PDF vs DOCX: ¿cuáles son las diferencias?

Hoy comparamos dos de los formatos de archivo de oficina más populares, PDF y DOCX. Aunque ambos se utilizan principalmente para trabajar con textos, las diferencias entre los archivos, su aplicabilidad y sus características son significativas. Sigue leyendo para conocer más detalles.

¿Qué es DOCX?

DOCX es un formato de documento de texto abierto inventado originalmente por Microsoft que se utiliza para crear archivos de texto editables. Es uno de los formatos más populares para trabajar con documentos de oficina, junto con sus predecesores DOC y ODT. DOCX permite aplicar formatos complejos a los textos, como fuentes y estilos, diseños de página y elementos. Es compatible con imágenes, formas, gráficos, ecuaciones y muchos otros tipos de objetos.

Debido a la compatibilidad variable entre diferentes programas y a las especificaciones de los sistemas de los usuarios, el abrir DOCX puede dar resultados diferentes con pérdidas de contenido. Por eso, la elección del software adecuado para trabajar con DOCX es una cuestión de gran importancia.

¿Qué es PDF?

PDF (Portable Document Format) es el formato de archivo creado por Adobe. El formato PDF también puede contener textos, imágenes y otros elementos, y se utiliza para mostrar contenido de texto formateado. Sin embargo, no es totalmente compatible con la edición de contenidos. Los PDF suelen crearse a partir de otros formatos de texto para transformar los archivos en elementos más compatibles universalmente.

Aunque no hay mucha libertad de edición y diseño en el formato PDF, puede ser interactivo con campos de formulario aplicados, elementos multimedia enriquecidos, capas e incluso objetos 3D.

A continuación, comparemos DOCX y PDF para decidir qué formato es el más adecuado para tus tareas.

Especificaciones de archivo: composición, tamaño y más

El contenido de PDF es una composición de gráficos vectoriales y de mapa de bits y de textos en una forma estable y portátil, lo que significa que puede abrirse con cualquier software compatible sin que se produzcan pérdidas de contenido.

DOCX es una colección de archivos XML que contienen diferentes tipos de contenidos comprimidos en un archivo. Requiere un software específico con capacidad para leer correctamente los contenidos XML y sus dependencias. DOCX puede abrirse con aplicaciones de procesamiento de documentos como Microsoft Office, ONLYOFFICE, LibreOffice y otras, que tienen un soporte variado para las características y contenidos del formato.

Aunque es el formato creado por Microsoft y, por tanto, procesado con la máxima compatibilidad en Office, suites como ONLYOFFICE, que también se basan en OOXML, ofrecen una visualización precisa del contenido de los archivos DOCX creados con diferentes aplicaciones.

El formato PDF es compatible con muchas más aplicaciones, como navegadores web, aplicaciones de mensajería y, por supuesto, visores especiales de PDF como Adobe Acrobat, PDFelement, Foxit Reader y muchos otros. También puedes leer y navegar por los PDFs usando aplicaciones de oficina como ONLYOFFICE.

En resumen, DOCX permite crear y editar documentos con una amplia gama de herramientas, mientras que, a diferencia de PDF, requiere un software específico cuya variedad es mucho más limitada. PDF es un formato portátil por diseño que consiste en un contenido menos complejo y organizado, y puede abrirse con una gran variedad de aplicaciones.

Otra diferencia que preocupa a los usuarios es el tamaño de los archivos. En este sentido, la ventaja no está a favor de PDF: un archivo con el mismo contenido será más grande que la versión DOCX. Por ejemplo, este artículo en formato DOCX ocupa 754 KB de espacio, mientras que su versión en PDF alcanza 1,3 MB.

Características de edición

DOCX permite aplicar formatos complejos a los textos, como fuentes y estilos, diseños de página y elementos. Admite imágenes, formas, gráficos, ecuaciones y muchos otros tipos de objetos.

Esto hace que DOCX sea un formato ideal para redactar todo tipo de información textual, desde simples boletines de noticias hasta materiales publicados como periódicos y revistas. A su vez, los archivos DOCX pueden compartirse posteriormente en su forma original, imprimirse o convertirse a otros formatos como PDF en función de su objetivo.

El ciclo de uso del formato PDF es más corto. Está pensado para compartir archivos listos para ver y revisar, y a veces para archivar los acuerdos y contratos firmados. Las funciones de edición que ofrecen los distintos programas de PDF incluyen principalmente anotaciones, comentarios, relleno de formularios, dibujos y adición de objetos visuales, con diferentes iteraciones y extensiones de los mismos.

Colaboración

DOCX es colaborativo por diseño. Otros usuarios pueden editar los documentos creados cuando los abren en un software compatible con DOCX, ya sea de forma independiente o en modo compartido en la nube. Los colaboradores tienen las mismas opciones para editar y dar formato al contenido del documento, a menos que el archivo se comparta con restricciones añadidas.

La gama de herramientas adicionales útiles para la colaboración depende de cada programa. Por ejemplo, ONLYOFFICE ofrece dos modos de coedición, comentarios con menciones de usuarios, historial de versiones, seguimiento de cambios para la revisión y otras herramientas. En ONLYOFFICE Workspace y en algunos otros entornos en los que se puede integrar la suite, es posible aplicar restricciones para los colaboradores, limitando sus acciones a comentarios, revisión y relleno de formularios.

Los documentos PDF soportan principalmente la colaboración mediante la revisión y la anotación, lo que les da un papel completamente diferente en los flujos de trabajo de documentos.

Relleno de formularios

Debemos prestar especial atención a la creación de plantillas y formularios, ya que se trata de un proceso de colaboración propio que puede realizarse tanto en PDF como en DOCX. La creación de plantillas y la redacción de contratos en blanco y otros documentos “para varias partes” ayudan a automatizar la documentación y ahorrar tiempo en procesos estructurados como las ventas y el marketing.

Con el software de PDF puedes añadir campos a documentos prediseñados, como un contrato de venta o un pedido. Con PDF, puedes asegurarte de que los archivos compartidos y los documentos finales, rellenados y firmados, tendrán el aspecto deseado, sin riesgo de pérdida de contenido o formato.

DOCX también puede utilizarse para crear plantillas y formularios, ya sea dejando campos en blanco en el texto plano o utilizando funciones especiales como los controles de contenido.

Algunos programas permiten crear formularios más avanzados. Por ejemplo, la funcionalidad de creación de formularios de ONLYOFFICE te permite crearlos en formatos basados en DOCXF y OFORM para guardarlos como plantillas o compartirlos para rellenarlos utilizando una interfaz intuitiva y una selección de tipos de campo personalizables como textos enriquecidos, listas desplegables, marcadores de posición de imágenes y más. También se pueden exportar como PDF rellenables si es necesario.

Seguridad

Ambos formatos cuentan con herramientas de seguridad para proteger el contenido y restringir el acceso a usuarios seleccionados. Las características de seguridad que ambos formatos soportan originalmente, con posibles diferencias en la organización de la interfaz de usuario, incluyen:

• Marcas de agua;
• Protección con contraseña;
• Firmas digitales;
• Restricciones de copia e impresión.

Pero como DOCX ofrece posibilidades de coedición, algunas etapas de su ciclo de vida requieren una protección adicional. Por ejemplo, se pueden dar permisos avanzados de uso compartido a los usuarios para proteger los datos de alteraciones o accesos no deseados, que puede variar en los distintos programas de procesamiento.

ONLYOFFICE Docs ofrece no sólo el cifrado de los documentos listos con contraseñas, sino también la colaboración cifrada con Salas Privadas, donde cada cambio que los colaboradores hacen se cifra en tiempo real.

Software

Como ya se ha mencionado al hablar de las especificaciones de los archivos, ambos formatos son compatibles con varias aplicaciones, aunque DOCX requiere herramientas más específicas que sean capaces de procesar los documentos. Estos son los ejemplos de software popular para cada formato.

DOCX:

• Microsoft Office (desktop)
• Office Online (online)
• ONLYOFFICE Docs (online) / ONLYOFFICE Desktop Editors (desktop)
• LibreOffice (desktop)
• Zoho Docs (online)
• G-Suite (online)
• WPS Office (desktop)

PDF:

• Todo el software mencionado anteriormente, con capacidad para exportar a PDF y leer archivos PDF;
• Adobe Acrobat;
• PDFelement;
• Foxit Reader;
• Expert PDF reader;
• Nitro Reader;
• Navegadores web.

¿Puedo convertir PDF a DOCX y DOCX a PDF?

Con herramientas de procesamiento de textos como ONLYOFFICE, Office y otras, es posible convertir DOCX a PDF con muy poco esfuerzo. Pero, ¿es posible generar un archivo DOCX a partir de un PDF?

Dado que los PDF no sólo consisten en imágenes de gran tamaño y a menudo contienen información de texto y otros elementos, es técnicamente posible recuperar estos textos y elementos y componer un archivo DOCX con el mismo contenido. Aunque, el formato y los datos pueden estar en riesgo durante este procedimiento, hay herramientas que proporcionan esta funcionalidad.

Por ejemplo, ONLYOFFICE puede convertir archivos PDF en DOCX, de modo que podrás editar y colaborar en el contenido sin necesidad de copiar o escribir manualmente en el nuevo archivo. La misma función está disponible en Adobe Acrobat, Google Docs, PDFelement y Convert.io.

Resumen: ventajas de PDF ante DOCX y viceversa

Los formatos PDF y DOCX están diseñados para almacenar y compartir documentos de texto, pero tienen especificaciones diferentes y, por lo tanto, papeles distintos en los flujos de trabajo de documentos.

A continuación, encontrarás una breve comparación de las funciones y características compatibles con DOCX y PDF:

Características	DOCX	PDF
Edición de contenido y formato	+	–
Anotaciones y comentarios	+	+
Coedición	+	–
Creación y relleno de formularios	+	+
Herramientas para proteger el contenido	+	+
Firmas digitales	+	+
Visualización garantizada (WYSIWIG)	–	+

La funcionalidad de DOCX, tanto en la creación como en la coedición, es mucho más rica que la de PDF, sin embargo, la elección del software que soporta el trabajo con DOCX es limitada, mientras que PDF puede abrirse con una enorme variedad de aplicaciones, incluyendo las mismas aplicaciones de oficina e incluso los navegadores web.

Teniendo a mano el software adecuado, no sólo puedes aprovechar al máximo las capacidades de estos formatos, sino también convertirlos de ambos modos.

Trabaja con ambos formatos en ONLYOFFICE

ONLYOFFICE Docs y ONLYOFFICE Desktop Editors ofrecen una rica funcionalidad de procesamiento de textos y colaboración para trabajar con DOCX, que es también su formato nativo y bien compatible. Puedes crear PDFs a partir de DOCX y viceversa, y trabajar cómodamente con PDF utilizando un visor de PDF incorporado, sin necesidad de utilizar software adicional.

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