Cómo ONLYOFFICE ayuda al equipo de FLISoL Bogotá DC a organizar eventos y promover el uso de software libre y de código abierto

El equipo de FLISoL Bogotá DC, una vibrante comunidad de voluntarios del evento FLISoL en Colombia, ha migrado a ONLYOFFICE Workspace para permitir a sus miembros trabajar en documentos y proyectos dentro de un único entorno colaborativo. Kirsch Cobric del equipo de FLISoL Bogotá DC comparte su experiencia y nos cuenta cómo ONLYOFFICE les ayuda en su rutina diaria.

Acerca de FLISoL Bogotá DC

FLISoL Bogotá DC es una edición del evento FLISoL que se celebra cada año en la ciudad de Bogotá, Colombia. El Festival Latinoamericano de Instalación de Software Libre (FLISoL) es un evento anual de participación voluntaria y acceso gratuito, que se realiza en diferentes ciudades de América Latina desde 2005 con el propósito de promover el uso de software libre y de código abierto (FOSS) a través de charlas, talleres, exposiciones, encuentros presenciales y virtuales, webinars y otras actividades.

El equipo detrás de FLISoL Bogotá DC está formado por voluntarios y entusiastas cuyo principal objetivo es promover el software libre, la cultura libre y los proyectos de código abierto, centrándose en la soberanía tecnológica. En su rutina diaria, la comunidad FLISoL Bogotá DC se ocupa de las siguientes tareas:

• Organización de la edición local del evento FLISoL, mediante la participación voluntaria de sus miembros y de otros usuarios, entusiastas y expertos, incluso de otros países;
• Creación y divulgación de conocimientos que se mantienen y comparten a través de las memorias del evento FLISoL representadas en vídeos, documentos y archivos de audio;
• Apoyo a las personas, comunidades, organizaciones y empresas interesadas en la transición hacia el uso de software libre;
• Colaboración en la creación de políticas públicas para la adopción y desarrollo de software libre en la ciudad de Bogotá.

Entre los logros más significativos de FLISoL Bogotá DC está el de ser una iniciativa ciudadana que ha logrado influir en la política pública de la ciudad en materia de implementación de tecnologías libres para la administración pública.

Qué necesita una comunidad como FLISoL Bogotá DC

El número de personas de la comunidad varía en cada edición del festival. El equipo núcleo (el grupo de personas que dirige la gestión y coordinación tanto del evento como de la comunidad) interactúa con un gran número de voluntarios, ponentes, expositores, participantes en talleres, técnicos de instalaciones y artistas, todos ellos residentes en distintos lugares e incluso países. Por eso surge la necesidad de un software ofimático colaborativo.

Durante algunos años, diferentes miembros del equipo núcleo de FLISoL Bogotá DC utilizaron servidores locales con aplicaciones de software libre para el trabajo colaborativo y la co-autoría. La administración y disponibilidad de los mismos fue un problema que hizo que el equipo buscara una solución estable y eficiente mantenida por un proveedor de confianza, para centrarse en la gestión del festival y no en la administración de este software en particular.

Por qué ONLYOFFICE Workspace

Para hacer frente a los retos de la colaboración documental y gestionar sus tareas de documentación, el equipo de FLISoL Bogotá DC se planteó utilizar un proveedor externo de Nextcloud. Al mismo tiempo, descubrieron el proyecto ONLYOFFICE y crearon una cuenta personal gratuita para la colaboración en línea. Según Kirsch Cobric, la primera impresión de ONLYOFFICE fue bastante buena, así que decidieron probarlo.

Tras conocer rápidamente la funcionalidad de ONLYOFFICE Workspace y su interfaz, los miembros del equipo se interesaron por saber más sobre los productos de ONLYOFFICE. También descubrieron los beneficios del programa de ONLYOFFICE para las organizaciones sin ánimo de lucro y decidieron ponerse en contacto con los representantes del equipo de ONLYOFFICE.

El equipo de FLISoL Bogotá DC cumplió plenamente con los criterios de ONLYOFFICE para las organizaciones sin ánimo de lucro por lo que se les dio una cuenta gratuita de la versión basada en la nube de ONLYOFFICE Workspace con un número ilimitado de usuarios.

Cómo ONLYOFFICE Workspace simplifica las cosas

Los miembros del equipo de FLISoL Bogotá DC migraron a ONLYOFFICE Workspace antes de que tuviera lugar la edición 2023 del evento FLISoL, por lo que utilizaron la plataforma para trabajar en la documentación del evento con todas las partes implicadas.

Actualmente, los miembros del núcleo de la comunidad utilizan ONLYOFFICE Workspace para almacenar y compartir documentación con otros miembros del equipo y usuarios externos. El sistema integrado de permisos de acceso les permite compartir contenidos de forma flexible para asegurarse de que todo el mundo tiene acceso únicamente a los documentos necesarios.

Además de la colaboración documental, también utilizan el módulo Proyectos para hacer un seguimiento de sus tareas, el módulo Correo para enviar correos electrónicos y el módulo Calendario para estar al tanto de todos los eventos y reuniones importantes.

Aunque el equipo prefiere el formato ODT para uso interno, les parece estratégico tratar con DOCX, el formato nativo de ONLYOFFICE, ya que la documentación que comparten con diferentes organizaciones públicas y privadas utiliza esta extensión por defecto. Esto permite a los miembros del equipo disponer de ambas versiones de los documentos (ODT y DOCX) sin cambios significativos en su contenido y colaborar en tiempo real sin problemas.

ONLYOFFICE y FLISoL Bogotá 2023

Como parte de su colaboración con FLISoL Bogotá DC, ONLYOFFICE se convirtió en el patrocinador principal del evento FLISoL que fue celebrado por la comunidad local desde el 22 de abril hasta el 6 de mayo de 2023.

El 6 de mayo, los representantes de ONLYOFFICE dieron una presentación sobre los principales problemas de software ofimático propietario y cómo se pueden resolver con herramientas de código abierto, incluyendo los productos de ONLYOFFICE. Además, ONLYOFFICE dio una bienvenida cordial a todos los participantes en su stand oficial.

Retos en el camino hacia el éxito

Desafortunadamente, el equipo de FLISoL Bogotá DC se enfrenta a algunos retos al utilizar ONLYOFFICE Workspace. Tras la migración del dominio .com al dominio local .co, algunos usuarios perdieron parcialmente el acceso a algunos documentos y no pudieron conectar sus cuentas de correo electrónico en el módulo Correo. Sin embargo, los especialistas de soporte de ONLYOFFICE ayudaron a los miembros del equipo de FLISoL Bogotá DC a seguir adelante.

ONLYOFFICE Workspace: recomendado por los usuarios

Kirsch Cobric, miembro del equipo de FLISoL Bogotá DC, comparte su impresión sobre ONLYOFFICE Workspace:

De entrada me parece un servicio estupendo, incluso para aquellas organizaciones y empresas que requieren más, como la gestión de clientes y comunidad, funcionalidades que ONLYOFFICE Workspace integra muy bien. Hoy día lo recomiendo como la mejor solución ética, abierta y robusta en la nube.