Qué es un espacio de trabajo colaborativo en 2023

A pesar de que las empresas experimentan con la combinación de modelos de trabajo remotos, híbridos y en la oficina, la colaboración sigue siendo la base de la productividad de los equipos. Descubre las ventajas de un espacio de trabajo comunitario, compara los pros y los contras de los espacios de trabajo físicos y en línea, y elige una de las soluciones de software más recomendadas.

Qué es un espacio de trabajo colaborativo: definición

Cuando se habla de un espacio de trabajo colaborativo, se entiende un ambiente de trabajo el que las personas realizan tareas individuales para lograr un objetivo común.

Es como un partido de fútbol. Cada jugador del equipo tiene un ámbito limitado de responsabilidades: defender, atajar, marcar goles, etc. Cuando se combinan y se hacen correctamente, estos esfuerzos ayudan a los equipos a salir vencedores. Del mismo modo, la falta de entendimiento entre los jugadores conduce a intentos vanos e incluso a fracasos.

Pueden existir espacios de trabajo físicos y virtuales.

• El espacio de trabajo físico es una oficina en el sentido tradicional. De hecho, son habitaciones o todo el edificio ocupado por una empresa. La colaboración puede lograrse mediante pizarras blancas para programar eventos y comunicarse cara a cara con el fin de que los empleados interactúen sin barreras.
• El espacio de trabajo en línea se ha hecho muy popular durante la crisis de COVID-19. Se trata de un software que permite sustituir el trabajo en la oficina creando su “versión digital”. Las herramientas de colaboración en línea ayudan a comunicarse, intercambiar archivos y gestionar equipos sin salir de casa.

Espacio de trabajo físico o en línea: pros y contras

Aunque el teletrabajo es conveniente para algunos empleados, otros tienen que trabajar con hardware y equipos enormes que no pueden trasladar a su casa. Esta es una de las desventajas más comunes de los espacios de trabajo en línea, que impide que algunos equipos sean totalmente remotos.

Sin embargo, cuando se aplica correctamente, un espacio de trabajo virtual aumenta la productividad reduciendo el tiempo para completar las tareas diarias, elimina la rutina, el papeleo y los errores humanos. Algunas de las empresas más populares que han aceptado el trabajo remoto son Amazon, Upwork y Shopify.

Irónicamente, muchas personas van a su lugar de trabajo físico y pasan la mayor parte del día trabajando en un ambiente de trabajo en línea. Además, casi nunca hablan entre ellos sin servicios de mensajería. De hecho, muchos equipos hacen el trabajo que podrían hacer desde casa, sin perder tiempo en atascos por la mañana.

Características del espacio de trabajo colaborativo en línea

Los requisitos para las funciones específicas del software de espacio de trabajo colaborativo son diferentes en cada sector. Sin embargo, hay tres funciones imprescindibles para cualquier equipo: gestión de archivos, comunicación y gestión de proyectos.

Cada categoría incluye una serie de tareas para las que existen aplicaciones independientes. Spoiler: no es necesario comprar cada aplicación por separado; descubre las mejores soluciones “todo en uno”.

1. Gestión de archivos

Utilizando este término general, solemos referirnos a la edición de documentos, la colaboración en archivos, el almacenamiento y el intercambio de recursos en un espacio de trabajo común en línea.

Edición de documentos

El flujo de trabajo de documentos existe en cualquier empresa en diferente medida. Algunos equipos sólo envían facturas y contratos, mientras que para los redactores y periodistas un archivo de texto es un producto.

Muchas soluciones dedicadas te permiten editar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.

ONLYOFFICE Docs. Totalmente compatibles con todos los formatos de documentos populares, los editores en línea de ONLYOFFICE facilitan el trabajo con textos, hojas de trabajo, diapositivas y formularios rellenables.

Además de la implementación en la nube, ONLYOFFICE Docs puede instalarse dentro de tu red corporativa local.

Google Docs. La suite ofimática de Google es muy utilizada en la red y es la opción preferida de los equipos remotos más grandes.

La implementación en el entorno local no está disponible todavía.

Microsoft 365. Las herramientas populares Word, Excel y PowerPoint son parte de la suite empresarial de Microsoft.

Lo mejor es combinarlo con otros servicios de Microsoft.

Colaboración

Tanto si se trata de documentos de oficina como de otros tipos de archivos, tu equipo debe poder trabajar de manera colaborativa en tiempo real. Las soluciones de espacio de trabajo colaborativo en línea lo hacen posible para cualquier sector, incluyendo:

• Diseño y producción de vídeo
• Grabación de música y de voz
• Desarrollo de software
• Gestión de bases de datos de clientes

Almacenamiento y uso compartido de archivos

Los archivos deben almacenarse de forma segura en algún lugar y compartirse sin problemas, si es necesario. Las opciones aquí son tu propio almacenamiento o un proveedor de servicios en la nube, como:

• Dropbox
• Box
• Google Drive
• ownCloud
• Nextcloud

Estos servicios suelen ofrecer una serie de derechos para acceder a un archivo cada vez que lo compartes. Por ejemplo, puedes compartir un documento sensible y los destinatarios no podrán editarlo.

2. Comunicación

En cada equipo los empleados intercambian mensajes, hacen llamadas, envían correos electrónicos. Cada espacio de trabajo colaborativo moderno amplía constantemente las capacidades de comunicación.

Chats

Las soluciones de oficina en línea “todo en una” ofrecen chats corporativos nativos o incluso redes sociales internas.

Como alternativa, puedes utilizar servicios de mensajería instantánea segura como Telegram:

Otra opción para chatear rápidamente es Signal:

Threema es un programa de mensajería de pago de código abierto con cifrado de extremo a extremo:

En la mayoría de los casos, los programas de mensajería funcionan en el escritorio, en el dispositivo móvil y en el navegador. También pueden integrarse con tu espacio de trabajo virtual colaborativo. Mira el vídeo sobre la integración de Telegram en ONLYOFFICE Docs.

Videoconferencias

Los chats pueden ser insuficientes y consumir mucho tiempo para las discusiones de grupo de larga duración. El software de videoconferencia mejora la productividad y puede incluso reducir los costes de viaje.

Zoom es actualmente la solución de videoconferencia más popular en todo el mundo.

Jitsi ofrece una alternativa sólida con funciones similares para los usuario que prefieren el código abierto.

Microsoft Teams es un ejemplo de software nativo de videollamadas dentro de la suite colaborativa de Microsoft.

En la mayoría de los casos, las aplicaciones de videoconferencia pueden integrarse con tu espacio de trabajo en línea. Por ejemplo, Jitsi funciona directamente en ONLYOFFICE Docs.

Correo electrónico

Los correos electrónicos son adecuados para las discusiones empresariales externas y la interacción con los clientes. El sistema de gestión de correo electrónico está presente en casi todos los espacios de trabajo colaborativos digitales.

La gestión de correo electrónico en ONLYOFFICE Workspace:

3. Gestión de proyectos

Cuando se trata de gestionar un proyecto complejo en el que participan varios equipos, es necesario entender claramente los hitos, el progreso de cada tarea, el presupuesto y la programación de eventos.

Gestión de tareas y cargas de trabajo

Una gestión adecuada de las tareas aumenta la productividad y evita el agotamiento. Las aplicaciones de gestión de proyectos suelen ofrecer una pizarra virtual para asignar tareas y establecer plazos.

Así es como funciona en ONLYOFFICE Workspace:

Otras soluciones de gestión de proyectos incluyen Asana, Wrike, Trello, etc.

Planificación

Los calendarios siguen cumpliendo su función de planificar eventos. Pero es necesario que sean calendarios de grupo, disponibles para todos los participantes.

Aquí tenemos un ejemplo:

Herramientas para hacer informes

Las funciones para crear informes son muy importantes cuando necesitas presentar el estado de progreso ante la alta gerencia.

Estas funcionalidades son especialmente útiles para predecir la carga de trabajo futura y tomar decisiones basadas en la información.

 

Ahora ya sabes qué características fundamentales tiene un espacio de trabajo en línea. Pero comprar una aplicación distinta para cada tarea es bastante caro.

Vamos a echar un vistazo a las soluciones integrales que ofrecen la mayoría de las funcionalidades mencionadas anteriormente dentro de una suite.

Las 5 mejores herramientas de colaboración empresarial

Estos programas “todo en uno” proporcionan las funciones necesarias sin necesidad de tener numerosas aplicaciones independientes.

ONLYOFFICE Workspace

ONLYOFFICE Workspace es una oficina en línea que incluye editores colaborativos para documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, gestión de proyectos, CRM, correo electrónico y calendarios.

Disponible para su implementación local en Windows y Linux, ONLYOFFICE Workspace, de código abierto, es una solución autoalojada para empresas que necesitan un espacio de trabajo colaborativo dentro de una red local.

Puedes comunicarte mediante Telegram y Jitsi, gestionar todos los correos electrónicos de varias bandejas de entrada, crear calendarios de equipo, generar informes, asignar tareas y mucho más.

Características principales

• Editores de documentos
• Almacenamiento de archivos
• Gestión de proyectos
• Gestión de correo electrónico
• Calendarios

Precios

El espacio de trabajo colaborativo en línea es gratuito para equipos de hasta 5 usuarios. A partir de 4 dólares por usuario/mes para otras empresas. Comparar planes>>

Calificaciones de usuarios

Capterra — 4.5 (309 reseñas)

Software Advice — 4.5 (308 reseñas)

 

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EN LA NUBE EN EL ENTORNO LOCAL

Para la versión en la nube, se incluyen 30 días gratuitos del plan Business – después puedes elegir quedarte o cambiar al plan Startup gratuito.

Zoho One

Zoho ofrece una solución completa con más de 40 aplicaciones para cualquier departamento en equipos grandes. Entre ellas se encuentran el seguimiento de proyectos, el CRM, la automatización de correo electrónico, las videoconferencias, la red social interna, el almacenamiento y el uso compartido de archivos y la edición de documentos.

Otras aplicaciones adicionales ayudan a impulsar el marketing en las redes sociales, la gestión de los recursos humanos, la contabilidad, la optimización de las tasas de conversión en una página web, la recopilación de los comentarios de los clientes en las encuestas, etc.

Zoho One está completamente basado en la nube y es adecuado para equipos que no disponen de una infraestructura informática propia.

Características principales

• Editores de documentos
• Gestión de proyectos
• Almacenamiento de archivos
• Videoconferencias
• Gestión de correo electrónico
• Automatización de las actividades de marketing
• Calendarios
• Herramientas de analítica

Precios

No se ofrece ningún plan gratuito, pero Zoho ofrece 30 días de prueba. Puedes comprar una licencia para cada empleado por 37 dólares por empleado/mes. Otra opción es una licencia para cualquier número de usuarios por 90 dólares por usuario/mes.

Calificaciones de usuarios

Capterra — 4.4 (73 reseñas)

Software Advice — 4.3 (73 reseñas)

Google Workspace

Anteriormente conocido como G Suite, Google Workspace ofrece a los usuarios empresariales la edición de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, calendarios, Gmail y almacenamiento ampliado de archivos en la nube. Sin embargo, no se incluyen funciones de gestión de proyectos.

Las herramientas de comunicación son el chat y las reuniones de vídeo a través de Google Meet. El plan básico ofrece 30 GB de almacenamiento de archivos.

Google Workspace está totalmente basado en la nube, la instalación in situ está fuera de las prioridades de Google.

Características principales

• Editores de documentos
• Almacenamiento de archivos
• Video conferencing
• Videoconferencias
• Calendarios

Precios

No hay plan gratuito, pero Google ofrece 14 días de prueba. El plan básico cuesta 6 dólares por usuario/mes y comprende todas las funciones. Los planes más caros amplían el número de participantes y el volumen de espacio de almacenamiento.

Calificaciones de usuarios

Capterra — 4.7 (11130 reseñas)

Software Advice — 4.6 (11130 reseñas)

Microsoft 365

La suite ofimática de Microsoft ofrece editores de documentos nativos, como Word, Excel y PowerPoint, así como 1 TB de almacenamiento. La aplicación de gestión de correo electrónico es el popular Outlook.

Sin embargo, no todos los planes incluyen videoconferencias y programación de tareas a través de MS Teams. La gestión de proyectos tampoco está disponible, pero puede adquirirse adicionalmente como solución basada en la nube desde 10 dólares por usuario/mes. La implementación local de Microsoft Projects cuesta desde 679,99 dólares.

Características principales

• Editores de documentos
• Almacenamiento de archivos
• Videoconferencias
• Gestión de correo electrónico
• Calendarios

Precios

No hay plan gratuito, pero Microsoft ofrece un periodo de prueba de 1 mes. El plan básico cuesta 5 dólares por usuario/mes, pero no incluye algunas características importantes. La mayoría de los planes parecen carecer de funciones de protección contra amenazas.

Calificaciones de usuarios

Capterra — 4.6 (12362 reseñas)

Software Advice — 4.6 (12360 reseñas)

Bitrix24

Bitrix24 es una herramienta poderosa de colaboración y ofrece chats, videollamadas, feeds, espacios de trabajo corporativos y bases de conocimiento.

Puedes gestionar proyectos, delegar y establecer tareas, navegar entre tareas y proyectos utilizando diferentes vistas: Plazo, Planificador, Tablero Kanban, Diagrama de Gantt o Calendario. Cada cuenta tiene un almacenamiento de archivos de hasta 1 TB.

Sin embargo, la mayoría de las características impresionantes en Bitrix24 sólo están disponibles en los planes caros.

Características principales

• CRM
• Gestión de proyectos
• Automatización de procesos empresariales
• Edición de documentos
• Almacenamiento de archivos

Precios

Se ofrece un ambiente de trabajo colaborativo en línea gratuito. Todas las funciones están disponibles a partir de 79 dólares al mes y el número de usuarios es ilimitado.

Calificaciones de usuarios

Capterra — 4.0 (497 reseñas)

Software Advice — 4.0 (497 reseñas)

Palabras finales

Hemos descubierto qué es un espacio de trabajo colaborativo, hemos resumido sus componentes necesarios y algunas de las principales soluciones recomendadas para organizar el teletrabajo. Todas tienen ventajas y desventajas, y ofrecen diferentes características de colaboración. Una buena manera de elegir el software adecuado es hacer una lluvia de ideas y anotar las funcionalidades, dividiéndolas en tres categorías:

• Funciones de alta prioridad. Son necesarias para realizar tus tareas principales.
• Funciones prometedoras. Es bueno tenerlas, pero su ausencia no afectará el rendimiento de tu equipo.
• Funciones de baja prioridad. Una solución las ofrece, pero esas funcionalidades son irrelevantes para tu equipo.

También hay que prestar atención a los planes de precios: lo caro no siempre es lo mejor. Además, no olvides iniciar una prueba gratuita y obtener la opinión de tu equipo antes de comprar un espacio de trabajo colaborativo.