Cómo ONLYOFFICE Workspace ayuda a KMF a organizar un proceso de colaboración eficaz para sus empleados

KMF, la organización microfinanciera líder en Kazajstán, implementó ONLYOFFICE Workspace hace varios años para proporcionar a sus empleados una plataforma segura todo-en-uno para la colaboración interna. Denis Mantel, Director del Departamento de Soporte de Servicios de KMF, comparte su experiencia.

Acerca de KMF

KMF es una institución microfinanciera que opera en el mercado desde hace más de 25 años. La misión principal de KMF es promover el espíritu empresarial, apoyar a las empresas rurales y proporcionar microfinanciación a las mujeres empresarias de Kazajstán.

Fundada en 1997, en la actualidad KMF es la mayor empresa del país, que ocupa una posición de liderazgo en el mercado. La red de KMF cuenta con 15 sucursales y 117 puntos de venta, y emplea a más de 2.000 personas.

Curiosamente, KMF es una de las pocas instituciones microfinancieras de Kazajstán que recibe financiación internacional. La empresa fue el primer socio del Banco Europeo de Reconstrucción y Desarrollo en el marco del Programa de Financiación de la Economía Verde. KMF también colabora con el Banco Asiático de Desarrollo, la Corporación Financiera Internacional (CFI), Proparco y otras instituciones internacionales.

Principales retos y requisitos de la organización

Antes de que KMF implementara ONLYOFFICE Workspace en 2019, uno de sus problemas clave había sido el uso ineficiente del tiempo de trabajo por parte de los empleados. Había muchas entradas manuales de datos después de recibir numerosos correos electrónicos de departamentos relacionados.

Para abordar eficazmente este problema, la empresa consideró cuatro soluciones de software para impulsar la colaboración entre sus empleados: Office 365, SharePoint, Citrix ShareFile y ONLYOFFICE Workspace.

A la hora de optar por la herramienta de colaboración adecuada, la empresa prestó atención a los siguientes factores:

• Capacidad para almacenar datos dentro de la red de la empresa;
• Configuración flexible de los permisos de acceso basada en el Directorio Activo;
• Facilidad de uso e interfaz intuitiva;
• Rentabilidad y condiciones de licencia.

KMF también tenía sus propias normas de seguridad, por lo que se esperaba que el software adecuado tuviera autenticación de dominio integrada, distintos niveles de acceso a los datos para usuarios y grupos y herramientas para la transferencia cifrada de datos.

Tras evaluar las ventajas y desventajas de cada solución, la empresa decidió probar ONLYOFFICE Workspace y adquirirlo posteriormente.

Por qué ONLYOFFICE Workspace

Tras su implementación en 2019, la plataforma ONLYOFFICE fue varias veces más barata que sus competidores en términos de 200 conexiones simultáneas durante un período de 1 año. Este fue un factor importante para KMF.

Además de su rentabilidad, ONLYOFFICE Workspace también cumple con las normas de seguridad internas de la empresa y proporciona todas las herramientas esenciales para el trabajo colaborativo.

Por eso, tras un periodo de prueba satisfactorio, ONLYOFFICE Workspace recibió una respuesta positiva de los usuarios y KMF lo implementó en su servidor local.

Cómo ONLYOFFICE Workspace hace que las cosas sean más fáciles

En la actualidad, los empleados de KMF utilizan ONLYOFFICE Workspace para realizar diferentes tareas, como crear y editar diversos informes, planes operativos y otra documentación importante, colaborar en la redacción de documentos normativos en tiempo real y gestionar tareas y proyectos.

Como resultado, el tiempo del personal para procesar y resumir datos y documentos se ha reducido considerablemente, y los empleados dedican más tiempo a las tareas empresariales. Los departamentos de la empresa reciben la información con mayor rapidez y toman decisiones más rápidamente basándose en datos reales. Todo ello tiene un impacto positivo en la eficacia de la empresa.

Estas son las características más útiles de la solución para el personal de KMF:

• Coedición de documentos en tiempo real;
• Permisos de acceso flexibles;
• Gestión de proyectos.

Problemas en el camino hacia el éxito

Aunque ONLYOFFICE Workspace fue bien recibido por el personal y demostró su eficacia, existen algunos problemas.

En primer lugar, ha habido dificultades con la compatibilidad de fórmulas. La empresa espera más funcionalidad en las hojas de cálculo y compatibilidad con las fórmulas de Excel para hacer aún más tareas con ONLYOFFICE.

En segundo lugar, se necesita otro tipo de licencia para poder configurar un clúster.

En tercer lugar, no es posible comprar asistencia técnica por separado en el sitio web, lo que no siempre conviene a la empresa.

Sin embargo, todas estas cuestiones no son un obstáculo para la colaboración en documentos y la gestión de proyectos.

Planes para el futuro

Por el momento, el proyecto ONLYOFFICE en KMF se encuentra sobre una base estable. La empresa utiliza la funcionalidad existente de ONLYOFFICE Workspace y tiene previsto plantearse una mayor integración con otros servicios, como Jira Software y Confluence, a través de los conectores existentes de ONLYOFFICE.

Denis Mantel dice:

De momento, ONLYOFFICE Workspace se ha convertido en una herramienta de colaboración estándar en KMF. Los empleados entienden cómo usarla y la utilizan en su trabajo diario si es posible. Definitivamente recomendaríamos ONLYOFFICE Workspace a otras organizaciones y ya lo hemos hecho varias veces.