¿Cómo proteger un PDF con contraseña?

Teniendo en cuenta el hecho de que PDF ha sido uno de los formatos más populares utilizados para compartir información durante décadas, la cuestión de cómo proteger el contenido de los archivos PDF sigue siendo siempre de vital importancia. Lee este artículo para aprender a proteger un PDF con contraseña con facilidad.

¿Por qué proteger los archivos PDF con contraseña?

Si trabajas a menudo con documentos electrónicos, puede que te preocupe la seguridad de tus datos, especialmente cuando se trata de trabajar con archivos PDF confidenciales.

Una de las formas más sencillas de garantizar la confidencialidad de tus archivos PDF es cifrarlos con una combinación fiable de distintos caracteres. Una vez establecida, una contraseña te permite almacenar tu archivo en cualquier dispositivo y compartirlo con otras personas. Si no conocen la contraseña, no podrán acceder a su contenido.

Por ejemplo, si alguien accede accidentalmente a tu PC o portátil o recibe por error un archivo PDF cifrado por correo electrónico, no podrá abrirlo sin introducir la combinación de caracteres requerida.

En resumen, la protección por contraseña es una función fiable que permite impedir el acceso no autorizado a información confidencial y garantizar el máximo nivel de seguridad de los datos. Vale la pena mencionar que no solo se pueden proteger con contraseña los archivos PDF. El mismo método también funciona para documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y presentaciones de PowerPoint.

¿Cómo proteger un PDF con contraseña en la práctica?

Para empezar, basta con tener un programa informático adecuado que pueda abrir archivos PDF y protegerlos con contraseñas. Una de las mejores aplicaciones para este fin es ONLYOFFICE Desktop Editors, una suite ofimática gratuita y de código abierto para Windows, Linux y macOS.

A partir de la versión 8.0, la aplicación de escritorio ONLYOFFICE viene con una función de protección por contraseña para archivos PDF. Lo que hace que ONLYOFFICE sea una buena opción para esta extensión de archivo es la disponibilidad de funciones básicas de edición y conversión. Así que puedes ver, anotar, convertir y proteger con contraseña tus archivos PDF en una sola aplicación, lo cual es muy conveniente.

Para cifrar tu archivo PDF, tienes que seguir una serie de sencillos pasos:

Paso 1. Instala ONLYOFFICE Desktop Editors en tu PC o portátil e inicia el programa.

Paso 2. Abre el archivo deseado utilizando la opción Abrir archivo local del menú de inicio.

Paso 3. Cambia a la pestaña Archivo de la barra de herramientas superior y elige la opción Proteger.

Paso 4. A continuación, haz clic en el botón Añadir contraseña e introduce tu contraseña en el campo correspondiente. No olvides repetir la contraseña y haz clic en OK.

¡Felicidades! Ya está. Ahora tu archivo PDF está protegido de forma fiable. Cuando vuelvas a abrir el archivo, se te ofrecerá introducir la contraseña. Sin ella, no podrás ver lo que hay dentro del archivo.

Cuando intentes introducir una contraseña incorrecta, verás un mensaje de advertencia. Puedes introducir tantas combinaciones como quieras, pero solo la correcta te permitirá acceder al contenido del archivo PDF protegido con contraseña.

¿Cómo cambiar la contraseña?

Si crees que tu contraseña actual ha sido comprometida o simplemente quieres establecer una más fiable para tu archivo PDF, puedes cambiarla fácilmente utilizando la opción Proteger. Todo lo que necesitas hacer es repetir los pasos descritos anteriormente e introducir una nueva contraseña dos veces. Después de hacer clic en el botón OK, tu contraseña anterior dejará de funcionar. Ahora solo podrás abrir el archivo utilizando la nueva contraseña.

¿Y si olvido mi contraseña?

Cuando proteges archivos PDF con contraseña, debes tener cuidado. Si olvidas una de tus contraseñas, no podrás recuperarla, lo que imposibilita el acceso al contenido del archivo. En este caso, podrías perder información importante para siempre.

Para evitar esta desagradable situación, puedes utilizar un gestor de contraseñas seguro y guardar todas tus contraseñas en un solo lugar sin tener que memorizarlas.

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