Cómo cambiaron los formularios de ONLYOFFICE a lo largo del año: campos y configuraciones, roles de destinatario, biblioteca gratuita

En enero de 2022 lanzamos los nuevos formularios de ONLYOFFICE (OFORMs). ¿Quieres saber cómo los hemos mejorado? Lee esta entrada del blog.

Breve introducción

La primera versión de los formularios de ONLYOFFICE fue lanzada el 18 de enero de 2022 como parte de la actualización de la versión 7.0.

Con los formularios de ONLYOFFICE, es posible automatizar el flujo de trabajo de documentos electrónicos mediante la creación de varios tipos de documentos modelo como acuerdos legales, contratos, informes, formularios de admisión, cuestionarios, etc.

Es posible colaborar en formularios en tiempo real, compartir los listos y rellenarlos digitalmente.

OFORM y DOCXF

Como los formatos estándar no bastaban para dar vida a todas nuestras ideas, introdujimos los nuestros propios.

DOCXF es un formato desarrollado por nuestro equipo para crear plantillas de formularios. Es una extensión de archivo basada en DOCX que permite crear formularios desde cero o a partir de un archivo DOCX existente.

OFORM es nuestro formato nativo para formularios en línea listos para rellenar. Es una extensión de OOXML que ahora se utiliza en todas las soluciones de ONLYOFFICE, incluyendo web, escritorio y móvil.

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Campos y ajustes

Inicialmente, introdujimos los siguientes campos básicos para la creación de formularios: campo de texto, cuadro combinado, lista desplegable, casilla de verificación, botón de radio e imagen.

En la versión 7.2 añadimos la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y el campo complejo. Este último permite combinar varios campos básicos para construir uno personalizado y crear preajustes de campo únicos que pueden adaptarse a cualquier tarea.

La última actualización de los editores también trajo nuevos campos listos para usar para crear formularios más rápidamente y solicitar los datos correspondientes:

• Fecha y hora con múltiples opciones de visualización,
• Código postal,
• Tarjeta de crédito.

La configuración ampliada de campos disponible en los formularios de ONLYOFFICE hace posible ajustar las propiedades de los campos para construir el formulario exactamente como lo necesitas. Por ejemplo, puedes añadir consejos y marcadores de posición, permitir la entrada multilínea, especificar el límite de caracteres, utilizar etiquetas para simplificar la creación de formularios en el modo automático, etc.

Con la versión 7.2 añadimos la posibilidad de permitir el uso de símbolos específicos y establecer el formato necesario: Ninguno, Dígitos, Letras, Máscara arbitraria y Expresión regular.

Colaboración

Lo mejor es que puedes crear formularios junto con tus compañeros de equipo. Por ejemplo, tienes que redactar un contrato de venta y necesitas ayuda de tus compañeros de distintos departamentos. Es exactamente el caso. Puedes crear un formulario así junto con tus compañeros en tiempo real o cambiar al modo Estricto y trabajar por tu parte en privado mostrando tus cambios a los demás coautores sólo después de guardarlos.

También puedes dejar comentarios y menciones, revisar y seguir los cambios, así como comunicarte directamente en el documento para discutir el proceso de creación. Sólo tienes que utilizar un chat integrado o plugins — Telegram para chatear, Jitsi y Rainbow para hacer llamadas de audio/vídeo.

Roles de destinatario para rellenar los campos

A partir de la versión 7.3 puedes crear y gestionar varios roles de destinatario para rellenar los campos.

Por ejemplo, puedes crear roles de asesor jurídico, vendedor y comprador en un contrato de compraventa y establecer un color propio para cada rol.

A continuación, asigna los roles creados a cada campo para indicar cuál de ellos debe rellenar cada participante.

De este modo, los usuarios podrán identificar visualmente qué campos deben rellenar en función de los colores de sus roles.

En futuras actualizaciones, vamos a ampliar esta funcionalidad con la posibilidad de establecer roles de destinatario con restricciones, así como firmas electrónicas. Esto significa que, por ejemplo, sólo los usuarios con el rol correspondiente podrán rellenar la información requerida en tu acuerdo comercial, mientras que a los demás participantes no se les permitirá interactuar con los campos, sino sólo firmar o aprobar el documento.

Relleno de campos en archivos PDF

Cuando tu formulario esté listo, puedes compartirlo con otros usuarios eligiendo la opción correspondiente en el menú de archivos.

Los usuarios con el permiso concedido podrán rellenar el formulario compartido en línea, localmente o en sus dispositivos móviles.

Además, puedes exportar tu formulario a PDF para rellenarlo con cualquier editor de PDF disponible.

Biblioteca de formularios gratuitos

Para ofrecerte algo parecido a un punto de entrada y ahorrarte tiempo, creamos una biblioteca de formularios con plantillas listas para usar. En el momento del primer lanzamiento, la biblioteca sólo contenía varias docenas de documentos en inglés.

A lo largo del último año, ampliamos nuestra biblioteca y dividimos los archivos en categorías para una navegación más cómoda (como Negocios, Sanidad, RRHH, Oficina, Ventas y otras). Por ahora, hay más de 1000 plantillas disponibles en 7 idiomas diferentes: inglés, alemán, francés, español, italiano, chino y japonés.

No es necesario registrarse ni instalar ningún software adicional: basta con utilizar los formularios proporcionados, rellenarlos en línea o descargarlos en el formato deseado.

EXPLORAR LA BIBLIOTECA

Además, integramos la galería de OFORMs en ONLYOFFICE Personal, una suite ofimática en línea gratuita para usuarios particulares.

Formularios en integraciones

Los formularios de ONLYOFFICE estuvieron disponibles para las instancias integradas directamente después del primer lanzamiento: Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, Jira, Liferay, Redmine, Plone, HumHub, Chamilo y Nuxeo.

A lo largo del año, también añadimos la funcionalidad para crear y rellenar formularios a nuestro plugin oficial para Moodle. Más información