Cómo crear un formulario PDF rellenable

Los documentos estándar, como los contratos, los cuestionarios o las solicitudes presentadas por un ciudadano a una institución, se basan en formularios que suelen estar en formato PDF. En este post descubrirás por qué este formato es tan popular y cómo crear y cómo rellenar un formulario en PDF utilizando diferentes soluciones.

Formularios PDF y sus ventajas

PDF (Portable Document Format) es un formato desarrollado por Adobe para presentar documentos, tablas, gráficos e imágenes. Los documentos con campos rellenables en formato PDF se utilizan en los sectores jurídico, médico, gubernamental y educativo gracias a sus ventajas.

• Versatilidad. El archivo PDF puede contener imágenes, gráficos, vectores, textos complejos, tablas, etc.
• Facilidad de uso. Los usuarios pueden abrir, rellenar y enviar fácilmente formularios PDF o guardar los documentos rellenados en su ordenador e imprimirlos sin perder datos.
• Seguridad. El formato PDF te permite proteger los documentos que ya has rellenado para que otros usuarios no puedan modificarlos. El formato también te permite añadir firmas electrónicas y marcas de agua.
• Portabilidad. Cualquier sistema operativo es compatible con el formato. Un archivo PDF puede abrirse en Windows, Linux o macOS.

Además, es posible crear formularios PDF en línea y sin conexión. Muchos programas pueden crear archivos PDF. Aparte de Adobe Acrobat, son, por ejemplo, JotForm, Formdesk, PDFelement Pro, PDF escape, etc.

Vamos a ver cómo como hacer un formulario PDF utilizando diferentes soluciones.

Cómo crear un formulario en PDF editable en ONLYOFFICE

ONLYOFFICE es una suite ofimática de código abierto totalmente compatible con los formatos de MS. Incluye editores de documentos, hojas de cálculo, presentaciones y un creador de formularios. Los campos de los formularios están disponibles en una nueva pestaña del editor, lo que te permite crear rápida y fácilmente un formulario rellenable en formato PDF desde un documento de Word.

Hay dos maneras de hacerlo:

1. Utilizar un documento .docx ya preparado y añadir los campos a rellenar.
2. Empezar desde cero.

En primer lugar, necesitas crear un diseño de texto del documento. Luego, una vez que esté listo, puedes añadir campos rellenables. Están disponibles en la pestaña Formularios de la barra de herramientas superior.

El editor te permite añadir:

• Campos de texto para introducir cualquier información.
• Botones de radio para seleccionar una sola opción de un grupo de botones.
• Casillas de verificación para hacer selecciones múltiples o marcar los campos obligatorios.
• Listas desplegables para seleccionar una opción de una lista predefinida.
• Cuadros combinados para elegir una de las opciones sugeridas, como en la lista desplegable, o introducir una propia.

Después de añadir un campo, verás las propiedades del campo en la barra lateral derecha. Aquí puedes limitar el número de caracteres, permitir la entrada de texto en varias líneas o dividir el campo en celdas para cada carácter.

Puedes hacer que rellenar un documento PDF sea cómodo y transparente. Añade la información necesaria en el campo Marcador de posición para las instrucciones. También es posible dar un ejemplo de cumplimentación de formularios en Sugerencia. Aparece al pasar el cursor por encima del campo.

Después de añadir todos los campos, puedes utilizar la opción Ver formulario para ver el aspecto que tendrá tu formulario.

Guarda el formulario que has creado como PDF. Cuando abras el archivo en formato PDF, todos los campos seguirán siendo interactivos.

Los formularios de ONLYOFFICE sólo están en su primera versión, por lo que los desarrolladores tienen previsto ampliar su funcionalidad y añadir nuevos tipos de campos. A pesar de esto, los editores ya tienen características útiles.

Como puedes ver, ONLYOFFICE ofrece un editor completo para crear un formulario que se puede rellenar como PDF. A diferencia de otras soluciones, no es necesario utilizar convertidores o soluciones adicionales para crear un cuerpo de texto o escanear documentos, todo lo que necesitas está en una sola solución. Las herramientas de colaboración te ayudan a crear documentos rellenables con tus colegas en tiempo real, incluso de manera remota.

El sitio también ofrece una biblioteca de formularios ya hechos, que se actualiza constantemente con nuevas plantillas. Aquí puedes descargar gratuitamente el formulario en formato PDF e incluso dejar una solicitud para el formulario que necesitas.

Además, es posible crear un formulario gratis en macOS, Windows o Linux usando los editores de escritorio. Descubre toda la funcionalidad de ONLYOFFICE:

Con los editores de ONLYOFFICE, puedes automatizar fácilmente el flujo de tus documentos. Prueba todas las nuevas funciones:

EN LA NUBE  APP DE ESCRITORIO

Cómo crear un formulario rellenable en Adobe Acrobat

Adobe Acrobat es un programa para crear formularios en PDF. Se pueden crear campos estáticos o interactivos. Los interactivos pueden rellenarse en un ordenador y enviarse a través de Internet o de una red local, lo que facilita el relleno y la recogida de datos.

El programa ofrece varias formas de crear formularios: convertir un documento PDF, DOCX, XLSX existente en un formulario PDF, escanear un formulario en papel y convertirlo en un formulario PDF, o empezar desde cero. A continuación, puedes añadir campos a este formulario.

Sin embargo, existe la posibilidad de perder o dañar el contenido al escanear y convertir el documento. El programa es de pago, el precio es a partir de 9,82 dólares. Por lo tanto, es adecuado para las grandes empresas que manejan muchos archivos PDF. Además, no está disponible en Linux.

Cómo crear un formulario rellenable en ABBYY FineReader PDF

ABBYY FineReader PDF es un programa para llenar formularios en PDF gratis editables sin tener que usar Acrobat. El editor ayuda a crear formularios desde cero o desde un archivo PDF existente. Dispone de una amplia gama de opciones de campo: campos de texto, listas desplegables, casillas de verificación, botones de radio, cuadros de lista, campos de firma, formularios PDF interactivos para encuestas o recogida de información.

La solución está disponible sólo para Windows, con un precio de 68,05 dólares por una licencia anual. Se ofrece un periodo de prueba de 7 días para uso individual y 30 días para empresas.

JotForm

JotForm es una solución en línea fácil de usar para crear formularios. Puedes crear tu formulario PDF rellenable desde cero o descargar un formulario PDF existente y convertirlo en un PDF rellenable. El programa también te permite publicar un formulario o enviarlo para recoger datos.

Los desarrolladores ofrecen una biblioteca con plantillas de formularios ya hechas.

La versión gratuita de la solución está disponible para todos, pero sólo permite crear 5 formularios. Para crear más formularios, hay que elegir la versión de pago con un precio a partir de 24 dólares al mes.

PDFelement

Wondershare PDFelement es una solución para ver, crear, editar y convertir PDFs. También permite la creación de formularios rellenables a partir de un archivo PDF no rellenable.

Ofrece la posibilidad de añadir cuadros de texto, botones de radio, casillas de verificación, menús desplegables y campos de firma digital. Los formularios PDF creados pueden convertirse a formatos como Word, Excel o PowerPoint y enviarse a diferentes usuarios.

Otra característica por la que destaca PDFelement es la de convertir el formulario PDF en hojas de Excel rellenables para facilitar su uso.

Conclusión

Los formularios PDF son muy demandados hoy en día y tienen algunas ventajas. Por lo tanto, hay muchas soluciones para crear y editar dichos archivos. La elección de la solución depende de la funcionalidad, la facilidad de uso, el software, el uso individual o comercial, la necesidad de trabajar en línea o sin conexión.

Hemos echado un vistazo a las soluciones más populares para trabajar con PDFs. Todas ellas ofrecen una versión de prueba o gratuita. Puedes probarlo tú mismo y elegir la mejor manera de crear formularios PDF rellenables.