¿Qué es un archivo DOCX?

DOCX destaca como uno de los formatos más utilizados en el procesamiento de textos. Ha revolucionado la creación, el intercambio y la colaboración documental. Su versatilidad, compatibilidad y riqueza de funciones lo convierten en una herramienta indispensable para particulares, empresas y organizaciones. Lee nuestra guía para saber qué es un archivo DOCX y cómo crearlo y trabajar con él.

¿Por qué utilizar archivos DOCX?

DOCX es una extensión de archivo asociada principalmente a Microsoft Word. Representa documentos creados con Word y se ajusta al estándar Open XML, introducido por Microsoft en 2007 como formato abierto para documentos ofimáticos.

Desde su creación, el formato DOCX ha sido objeto de varias actualizaciones y mejoras.

Además, la aparición de soluciones basadas en la nube y plataformas para compartir documentos ha contribuido a la popularidad de los archivos DOCX. Microsoft OneDrive, Google Drive y Dropbox ofrecen una integración perfecta con los procesadores de texto, lo que permite a los usuarios crear, almacenar y compartir documentos DOCX online.

A medida que evolucione la tecnología, es probable que el formato DOCX siga evolucionando, adaptándose a las necesidades y preferencias cambiantes de los usuarios, ya se trate de capacidades de colaboración mejoradas, funciones de accesibilidad mejoradas o una mayor integración con tecnologías emergentes como la inteligencia artificial.

Ventajas y desventajas del formato

El formato de archivo DOCX, aunque es muy utilizado y apreciado por su versatilidad, tiene sus propias ventajas y desventajas.

Ventajas

+ Ricas opciones de formato: Los archivos DOCX admiten una amplia gama de funciones de formato, lo que permite a los usuarios crear documentos visualmente atractivos con fuentes, estilos, colores y diseños personalizados.

+ Compatibilidad entre plataformas: Los archivos DOCX son compatibles con múltiples aplicaciones de procesamiento de texto, incluyendo Microsoft Word, Google Docs, Editor de documentos ONLYOFFICE, LibreOffice Writer y más. Esta compatibilidad entre plataformas garantiza que los documentos se puedan compartir y editar sin problemas en diferentes dispositivos y entornos de software.

+ Funciones de seguridad: Los archivos DOCX ofrecen sólidas funciones de seguridad, como la protección mediante contraseña, el cifrado y las firmas digitales. Estas características ayudan a proteger la información confidencial y garantizar la integridad del documento, por lo que los archivos DOCX son adecuados para la gestión de documentos confidenciales tanto en entornos personales como profesionales.

+ Control de versiones y colaboración: Los archivos DOCX admiten funciones como el seguimiento de cambios, los comentarios y el historial de versiones, lo que facilita la colaboración entre varios autores o editores. Los usuarios pueden revisar, aceptar/rechazar ediciones y realizar un seguimiento de las revisiones del documento fácilmente, agilizando el proceso de redacción y edición en colaboración.

+ Accesibilidad: Los archivos DOCX pueden convertirse fácilmente a otros formatos, como PDF o HTML, lo que los hace accesibles a un público más amplio con diferentes preferencias de visualización o tecnologías de asistencia.

Desventajas

— Formato propietario: DOCX es un formato de archivo propietario que pertenece a Microsoft, lo que significa que la compatibilidad y funcionalidad completas pueden estar limitadas a Microsoft Word y otras aplicaciones con licencia.

— Posibilidad de errores de formato: Aunque DOCX ofrece numerosas opciones de formato, es posible que los diseños y estilos complejos no siempre se reproduzcan correctamente en las distintas aplicaciones de procesamiento de textos. Los usuarios pueden encontrar errores de formato o discrepancias al abrir archivos DOCX en software distinto de Microsoft Word.

— Archivos de gran tamaño: En ocasiones, los archivos DOCX pueden tener un tamaño mayor que otros formatos alternativos como el texto plano o el PDF. Esto puede suponer un problema a la hora de compartir documentos por correo electrónico o almacenarlos en un espacio de almacenamiento limitado, sobre todo en el caso de documentos con mucho formato o elementos incrustados.

— Accesibilidad limitada: Aunque los archivos DOCX pueden convertirse a formatos alternativos con fines de accesibilidad, el formato nativo puede plantear problemas a las personas con discapacidad que dependen de herramientas o software especializados para el uso de documentos. Garantizar la accesibilidad puede requerir esfuerzos o recursos adicionales por parte de los creadores de documentos.

Los mejores programas para trabajar con DOCX

Cuando se trata de trabajar con archivos DOCX, es necesario tener acceso a un software de procesamiento de textos fiable y repleto de funciones. Aquí tienes cinco de las mejores aplicaciones, incluidas algunas opciones muy conocidas y sus alternativas, que procesan documentos DOCX de forma perfecta.

1. Editor de documentos ONLYOFFICE

El Editor de Documentos ONLYOFFICE es un procesador de textos de código abierto que ofrece sólidas funciones para trabajar con archivos DOCX. Ofrece una interfaz fácil de usar, amplias opciones de formato y herramientas de colaboración como la coedición y los comentarios en tiempo real. ONLYOFFICE se integra con varios servicios de almacenamiento en la nube y admite múltiples formatos de archivo.

La funcionalidad puede ampliarse con servicios de terceros mediante plugins. De este modo, puedes traducir y editar textos con el Traductor de Google, DeepL, y LanguageTool, construir diagramas complejos con Draw.io, generar una bibliografía con Zotero o Mendeley, y dictar textos por voz con la Entrada de Voz. Trabajar con texto se hace más fácil con el asistente de IA basado en ChatGPT para generar texto, insertar imágenes y analizar palabras y frases.

ONLYOFFICE está disponible como aplicación de escritorio para Windows, macOS y Linux o en la nube con espacio de almacenamiento de archivos y funciones de colaboración:

APPS DE ESCRITORIO                 PROBAR EN LA NUBE

2. Microsoft Word

Microsoft Word es el estándar del sector para trabajar con archivos DOCX. Como parte del paquete Microsoft Office, Word ofrece un completo conjunto de herramientas para crear, editar y dar formato a los documentos. Con funciones como el seguimiento de cambios, los comentarios y la integración con otras aplicaciones de Office, Word es la opción preferida tanto de profesionales como de particulares.

Como editor nativo de archivos DOCX, Microsoft Word garantiza la máxima compatibilidad y fidelidad al abrir, editar y guardar documentos. Los usuarios pueden intercambiar con confianza archivos DOCX con sus colegas, clientes y socios, sabiendo que el formato y el contenido se mantendrán en las distintas plataformas y dispositivos.

3. Google Docs

Google Docs es una popular aplicación de procesamiento de textos basada en la nube que ofrece Google. Permite a los usuarios crear, editar y colaborar en documentos DOCX en tiempo real, directamente desde un navegador web. Es completamente gratis y proporciona a los usuarios funciones básicas de edición de texto. Google Docs cuenta con una serie de complementos que amplían las funciones del editor.

Google Docs ofrece una integración perfecta con Google Drive para facilitar el almacenamiento y el uso compartido.

4. WPS Office

WPS Office es una suite ofimática multiplataforma que incluye un procesador de textos compatible con archivos DOCX. Ofrece una interfaz de usuario familiar similar a Microsoft Word, junto con funciones como plantillas, corrección ortográfica y conversión a PDF. WPS Office proporciona una integración perfecta con los servicios de almacenamiento en la nube para facilitar la gestión y el intercambio de documentos.

WPS Office es compatible con el formato DOCX sin problemas, lo que garantiza la compatibilidad con los documentos creados en Microsoft Word. Los usuarios pueden abrir, editar y guardar archivos DOCX sin preocuparse por problemas de formato o pérdida de contenido, lo que lo convierte en una opción fiable para colaborar con usuarios de Word.

5. LibreOffice Writer

LibreOffice Writer es un procesador de textos de código abierto compatible con el formato DOCX, entre otros. Ofrece un completo conjunto de herramientas para crear y editar documentos, incluidas opciones avanzadas de formato, estilos y plantillas. LibreOffice Writer es compatible con múltiples sistemas operativos y constituye una alternativa rentable al software propietario.

¿Cómo abrir un archivo DOCX?

Abrir un archivo DOCX es muy sencillo, ya que puede hacerse utilizando varios métodos.

Aplicaciones de escritorio. Puedes abrir archivos DOCX en tu PC utilizando aplicaciones de escritorio como Microsoft Word u ONLYOFFICE Desktop Editors.

Basta con hacer doble clic en el archivo DOCX para abrirlo en la aplicación predeterminada.

Del mismo modo, puedes abrir ONLYOFFICE Desktop Editors y elegir el archivo DOCX a abrir haciendo clic en Abrir archivo local.

Editores online. Los editores online como Google Docs ofrecen una forma cómoda de abrir archivos DOCX sin instalar ningún software. Simplemente visita el sitio web del editor online, como Google Docs, e inicia sesión en tu cuenta. A continuación, carga el archivo DOCX en el editor y se abrirá en tu navegador web para editarlo.

Aplicaciones móviles. Las aplicaciones móviles ofrecen otra forma de abrir archivos DOCX sobre la marcha. Muchas aplicaciones ofimáticas, como Microsoft Word para móviles, Google Docs u ONLYOFFICE Documents para iOS y Android te permiten abrir y editar archivos DOCX directamente en tu smartphone o tableta. Basta con instalar la aplicación desde la tienda de aplicaciones, abrirla y navegar hasta el archivo DOCX para ver y editar su contenido.

¿Cómo editar un archivo DOCX?

Editar un archivo DOCX es similar a abrirlo. Una vez abierto el archivo en la aplicación de procesamiento de DOCX que prefieras, puedes hacer los cambios que necesites en el texto, el formato y otros elementos. La mayoría de las aplicaciones ofrecen herramientas de edición intuitivas, como opciones de formato de texto, corrección ortográfica y función de seguimiento de cambios para la edición colaborativa.

A continuación se indican algunos pasos para editar un archivo DOCX:

• Una vez abierto el archivo DOCX, puedes hacer clic directamente en el texto que quieras editar y empezar a escribir.
• Modifica el contenido del texto añadiendo, eliminando o reordenando párrafos, frases o palabras sueltas para reflejar los cambios deseados.
• Utiliza las opciones de formato disponibles en la aplicación de tratamiento de textos para personalizar el aspecto del texto.
• Saca el máximo partido a las funciones de corrección ortográfica y gramatical que ofrece la aplicación de procesamiento de textos.
• Cuando hayas terminado de editar el archivo DOCX, guarda los cambios para que se mantenga la versión actualizada.

Creación desde cero

Crear un archivo DOCX desde cero es un proceso que te permite empezar con un documento en blanco y crearlo para satisfacer tus necesidades.

Abre tu aplicación de procesamiento de textos e inicia un nuevo documento seleccionando Nuevo o Nuevo documento.

Una vez que hayas abierto un documento en blanco, puedes proceder a crearlo y editarlo como se ha descrito anteriormente.

¿Cómo convertir archivos DOCX?

La conversión de archivos DOCX a otros formatos o viceversa puede realizarse mediante diversos métodos, como convertidores online, software de escritorio y funciones integradas en las aplicaciones de procesamiento de textos.

La forma más sencilla de convertir un archivo DOCX es guardarlo en el formato que quieras justo después de terminar de editarlo. Este método no requiere la instalación ni el uso de aplicaciones adicionales.

Vamos a ver cómo hacerlo en el Editor de documentos ONLYOFFICE.

Una vez que tu archivo esté listo, haz clic en la pestaña Archivo -> Guardar como y elige la opción de la lista desplegable.

Si ya tienes un archivo listo que quieres convertir a otro formato, utiliza los convertidores online.

El Convertidor online de archivos de texto ONLYOFFICE es un ejemplo. Es una herramienta web fácil de usar diseñada para convertir documentos a varios formatos. Es compatible con más de 40 formatos de documentos, lo que te permite convertir archivos DOCX en ODT, TXT, PDF, EPUB, FB2, PNG, JPG, etc.

Todos los documentos que subas están cifrados y completamente seguros en línea. Una vez finalizada la conversión, tus documentos no se almacenan en el servidor.

Para iniciar una conversión, sigue estos pasos:

• Accede a la página del convertidor de archivos ONLYOFFICE.
• Sube el archivo a convertir o arrástralo y colócalo en el campo apropiado.
• Selecciona el formato de salida deseado de la lista desplegable.
• Marca la casilla CAPTCHA y haz clic en Convertir para empezar el proceso.
• Una vez completada la conversión, haz clic en Descargar para obtener tu archivo DOCX convertido.

CONVERTIR AHORA

¿Cómo proteger con contraseña un archivo DOCX?

Proteger con contraseña un archivo DOCX es una forma práctica y eficaz de proteger la información confidencial, controlar el acceso, evitar cambios no autorizados y mejorar la seguridad general de los documentos. Es una medida simple pero eficaz para garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad de documentos importantes en una variedad de contextos.

Vamos a proteger un archivo DOCX en el Editor de documentos ONLYOFFICE.

Abre tu DOCX. Accede a la pestaña Protección y haz clic en Cifrar. Establece una contraseña en el campo Contraseña y repítela en el campo Repetir contraseña debajo. Haz clic en el icono del ojo para mostrar u ocultar los caracteres de la contraseña al introducirla.

Ahora tendrás que introducir la contraseña cada vez que abras el archivo para editarlo. Si quieres colaborar en este documento, indica la palabra secreta a otros colaboradores. La contraseña puede cambiarse o eliminarse posteriormente.

Además, puedes proteger con contraseña tus documentos de texto y, al mismo tiempo, permitir solo determinadas acciones en el archivo: lectura, relleno de formularios, comentarios o seguimiento de cambios.

Accede a la pestaña Protección y haz clic en Proteger documento. Establece la contraseña, elige los permisos de acceso necesarios para el documento, siempre que la contraseña no haya sido introducida por el usuario: sin cambios, rellenar formularios, seguimiento de cambios, comentarios. Haz clic en Proteger.

Guarda la contraseña con cualquier gestor de contraseñas o memorízala, ya que es imposible recuperarla. Así, si olvidas o pierdes la contraseña, no podrás recuperarla ni restablecerla para abrir el archivo DOCX.

Conclusión

En conclusión, como formato ampliamente utilizado, DOCX ofrece una plataforma versátil para crear, compartir y almacenar contenidos textuales, enriquecida con capacidades de formato y compatibilidad con diversas aplicaciones de software. Desde los profesionales que redactan informes comerciales hasta los estudiantes que preparan trabajos de investigación, el formato DOCX es la piedra angular del flujo de trabajo documental actual.