ONLYOFFICE DocSpace: ¿cómo utilizarlo?

Este artículo explica cómo funciona ONLYOFFICE DocSpace. Descubre las funciones, los planes gratuitos y los de pago, la seguridad y la personalización de nuestra nueva solución.

¿Qué es ONLYOFFICE DocSpace?

ONLYOFFICE DocSpace es una plataforma de colaboración diseñada para que equipos, clientes y socios colaboren en documentos. La plataforma se basa en el concepto de salas, que son espacios especiales con permisos predefinidos donde los usuarios pueden invitar a otros y colaborar en documentos ofimáticos en tiempo real o utilizando el modo de coedición con bloqueo de párrafos.

DocSpace puede implementarse en tu propio servidor, donde tendrás todo el control sobre los datos. Otra forma de obtener DocSpace es una versión en la nube alojada en servidores seguros con sede en Europa: no es necesario gastar presupuesto en administración y, además, tendrás todas las actualizaciones configuradas automáticamente.

VERSIÓN AUTOALOJADA                  VERSIÓN EN LA NUBE

¿Es ONLYOFFICE DocSpace gratis?

Sí, existe un plan gratuito, así como varias versiones para empresas.

Startup (nube). DocSpace está disponible gratis en la nube con las funciones básicas. Se incluyen hasta 12 salas de colaboración o personalizadas, 1 administrador, 2 usuarios avanzados, copias de seguridad manuales y compatibilidad con todos los formatos de archivos. El plan Startup es la mejor opción para equipos pequeños.

Business (nube). ¿Necesitas un número ilimitado de salas, administradores, usuarios avanzados, un nombre de dominio personalizado, 100 GB de almacenamiento por administrador o usuario avanzado, copias de seguridad automáticas y más privilegios?

Enterprise Edition (autoalojado). Para empresas más grandes que quieren implementar ONLYOFFICE DocSpace dentro de su red local los precios comienzan desde $6550 para 100 conexiones simultáneas (pestañas del navegador con documentos abiertos para editar al mismo tiempo).

Family Pack (autoalojado). Esta opción es para uso doméstico y cuesta 330 $ (pago único). Incluye 5 usuarios avanzados/administradores, un número ilimitado de salas, editores en línea, lector y convertidor de PDF, implementación en un único servidor, licencia de por vida y 1 año de actualizaciones.

Descubre los precios y compara las ediciones de DocSpace en nuestro sitio web.

Las organizaciones sin ánimo de lucro y los colegios pueden utilizar la versión en la nube de ONLYOFFICE totalmente gratis. Otras instituciones educativas pueden obtener una tarifa con descuento.

¿Qué roles de usuario hay en ONLYOFFICE DocSpace?

Los usuarios de DocSpace tienen diferentes privilegios y niveles de acceso a salas y archivos. Hay 8 roles principales que debes conocer:

• Usuario avanzado
• Editor
• Revisor
• Comentador
• Rellenador de formularios
• Espectador
• Administrador de sala
• Propietario de DocSpace

En este vídeo puedes ver las diferencias entre cada rol y los permisos que se otorgan a los distintos tipos de usuarios.

¿Cómo crear una sala en ONLYOFFICE DocSpace?

Como hemos mencionado antes, la colaboración en DocSpace se organiza en salas, entornos seguros a los que no puede acceder nadie sin invitación. Para crear una nueva sala, necesitas tener permisos de administrador (rol de administrador de sala) y seguir estos pasos:

1. Accede a Salas y haz clic en Nueva sala en la esquina superior izquierda. También puedes utilizar el icono  situado encima de la lista de salas.
2. Elige Sala de colaboración para co-editar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y OFORMs con un alcance limitado de roles — Administrador de sala, Usuario avanzado, Editor, Espectador. La Sala personalizada desbloquea más derechos de acceso — Administrador de sala, Usuario avanzado, Editor, Rellenador de formularios, Revisor, Comentador, Espectador.
3. Introduce el nombre de la sala y haz clic en Crear.

El siguiente vídeo muestra el proceso completo para añadir una sala en DocSpace.

¿Cómo gestionar documentos y colaborar en ONLYOFFICE DocSpace?

Después de crear una sala en DocSpace, puedes añadir nuevos archivos ofimáticos o cargar documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y formularios rellenables ya existentes.

Abre cualquier sala y haz clic en el botón Acciones situado en la esquina superior izquierda. Elige el tipo de archivo deseado o añade una carpeta.

Ahora que tu sala DocSpace no parece vacía, invita a otras personas a coeditar o visualizar documentos. Dependiendo del tipo de sala, puedes asignar varios roles a los usuarios invitados.

Haz clic en el icono  -> Invitar usuarios. Copia y comparte el enlace de invitación o añade manualmente los perfiles deseados.

Cuando termina cada sesión de edición, se crea automáticamente una nueva versión del archivo en la sala y se muestra en el historial de versiones. En caso de que necesites restaurar o descargar una de las versiones anteriores, repite los pasos de esta guía:

Cuando hayas terminado de colaborar en una sala y ya no la necesites, muévela al Archivado. Tendrás 30 días para restaurar la sala hasta su eliminación definitiva.

¿Es seguro ONLYOFFICE DocSpace?

ONLYOFFICE DocSpace está diseñado para garantizar la seguridad de la información y los datos confidenciales. Ofrece funciones de seguridad de vanguardia para garantizar la seguridad de los documentos y las interacciones de los usuarios.

Para abrir la configuración de seguridad, haz clic en  Configuración de DocSpace y cambia a la sección Seguridad.

Lee nuestra completa lista de comprobación de seguridad de DocSpace o ve este vídeo.

¿Cómo personalizar tu perfil de DocSpace?

En el perfil de ONLYOFFICE DocSpace puedes cambiar nombre, correo electrónico y contraseña. Elige el idioma de la interfaz, preferencias de notificaciones, sube una foto nueva y activa el modo oscuro.

Haz clic en tu nombre en la esquina inferior izquierda para abrir la configuración.

Los administradores también pueden cambiar la apariencia de todo DocSpace en la sección Personalización. Cambia a Apariencia y experimenta con las combinaciones de colores.

¿Quiere reemplazar el logotipo de ONLYOFFICE con tu propio logotipo? Esta opción está disponible en el plan Business en la nube o Premium para el DocSpace autoalojado, y requiere permisos de administrador. En la sección Personalización de los ajustes de DocSpace, abre la pestaña Marca.

Descubrimos las funciones y capacidades básicas de ONLYOFFICE DocSpace – todo lo que necesitas para la gestión, uso compartido y colaboración de documentos.

¿Necesitas instrucciones de vídeo más detalladas y descripciones generales de las funciones? Visita nuestra lista de reproducción de YouTube dedicada a DocSpace.

VER AHORA

Suscríbete y toca la campana para recibir notificaciones sobre nuevas funciones útiles en ONLYOFFICE DocSpace y otras soluciones.