Explicación de la función Autocompletar en las hojas de Excel

¿Has pensado alguna vez en cómo facilitar la adición de datos en las hojas de Excel? Si tu respuesta es sí, entonces tienes que probar la función Autocompletar. Lee el siguiente artículo para aprender más sobre Autocompletar de Excel y descubre cómo puedes ahorrar tiempo y esfuerzo utilizando esta herramienta.

¿Qué es Autocompletar de Excel?

Autocompletar es una función que rellena automáticamente los datos a medida que escribes texto cuando trabajas en las hojas de Excel. Predice el resto de una frase o palabra basándose en lo que ya has escrito. En otras palabras, si escribes algo que empieza con los mismos caracteres que otra entrada de texto en la columna de Excel, se te sugerirá el posible resto de la palabra o frase.

La función Autocompletar está diseñada para adivinar lo que vas a escribir. Si el texto sugerido es lo que necesitas, puedes aceptarlo pulsando la tecla Intro del teclado o haciendo clic en la sugerencia deseada de la lista desplegable. De este modo, puedes ahorrar mucho tiempo y esfuerzo cuando trabajes con datos similares.

Por ejemplo, imagina que tienes una tabla larga con muchos duplicados. Si la función Autocompletar está activada, cuando empieces a escribir en una celda, ésta rellenará automáticamente el resto de la información, lo que acelera considerablemente el proceso de introducción de datos.

Vamos a ver cómo funciona Autocompletar en las hojas de Excel y considerar algunos ejemplos prácticos usando el Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE.

Ejemplo 1: rellenar las celdas con valores de texto

Imaginemos que tenemos un valor de texto que queremos copiar para rellenar una serie de celdas. Para ello, tenemos que utilizar la herramienta Controlador de relleno, que es una parte indispensable de la función Autocompletar. Es un pequeño cuadrado que aparece en la esquina inferior derecha de la celda o rango seleccionado.

Para rellenar una serie de celdas con los mismos valores de texto, vamos a seguir estos pasos:

• Abre tu archivo de Excel en el Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE;
• Selecciona una celda o rango de celdas que contenga el texto requerido;
• Mueve el cursor del ratón sobre el controlador de relleno situado en la esquina inferior derecha de la celda o rango de celdas seleccionado. El cursor del ratón se convertirá en una pequeña cruz negra;
• Arrastra la pequeña cruz negra vertical u horizontalmente.

En cuanto sueltes el botón del ratón, las celdas seleccionadas se rellenarán con el mismo texto.

Ejemplo 2: rellenar las celdas con valores numéricos

Otro ejemplo popular de cómo utilizar la función Autocompletar en las hojas de Excel es rellenar una serie de celdas con números. Esto puede incluir monedas, horas, fechas, días de la semana, meses, etc.

Imaginemos que necesitamos continuar una secuencia de números enteros empezando por 1. En primer lugar, introducimos los dos primeros números enteros en las celdas de inicio, movemos el cursor del ratón sobre el controlador de relleno y pulsamos el controlador de relleno para rellenar el rango especificado con los datos numéricos requeridos.

La función Autocompletar puede reconocer varios patrones numéricos, por lo que puedes rellenar celdas y rangos de diferentes maneras. Por ejemplo, puedes obtener secuencias de números con diferentes parámetros. No olvides que la diferencia entre números debe ser constante.

Imagina que quieres obtener una secuencia numérica en la que la diferencia entre números sea igual a 3. Entonces se verá así: 1, 4, 7… Solamente tienes que introducir los tres primeros valores para que la función Autocompletar pueda identificar el patrón requerido y utilizar el controlador de relleno para obtener lo que necesitas.

Ejemplo 3: rellenar las celdas con los días de la semana y los meses

A partir de la versión 7.5, el Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE también puede rellenar automáticamente los días de la semana y los meses. Vamos a ver el siguiente ejemplo.

Imagina que quieres rellenar algunas celdas con meses. No tienes que empezar con enero, puedes elegir cualquier mes que necesites. Por ejemplo, si quieres empezar por marzo, solo tienes que rellenar la primera celda y realizar las operaciones básicas de Autocompletar descritas anteriormente. Todos los meses aparecerán en el orden correspondiente a partir del mes que hayas especificado

El mismo principio funciona para los días de la semana. Una de las mejores ventajas de la función Autocompletar es que reconoce las abreviaturas, por lo que puedes utilizar “lun” en lugar de “lunes”, “ene” en lugar de “enero”, etc.

Ejemplo 4: rellenar varias filas o columnas

Para la función Autocompletar es pan comido copiar texto y valores numéricos en filas y columnas separadas. Sin embargo, ¿es capaz de tratar datos en más de una fila o columna? La respuesta es sí.

Imaginemos que tenemos una tabla con algunos empleados y sus días libres. Escojamos varias filas y columnas, arrastremos el controlador de relleno y veamos lo que obtendremos. Todos los datos necesarios se han copiado correctamente.

Ejemplo 5: rellenar las celdas utilizando el valor requerido de una lista desplegable

Si una columna de tu hoja de cálculo de Excel contiene varios valores de texto, puedes sustituir fácilmente cualquiera de ellos o rellenar la siguiente celda en blanco seleccionando una de las opciones ya existentes. Para ello, debes elegir la opción Seleccionar de la lista desplegable.

Para practicar, vamos a sustituir uno de los valores de nuestra hoja. Por ejemplo, queremos sustituir Amarillo por Azul. Para ello, tenemos que seleccionar Amarillo, hacer clic con el botón derecho del ratón para acceder al menú contextual, elegir Seleccionar de la lista desplegable y elegir Azul entre todas las opciones disponibles. El amarillo se sustituirá inmediatamente por el azul.

Ejemplo 6: rellenar las celdas vacías

La función Autocompletar también te permite rellenar datos con celdas vacías. Solo tienes que seleccionar los valores requeridos y las celdas vacías que deseas copiar y utilizar el controlador de relleno de la forma habitual.

Ejemplo 7: rellenar las celdas en distintas direcciones

En todos nuestros ejemplos anteriores, hemos rellenado las celdas verticalmente. Sin embargo, no es un problema que la función Autocompletar rellene los datos horizontalmente. Se hace lo mismo pero el controlador de relleno debe arrastrarse hacia la izquierda o hacia la derecha dependiendo de la ubicación del rango de celdas seleccionado.

Vamos a crear sencillas secuencias de números empezando por 1 en diferentes direcciones:

Utiliza el plugin Autocompletar en el Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE

En el Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE hay un plugin especial que puede facilitar la introducción de valores de texto grandes. El plugin Autocompletar es un asistente de entrada que sugiere opciones posibles mientras escribes una palabra.

Cuando este plugin está activado, sugiere automáticamente todas las palabras que contienen las letras que ya has escrito. Esto significa que no tienes que escribir una palabra entera. Solo tienes que introducir las primeras letras y elegir la opción que necesitas con un clic del ratón en la lista desplegable.

Por ejemplo, si quieres escribir “Monday” en una celda, basta con escribir “Mond”. Cuando trabajes con grandes volúmenes de información textual, esta herramienta puede ahorrarte algo de tiempo. Además, puede resultarte útil cuando no estés seguro de la ortografía correcta de una palabra.

El plugin Autocompletar no está disponible de forma predeterminada por lo que es necesario instalarlo. Puedes hacerlo fácilmente a través del Gestor de plugins incorporado en el Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE. Se encuentra en la pestaña Extensiones:

Cuando abras el Gestor de plugins, verás todos los plugins disponibles. Busca Autocompletar y haz clic en Instalar. Eso es todo.

Autocompletar es un plugin del sistema, por lo que no tiene icono. Una vez instalado, permanece siempre activado. Si no quieres esta función, tendrás que eliminar el plugin. Puedes hacerlo a través del Gestor de plugins. Busca Autocompletar y haz clic en el botón Eliminar.

Lee este artículo o ve el vídeo abajo para saber más sobre cómo instalar y eliminar plugins en ONLYOFFICE:

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