Cómo Kinderhaus Berlin comparte y colabora en archivos confidenciales con ONLYOFFICE DocSpace

Kinderhaus Berlin instaló ONLYOFFICE DocSpace Server para ahorrar su tiempo organizando el flujo de documentos. Timo Petersohn, empleado de IT Helpdesk, habla de su experiencia.

Acerca de Kinderhaus

Kinderhaus Berlin – Mark Brandenburg e.V. (el Hogar Infantil de Berlín) es una organización pública de la región de Berlín, Alemania, con unos 45 proyectos independientes de la ubicación. La gama de subproyectos incluye áreas de trabajo como grupos de día, atención ambulatoria, grupos de independencia, grupos educativos residenciales, grupos de integración familiar, etc.

Aquí viven niños y jóvenes de entre 0 y 18 años y los empleados de la organización les acompañan en su camino hacia la vida.

Por qué ONLYOFFICE DocSpace

Para poder dedicar más tiempo a la atención y menos a la documentación, Kinderhaus buscaba un paquete ofimático fácil de usar.

El Sr. Petersohn informa de que recopilan datos especialmente sensibles. Por eso necesitaban una solución autoalojada. No obstante, el Kinderhaus quería mantenerse al día y ofrecer a los empleados de la oficina de asistencia a la juventud la posibilidad de trabajar con documentos digitales. Esto es posible mediante salas y permisos flexibles en ONLYOFFICE DocSpace (para una organización más estructurada sería óptimo poder autorizar a usuarios individuales solo a determinadas carpetas).

Se trata de un proyecto piloto en el que no participan tantos empleados y que debería ser fácil de administrar. Durante la fase de prueba, quedó claro que ONLYOFFICE DocSpace Server es una buena opción como paquete ofimático todo en uno.

Colaboración eficaz

La edición de documentos y el rellenado de formularios es ahora más rápido y sencillo. Todo se guarda en un mismo sitio, lo que deja más tiempo para las actividades laborales.

Al principio, los empleados tuvieron que acostumbrarse a DocSpace y sus funciones, pero ahora ya no es necesario enviar los documentos ofimáticos por correo electrónico ni existen varias versiones distintas de un documento.

También es fácil acceder al servidor de Kinderhaus a través de la aplicación de escritorio ONLYOFFICE. Los empleados externos de la oficina de asistencia a la juventud pueden acceder a determinados documentos sin instalación (siempre que dispongan de un smartphone para la autenticación de dos factores).

Martina, trabajadora de educación social:

“Ahora podemos trabajar mucho más rápido y fácil que antes con el almacenamiento en la red.