¿Qué es un archivo PDF?

PDF es uno de los formatos de archivo más utilizados y se creó para permitir compartir documentos y acceder a ellos manteniendo intacto su contenido. Lee este artículo para descubrir cómo abrir, crear, editar y convertir tu archivo PDF.

¿Cómo surgió el formato PDF?

PDF son las siglas de Portable Document Format (formato de documento portátil). Es un formato de archivo desarrollado por Adobe en los años 90 para presentar documentos, incluidos el formato de texto y las imágenes, de forma independiente del software de aplicación, el hardware y los sistemas operativos.

La idea de los PDF surgió de la necesidad de compartir documentos entre distintos sistemas informáticos sin perder el formato o el diseño del documento original. Antes de los PDF, compartir documentos entre distintos sistemas solía dar lugar a problemas de formato, ya que los distintos sistemas utilizaban fuentes y métodos de formato diferentes. Adobe desarrolló el formato PDF para resolver este problema con un formato universal.

Ventajas y desventajas del formato

Hay varias razones por las que alguien puede preferir los PDF a otros tipos de archivo:

• Compatibilidad universal: Los archivos PDF pueden abrirse y visualizarse en cualquier sistema, independientemente del software o hardware. Esto los convierte en un formato ideal para compartir documentos entre distintos sistemas.
• Conservación del formato: Los archivos PDF conservan el formato y el diseño del documento original, incluidos los tipos de fuente, las imágenes y los colores. Esto garantiza que el documento tenga el mismo aspecto en cualquier sistema.
• Seguridad: Los archivos PDF pueden cifrarse y protegerse con contraseña, lo que los convierte en un formato seguro para compartir documentos confidenciales.
• Elementos interactivos: Los archivos PDF pueden contener elementos interactivos, como hiperenlaces, botones y formularios, lo que los convierte en un formato versátil para una amplia gama de documentoss.
• Impresión: Los archivos PDF pueden imprimirse fácilmente, lo que los convierte en un formato práctico para los documentos que deben imprimirse.
• Firmas digitales: Los archivos PDF pueden firmarse digitalmente, lo que los convierte en un formato seguro para firmar documentos electrónicamente.

Aunque hay que tener en cuenta algunos inconvenientes de este formato:

Convertir documentos de PDF a otros formatos, como MS Word o texto sin formato, puede plantear problemas de formato. Los diseños intrincados, las fuentes y las imágenes pueden no reproducirse con precisión, lo que requiere ajustes manuales y consume un tiempo valioso.

La edición de PDF plantea un reto debido a que se centran en preservar el diseño y el formato originales. Esta conservación dificulta las modificaciones rápidas sin un software especializado, lo que provoca frustración y la necesidad de convertirlos previamente a un formato editable.

Pueden surgir problemas de compatibilidad cuando diferentes versiones de software interactúan con documentos PDF. Es posible que los lectores más antiguos no admitan las funciones más recientes de los PDF, lo que puede provocar problemas de visualización.

Extraer datos de los PDF, como tablas o formularios, no siempre es sencillo. Esta limitación restringe su utilidad para fines avanzados, y a menudo requiere la introducción manual de datos o herramientas de software adicionales para el procesamiento automatizado.

¿Cómo abrir un PDF?

Abrir un archivo PDF es muy fácil. Si ya has descargado el documento en tu PC, puedes decidir si abrirlo con un programa adecuado o visualizarlo en una página web, pero hoy en día la mayoría de los navegadores abren el archivo en una nueva ventana, por lo que no necesitas instalar ningún visor de PDF. Esto significa que si necesitas ver un archivo PDF encontrado en la web, no tendrás necesariamente que descargarlo a tu ordenador para poder verlo, lo que ahorra tiempo y espacio.

Sin embargo, si tu ordenador ya es bastante antiguo, puedes considerar la posibilidad de adquirir un lector de PDF. Adobe, el creador del formato PDF, ofrece el software nativo Acrobat Reader, que obviamente funciona espléndidamente con este formato, pero cuyas opciones adicionales son en su mayoría de pago.

Hay miles de otras opciones, siendo las más utilizadas SumatraPDF, LightPDF y Nuance PDF reader.

ONLYOFFICE ofrece un editor de PDF gratuito que te permite abrir y leer tus archivos, tanto online como offline: decide si quieres descargar el editor en tu PC o trabajar directamente en ONLYOFFICE DocSpace.

¿Cómo editar un PDF?

Como hemos dicho antes, los archivos PDF están pensados sobre todo para ser leídos y compartidos, pero a veces puede que necesites editar un archivo para rellenar formularios, firmar el documento, subrayar parte del texto, etc. Para ello, existen algunas soluciones que pueden ayudarte.

De nuevo, Adobe Acrobat puede realizar todas las tareas, pero el programa es bastante caro cuando se trata de comprar funciones adicionales.

Canva es otro sitio web popular, así como Sejda PDF editor y PDFgear.

El editor de PDF ONLYOFFICE es una alternativa válida que permite resaltar, subrayar y tachar texto, dejar comentarios y dibujar directamente en el PDF. En este editor también es posible rellenar formularios PDF ya preparados.

Creación desde cero

Crear un PDF es fácil y hay diferentes maneras de hacerlo, dependiendo del editor y del dispositivo que estés utilizando.

Vamos a ver un ejemplo con la ayuda del editor de documentos ONLYOFFICE.

La forma más fácil es guardar el documento como PDF haciendo clic en la pestaña Archivo -> Guardar como -> PDF.

El segundo método puede ser útil no solo cuando trabajas en los editores, sino también cuando quieres descargar un documento de Internet, y es el método de impresión.

En la pestaña Archivo hacemos clic en Imprimir y luego en Imprimir en PDF. Cuando estemos en un navegador, hacemos clic en el icono de la impresora y luego en Destino -> Guardar como PDF.

¿Cómo utilizar formularios rellenables en PDF?

Puede que quieras crear un formulario PDF para que la gente pueda rellenar su información para diferentes propósitos. ONLYOFFICE Docs ofrece un generador de formularios PDF que puede ayudarte a crearlos fácil y rápidamente. Vamos a ver cómo hacerlo.

En el editor, elige Crear nuevo formulario PDF.

Una vez abierto el documento, crea un diseño de texto del documento, luego añade el formulario rellenable que se encuentra en la barra de herramientas en la pestaña Formularios.

Una vez que hayas añadido un campo, verás las propiedades de los campos en la barra lateral derecha. Aquí puede ajustar los parámetros para determinar qué tipo de texto (o solamente dígitos) puede introducirse en los campos.

Cuando el documento esté listo, guárdalo como PDF. En la barra de herramientas encontrarás esta opción para facilitar el proceso.

Te invitamos a ver este vídeo sobre la última versión de ONLYOFFICE, en la que se ha añadido precisamente la función de la que acabamos de hablar.

¿Cómo convertir archivos PDF?

Como hemos visto con el ejemplo del Editor ONLYOFFICE, crear un archivo PDF a partir de un documento de texto es muy sencillo; basta con guardar el archivo en el formato deseado y listo. Sin embargo, hacer lo contrario, es decir, convertir un PDF en un documento de texto DOCX, no es un proceso inmediato, ya que los archivos PDF contienen elementos que pueden no permanecer intactos.

Existen herramientas especiales que permiten convertir PDF a DOCX sin riesgos y conservando el formato. Algunas de ellas son las nativas de Adobe Acrobat, PDFelement, Xodo y muchas otras.

Además del editor de PDF ya mencionado, ONLYOFFICE dispone de un convertidor online totalmente gratuito en el que podrás convertir documentos DOCX en PDF y viceversa.

¿Cómo proteger un PDF con contraseña?

Como hemos dicho al principio, los archivos PDF pueden cifrarse y protegerse con contraseña para mayor seguridad, una función extremadamente útil (y necesaria) para aquellas personas que deben compartir información confidencial y no quieren que caiga en malas manos. Una vez establecida la contraseña, tanto tú como la persona que reciba tu archivo podréis abrir el documento simplemente introduciendo este código.

Vamos a ver cómo proteger un PDF con contraseña utilizando ONLYOFFICE Desktop Editors.

En primer lugar, abre el archivo que deseas proteger.

A continuación, haz clic en Archivo -> Proteger -> Añadir contraseña.

Introduce la contraseña que desees, vuelve a introducirla en el campo inferior y haz clic en OK.

Has establecido la contraseña. La próxima vez que abras el archivo, se te pedirá que introduzcas el código. Si quieres, puedes cambiarla o borrarla en Archivo -> Proteger -> Cambiar contraseña/Borrar contraseña, pero antes tendrás que introducir la antigua. Si olvidas la contraseña, ya no podrás acceder al archivo.

Ahora ya sabes más sobre el formato PDF, qué es, cuándo y por qué usarlo y cómo crear uno. Si necesitas trabajar con este formato, puedes utilizar las herramientas proporcionadas por los editores ONLYOFFICE ahora mismo.

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