Las 7 mejores herramientas para compartir archivos de forma segura

Compartir archivos parece un proceso sencillo que permite transferir cualquier archivo a cualquier persona. Pero cuando se trata de la seguridad de los datos, la elección de la solución se convierte en todo un reto. Lee este artículo para descubrir las 7 mejores herramientas para compartir documentos de forma segura con distintos fines.

ONLYOFFICE DocSpace, una solución para compartir documentos con socios, clientes y equipos de forma segura

ONLYOFFICE DocSpace es un espacio seguro de código abierto para almacenar, compartir y editar archivos de diferentes formatos. Es un sistema de gestión de archivos basado en salas con permisos de acceso flexibles.

Todos los archivos cargados en DocSpace se dividen en salas. Para cada sala, puedes configurar roles para los usuarios y permisos de acceso flexibles: espectador, comentador, revisor, rellenador de formularios, editor, usuario avanzado y administrador de sala. Este concepto te ayuda a evitar configurar los ajustes para cada archivo y te ahorra tiempo. Basta con añadir un archivo a una sala con parámetros preestablecidos.

ONLYOFFICE DocSpace cumple con las principales normas de privacidad de datos, como el RGPD y la HIPAA, y proporciona cifrado de datos, seguimiento de actividades e informes de auditoría, autenticación de dos factores (2FA), dominios de correo electrónico de confianza, restricción de direcciones IP, copia de seguridad de datos y mucho más.

Además de compartir documentos en línea, ONLYOFFICE DocSpace también viene con editores para documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios rellenables, e-books y archivos PDF totalmente compatibles con MS Office. Las funciones de colaboración, como el historial de versiones, el seguimiento de cambios, los comentarios y el chat integrado, permiten trabajar en documentos con otras personas en tiempo real sin necesidad de transferir cada nueva versión del documento.

Precio: el precio del plan Business se calcula en función del número de administradores/usuarios avanzados elegidos. El precio empieza a partir de 15 $ por administrador/usuario.

Versión gratuita: el plan Startup gratis incluye 1 administrador, 2 usuarios avanzados, hasta 12 salas, un número ilimitado de usuarios en cada sala y 2 GB de almacenamiento.

¿Quieres probar ONLYOFFICE DocSpace? Crea tu DocSpace y empieza a gestionar tus archivos de forma segura.

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Dropbox, una solución de uso compartido de documentos para individuos y pymes

Dropbox es un servicio seguro de uso compartido de documentos en la nube que permite a los usuarios guardar todos sus datos en un solo lugar.

Una de las ventajas de Dropbox es la sincronización de datos. Puedes acceder a tus archivos de Dropbox desde tu ordenador, teléfono o tableta. Cualquier archivo que añadas o modifiques en un dispositivo se sincroniza automáticamente con los demás.

En Dropbox, puedes compartir documentos separados o incluso carpetas con usuarios y gestionar quién tiene acceso a qué datos. Compartir archivos con usuarios sin una cuenta de Dropbox es posible a través de un enlace externo, lo que facilita la colaboración con otros usuarios.

Dropbox protege tus datos con cifrado AES-256 bits, cifrado TLS/SSL, autenticación de dos factores y seguimiento de los dispositivos y navegadores web conectados o asociados a tu cuenta.

Precio: todos los planes se cobran por usuario y mes. Plus (11,99 euros) para particulares, Profesional (19,99 euros) para autónomos, Estándar (14,50 euros) para equipos pequeños y Avanzado (21,50 euros) para equipos grandes. Se ofrece una prueba gratuita de 30 días de cualquier plan.

Versión gratuita: disponible con 2 GB de almacenamiento.

Box, una solución de uso compartido de documentos para empresas

Box es una plataforma de uso compartido de documentos cifrada y basada en la nube que utilizan muchas empresas. Permite almacenar y compartir documentos de forma segura y trabajar en ellos desde cualquier dispositivo. Los usuarios pueden compartir documentos con sus colegas a través de enlaces seguros para que puedan añadir sus propios comentarios a los archivos.

Para ampliar la funcionalidad, la plataforma también proporciona integraciones de terceros, por ejemplo, Google Workspace, Office 365, Slack, Salesforce, Oracle NetSuite, Adobe y otras.

Box garantiza el cumplimiento de muchas leyes de protección de datos, como el RGPD, la HIPAA y la ISO 27018, entre otras. Todos los documentos almacenados en Box están protegidos mediante cifrado de datos de extremo a extremo. La función de permisos por niveles proporciona a las partes interesadas solo el acceso que necesitan. Además, la función Box Keysafe permite gestionar las claves de cifrado para proteger los datos y crea un registro en papel del uso de las claves. Los datos pueden almacenarse en la región que elijas.

Precio: para particulares y equipos, el coste empieza a partir de 9 euros al mes, y el precio de un plan de empresa es de 13,50 euros al mes.

Versión gratuita: disponible para uso individual con hasta 30 GB, 250 MB de límite de carga de archivos y 1 versión del historial de archivos.

FileCloud, una solución de uso compartido de archivos para equipos de cualquier tamaño

FileCloud es una solución de sincronización y uso compartido de documentos en la nube para empresas. Permite compartir y hacer copias de seguridad de datos desde ordenadores, smartphones, tabletas y servidores de archivos.

El servicio incluye un panel en el que los administradores de TI pueden ver análisis de archivos como tendencias de uso, picos o incluso la geografía de los usuarios.

FileCloud incluye cifrado AES de 256 bits y protocolos SSL/TLS para proteger los datos en reposo y en tránsito, autenticación de dos factores y SSO (inicio de sesión único). La herramienta cuenta con protección antivirus y contra ransomware para evitar que los ciberatacantes dañen tus datos. También dispone de una clave de cifrado específica del sitio para controlar quién tiene acceso a qué datos. Los administradores pueden establecer políticas globales o personalizar los permisos por usuario/grupo o archivo/carpeta. La versión on-premise está pensada para empresas que quieren controlar totalmente sus datos.

Precio: la versión Standard cuesta 10 dólares por usuario al mes para un mínimo de cinco usuarios y 1 TB de almacenamiento para los cinco primeros usuarios. La versión Enterprise cuesta 15 $ por usuario al mes para un dominio personalizado, integración empresarial y soporte premium. Está disponible una versión de prueba de 15 días.

Versión gratuita: no disponible.

Tresorit, una solución de uso compartido de archivos dentro o fuera de la organización

Tresorit es un servicio suizo de almacenamiento seguro en la nube que permite compartir archivos y colaborar. La nube de Tresorit es un espacio en línea protegido que te permite almacenar todos tus documentos. Almacena tus archivos importantes: fotos, vídeos, música, contratos, facturas, notas de reuniones, archivos importantes, etc.

Para ofrecer el máximo nivel de seguridad, Tresorit utiliza un cifrado integrado de extremo a extremo para el intercambio y la sincronización de archivos, el cumplimiento de la ley HIPAA, RGPD, CCPA y la certificación ISO 27001.

Ofrece cifrado de extremo a extremo. Pero no ofrece planes gratuitos de almacenamiento en la nube. Sin embargo, si quieres compartir archivos de forma segura, proporcionan un servicio gratuito Tresorit Send que te permite subir archivos de hasta 5 GB de tamaño con cifrado de extremo a extremo y opciones adicionales para gestionar tus archivos y enlaces compartidos.

Precio: para uso personal es desde 9,99 euros al mes, para uso empresarial desde 12 euros al mes.

Versión gratuita: no disponible.

Mega, el uso compartido de documentos más seguro

Mega es una de las opciones más seguras para compartir documentos. Permite almacenar en la nube, compartir archivos y carpetas, chatear, reunirse y mucho más en un solo lugar.

Con Mega, puedes compartir tanto documentos como carpetas con cualquiera que tenga una cuenta. Es posible establecer permisos para las carpetas compartidas, lo que te permite elegir quién puede subir o modificar cualquier dato de la carpeta compartida.

Todos los archivos subidos a Mega se cifran en el lado del cliente, lo que significa que sólo el usuario puede descifrar sus datos. En combinación con la autenticación de dos factores, esto hace que el servicio de almacenamiento en la nube sea muy seguro. Los usuarios de la versión de pago pueden establecer fechas de expiración y contraseñas para los enlaces.

También dispone de algunas funciones de colaboración, como el chat. Es una buena opción para colaborar y compartir archivos simultáneamente.

Precio: Los particulares pueden optar por un plan con 1 usuario que cuesta 4,99 euros al mes. El precio de un plan para empresas con más de 3 usuarios comienza a partir de 15,00 euros.

Versión gratuita: La cuenta gratuita ofrece 20 GB de almacenamiento en la nube.

WeTransfer una solución para transferir archivos rápidamente

WeTransfer pretende ser el servicio de uso compartido de documentos más sencillo de utilizar, ya que reduce el esfuerzo administrativo. Permite enviar cualquier archivo a una dirección de correo electrónico o crear un enlace único al que pueden acceder otras personas.

También dispone de controles de acceso para que puedas proteger las transferencias de archivos con contraseñas. Del mismo modo, puedes configurar las fechas de eliminación de los archivos para que sólo estén disponibles durante un periodo determinado.

Precio: WeTransfer Pro cuesta 12 dólares al mes con soporte de transferencia por correo electrónico para 50 personas.

Versión gratuita: límite de 2 GB por transferencia, sin funciones de seguridad.