.

Ahora haz clic en Abrir y luego en Convertir.

¡Tu archivo .docx está listo! Simplemente haz clic en Descargar, no hay necesidad de pagar por una suscripción. Ahora puedes editar el documento en ONLYOFFICE Desktop Editors y si necesitas, puedes guardarlo como PDF.

Ahora ya sabes lo que es un PDF/A y puedes elegir trabajar con este formato para guardar y archivar documentos importantes durante muchos años.

Si quieres editar, convertir y compartir tus documentos, incluyendo PDFs, puedes descargar los editores ONLYOFFICE ahora mismo.

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