9 mejores alternativas a Asana

Asana parece ser una de las soluciones más populares para la gestión de proyectos. Sin embargo, existen otras alternativas, tanto gratuitas como de pago, para este fin que encontrarás a continuación.

¿Por qué optar por una alternativa gratuita a Asana?

Asana es un software basado en la web que permite a los usuarios crear un espacio de trabajo virtual en la nube para organizar y asignar tareas en tiempo real. Aunque es genial en términos de funcionalidad general de gestión de proyectos y colaboración en equipo, hay algunas razones que podrían hacerte cambiar a la mejor alternativa gratuita a Asana:

• Asana no es open source. Su código fuente no está abierto al público, así que nadie sabe lo que hay dentro, excepto los desarrolladores de Asana.
• La interfaz de usuario de Asana parece sobrecargada. Ofrece tantas características centralizadas en un solo espacio de trabajo que los nuevos usuarios pueden sentirse desorientados al principio.
• Asana no es la mejor opción para proyectos simples. Si tu equipo es pequeño y no gestionas proyectos complicados, no necesitarás la mayoría de las funciones que ofrece Asana.
• No hay herramienta de seguimiento del tiempo incorporada. El seguimiento del tiempo dedicado a las tareas y proyectos es esencial en la gestión de proyectos. En Asana, esta característica sólo está disponible a través de la integración con una aplicación de terceros.
• La versión gratuita de Asana es muy limitada. Aunque se puede utilizar este software de forma gratuita, la mayoría de sus características clave son de pago.

Teniendo en cuenta todas estas desventajas, hemos hecho una lista de las mejores alternativas a Asana. Con las opciones mencionadas a continuación, puedes obtener casi las mismas características de gestión de proyectos de forma gratuita. Para una mejor navegación, la lista está dividida en dos partes: software open source y herramientas propietarias.

Alternativas a Asana autoalojadas y open source

1. ONLYOFFICE Workspace

(www.onlyoffice.com)

ONLYOFFICE Workspace es una oficina online autoalojada que viene con editores colaborativos para documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, y un conjunto de herramientas de productividad para controlar todos los procesos empresariales.

Este software no sólo ofrece características de gestión de proyectos, sino que también permite almacenar y gestionar documentos, crear relaciones con los clientes a través de un sistema CRM, realizar un seguimiento de los eventos en calendarios individuales y de grupo, recopilar y procesar correos electrónicos, chatear en tiempo real y crear una red social corporativa con foros, blogs, bases de datos wiki, etc.

ONLYOFFICE Workspace es una solución lista para usar cuya funcionalidad puede ampliarse con servicios de terceros (VoIP, firmas digitales, plataformas externas para compartir archivos como Google Drive o OneDrive, Single Sign-On, etc.). Puede implementarse en la nube o instalarse en un servidor propio.

En cuanto a la gestión de proyectos, ONLYOFFICE Workspace ofrece un conjunto completo de características imprescindibles. Te permite crear proyectos individuales y de equipo con tareas, subtareas e hitos. También puedes asignar gestores de proyectos y añadir etiquetas para una mejor navegación. Si trabajas con proyectos similares, se te permite construir varias plantillas de proyectos, lo que te ayudará a ahorrar algo de tiempo. La supervisión de la productividad, el seguimiento del tiempo, los diagramas de Gantt y los informes también están disponibles en ONLYOFFICE Workspace.

Si tus proyectos están conectados con datos confidenciales, puedes crear proyectos privados y establecer permisos de acceso individuales para asegurarte de que sólo los usuarios autorizados pueden acceder a lo que se les permite.

ONLYOFFICE Workspace también ofrece una aplicación móvil especial para la gestión de proyectos que permite organizar y asignar tareas sobre la marcha.

La solución viene con varias características de seguridad, incluyendo el control de acceso y la autenticación, las herramientas de supervisión, el cifrado de datos, las copias de seguridad automáticas y manuales, etc. La implementación de ONLYOFFICE Workspace en un servidor local le permite tener un control total sobre tus datos.

La versión gratuita de ONLYOFFICW Workspace está disponible con la funcionalidad completa de gestión de proyectos y sólo tiene algunas limitaciones en la edición de documentos.

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2. Taiga

(www.taiga.io)

Taiga es una plataforma de gestión de proyectos open source con multitud de funcionalidades. Este software es ideal para las startups y los desarrolladores que se adhieren a la metodología Agile porque les permite dividir los proyectos en varias fases para una mejor colaboración del equipo. Con Taiga, es fácil hacer un seguimiento de cada proyecto gracias a la sencilla e intuitiva interfaz de usuario.

El módulo Kanban incorporado permite a los usuarios gestionar sus flujos de tareas de forma orgánica utilizando subtareas y estados. Taiga también permite crear los llamados Kanban Swimlanes, que se utilizan para separar diferentes elementos de trabajo y organizar visualmente tareas similares. Además, el módulo ofrece amplias opciones de filtrado, por lo que los usuarios pueden encontrar fácilmente cualquier elemento necesario en pocos segundos. Otra característica útil es el ajuste de los niveles de zoom. Las cuatro opciones disponibles (compacto, predeterminado, detallado y ampliado) permiten establecer la vista personal de Kanban sin afectar a los demás miembros del equipo.

Además del enfoque Kanban, Taiga permite activar el módulo Scrum en cada proyecto. Scrum es un framework de Agile que está diseñado para desarrollar y entregar productos complejos. Su filosofía implica dividir el trabajo en varios objetivos que pueden ser alcanzados durante no más de un mes. Se puede cambiar libremente entre los módulos Kanban y Scrum para mejorar la productividad.

En resumen, las características más destacadas de Taigs son la alta personalización, la clara visualización, la intuición y las amplias opciones de filtrado y búsqueda. Puedes configurar todos tus proyectos como quieras para tener una mejor comprensión del progreso actual del proyecto. También puedes cambiar libremente entre los distintos módulos y aplicar varias opciones de zoom. También hay disponibles opciones de informes y de exportación.

Taiga ofrece una versión gratuita en la nube con algunas limitaciones (1 proyecto privado gratuito con no más de 3 miembros y 300 MB de espacio de almacenamiento). La versión autoalojada también es gratuita, pero tienes que configurarla, instalarla y gestionarla tú mismo.

3. Wekan

(wekan.github.io)

Wekan es una aplicación open source para la gestión de proyectos basada en el concepto Kanban. Es gratuita tanto para uso personal como comercial y está construida con el framework JavaScript Meteor. Este software se distribuye bajo las licencias MIT, BSD-3-Clause y Apache 2.0, lo que permite que cualquiera pueda utilizarlo y modificarlo fácilmente según sus necesidades. Wekan es una solución auto-alojada, por lo que puedes desplegarla en tu propio servidor con muy poco esfuerzo, asegurando que tienes el control total sobre tus datos.

Wekan tiene una interfaz web intuitiva y está traducido a muchos idiomas. El software está bien optimizado y ofrece un diseño responsivo para que pueda utilizarse en pantalla completa o en la ventana en el escritorio y en los dispositivos móviles. También cuenta con un sistema de autenticación, un panel de administración y la posibilidad de configurar el SMTP.

La aplicación permite al administrador crear una lista de tableros públicos y privados, que se colocan en la parte superior de la página principal. Cuenta con la administración y configuración de los miembros, por lo que se puede crear, eliminar, suspender, editar y asignar permisos haciendo clic en un nombre de usuario en la esquina superior derecha.

Con Wekan, puedes gestionar las tareas pendientes en las tarjetas y tableros. Las tarjetas pueden moverse entre varias columnas, lo que facilita el seguimiento de todas las tareas actuales en un solo lugar. También es posible asignar etiquetas de diferentes colores a las tarjetas para facilitar su agrupación y filtrado. Además, puedes añadir miembros a una tarjeta, por ejemplo, para asignar una tarea específica. Otra característica útil es que las tarjetas pueden configurarse para poder editar la descripción, asignar etiquetas personalizables, listas de control, imágenes, archivos adjuntos y comentarios.

Wekan se considera una alternativa open source y auto-alojada a Asana, ofreciendo casi las mismas características, ya que es una aplicación muy útil para aumentar la productividad al trabajar en un entorno colaborativo.

4. OpenProject

(www.openproject.org)

OpenProject es un software de gestión de proyectos open source con un conjunto de características y plugins para la colaboración en equipo. Esta solución está diseñada para profesionales que necesitan gestionar proyectos complejos en grandes equipos y se posiciona como el equivalente a Asana y otras herramientas comerciales. En general, OpenProject destaca, entre otras cosas, por sus características de colaboración que facilitan la gestión eficiente de los proyectos, la planificación de los recursos y la elaboración de informes.

OpenProject permite a los usuarios crear un sistema que controla todos los aspectos de la gestión de proyectos, como la planificación y programación, la gestión y asignación de recursos, la simulación de alternativas en procesos críticos, etc. También proporciona la funcionalidad necesaria para trabajar con entornos multiproyecto. Además, OpenProject también permite controlar las diferentes etapas del proyecto: inicio, planificación, ejecución, supervisión y cierre.

OpenProject permite controlar fácilmente todas las actividades del proyecto y organizar los proyectos, las tareas, los errores o los riesgos, así como asignar responsabilidades, hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento, ver el historial de cambios o configurar flujos de trabajo individuales. Con las líneas de tiempo interactivas, puedes planificar y gestionar las actividades, las dependencias y realizar informes, así como realizar un seguimiento de las fases y los hitos del proyecto.

OpenProject es compatible con Agile y Scrum siendo un buen complemento para estas formas de trabajo, ya que permite gestionar fácilmente los equipos y controlar visualmente su progreso.

En cuanto a la gestión de recursos, OpenProject permite ver todos los recursos invertidos en un proyecto, así como controlar los presupuestos restantes o generar informes de costes.

Como muchas otras herramientas de software de productividad empresarial, OpenProject permite compartir documentos con control de versiones integrado, gestionar reuniones con agendas y informes y notificar a los participantes pertinentes, lo que facilita la colaboración en equipo.

Además de la versión gratuita autoalojada que viene con la mayoría de las características, OpenProject también ofrece una versión de pago en la nube con soporte técnico profesional

Alternativas a Asana basadas en la nube

5. Nifty

Nifty es una completa herramienta de gestión de proyectos que se ha ganado el reconocimiento como una de las mejores alternativas a Asana. Con una interfaz fácil de usar y una amplia gama de funciones, Nifty ofrece una potente solución para que los equipos colaboren, planifiquen y ejecuten proyectos sin problemas.

Como alternativa a Asana, Nifty proporciona una plataforma todo en uno que combina funciones de gestión de tareas, comunicación en equipo y seguimiento de proyectos. Permite a los usuarios crear tareas, asignarlas a los miembros del equipo, establecer fechas de vencimiento y supervisar el progreso en tiempo real. La intuitiva interfaz de arrastrar y soltar facilita la priorización de tareas y el seguimiento de todo el equipo.

Nifty también ofrece sólidas herramientas de colaboración, que permiten a los miembros del equipo discutir proyectos, compartir archivos y proporcionar comentarios en un espacio de trabajo centralizado. Las funciones de comunicación integradas fomentan una comunicación fluida, reduciendo la necesidad de herramientas externas y mejorando la productividad del equipo.

Además de la gestión de tareas y la colaboración, Nifty ofrece potentes funciones de seguimiento de proyectos. Los usuarios pueden crear hojas de ruta detalladas de los proyectos, establecer hitos y seguir el progreso mediante diagramas de Gantt interactivos. Esta función permite a los equipos visualizar los plazos de los proyectos, identificar los cuellos de botella y tomar decisiones basadas en datos para garantizar la finalización puntual de los proyectos.

Gracias a sus completas funciones, su interfaz fácil de usar y sus capacidades de integración, Nifty se ha convertido en una alternativa de primera categoría a Asana, ya que ofrece a los equipos una solución de gestión de proyectos sólida y fácil de usar.

6. Wrike

(www.wrike.com)

Wrike puede describirse como una herramienta de software que te permite gestionar tus proyectos cuando y dondequiera que estés. Está disponible en la nube, por lo que puedes acceder sin problemas a todos los datos e información de tus proyectos en cualquier momento. Wrike es ideal para los equipos que necesitan más visibilidad en su trabajo o para los equipos que trabajan a distancia. Esta solución está diseñada para mejorar la productividad del equipo a través de la gestión eficiente de los proyectos y la comunicación interna.

Wrike cubre áreas de gestión de proyectos como la planificación, la presentación de informes, la asignación de tareas, la evaluación del progreso y la ejecución del proyecto. Combinado con la herramientas Agile y Scrum, te permite visualizar tus tareas y proyectos organizados por columnas y estados. También te permite crear, modificar o eliminar las tareas del proyecto, las fechas de vencimiento, los gestores del proyecto y las dependencias entre las diferentes actividades.

Las características de gestión de proyectos de Wrike son fáciles de usar y permiten supervisar los proyectos a través de diagramas de Gantt dinámicos, tableros Kanban, programación fácilmente ajustable y herramientas en tiempo real. También aumenta la productividad gracias a los tableros personalizables y los formularios de solicitud dinámicos que ayudan a reducir las tareas administrativas y los correos electrónicos que consumen mucho tiempo.

Lo que hace único a Wrike es su infinita capacidad de integración: hay más de 400 opciones disponibles, incluyendo Salesforce, OneDrive, Google Drive, Microsoft Teams, Box, Hubspot. etc.

Wrike ofrece un plan de tarifa gratuita con multitud de funciones y 2 GB de espacio de almacenamiento. Sin embargo, no implica el uso de diagramas de Gantt y carece de algunas integraciones de productividad.

7. Trello

(trello.com)

Trello es una aplicación de gestión de proyectos online que está diseñada para gestionar proyectos de equipo en un único panel, pero también es perfecta para gestionar las tareas domésticas, la planificación de los estudios, las tareas del hogar e incluso para organizar un viaje. Trello es uno de los gestores de proyectos colaborativos más populares y utilizados tanto para uso particular como empresarial. Está enfocado, sobre todo, a la coordinación con el resto de miembros del equipo y permite gestionar proyectos profesionales u organizar todo tipo de eventos, reuniones o tareas cotidianas.

Una de las claves del éxito de Trello es que utiliza un sistema Kanban para la gestión de tareas que ha sido heredado por muchas otras aplicaciones y software similares. Este enfoque permite crear límites de tiempo o tener un tablero en el que todo el mundo sabe lo que tiene que hacer o cuándo es la fecha límite, por ejemplo.

En los tableros de Trello hay tareas, tarjetas y listas que se pueden mover según la prioridad o según su finalización. Se puede escribir y añadir información a las tarjetas, y Trello permite añadir fechas de vencimiento, conversaciones, horarios o archivos adjuntos. Esto es realmente útil para las campañas de marketing o para cualquier otro entorno empresarial.

Hay una serie de conceptos y herramientas de Trello que debes conocer, como la posibilidad de ver las tarjetas en diferentes vistas, aunque sólo están disponibles en la versión de pago y no en la gratuita. Los tableros son los lugares donde puedes organizar tu trabajo o tareas. El tablero creado permite establecer plazos, asignar tareas o establecer calendarios para tener una visión completa de todo lo que ocurre.

La versión gratuita en la nube viene con la mayoría de las características que ofrece Trello y un almacenamiento ilimitado en la nube. Sin embargo, si necesitas funciones avanzadas, será mejor que te pases a un plan de tarifas de pago.

8. Monday.com

(monday.com)

Monday.com es una plataforma de software basada en la nube en la que los equipos pueden planificar, ejecutar y supervisar sus procesos, proyectos y trabajo diario. Este software ayuda a los equipos a potenciar la colaboración, automatizar el trabajo manual y analizar los datos importantes con un solo vistazo.

Monday.com es muy fácil de usar. Sin salir de la aplicación, puedes diseñar potentes tableros de control que te permiten analizar lo que está sucediendo. Los diferentes tipos de gráficos y la posibilidad de combinar multitud de tableros o de agrupar la información por tipo de columna ofrecen la posibilidad de tomar decisiones en tiempo real a partir de los datos.

Monday.com te permite definir colores para las columnas de estado, asignar personas con sus fotos a cada tarea, distribuir las tareas por grupos o gestionar diferentes vistas de todos tus proyectos. Todo ello hace que la aplicación se adapte a las necesidades de cada miembro de tu equipo.

Monday.com cuenta con integraciones listas para usar con aplicaciones como Slack, Zendesk, Jira, etc, ofreciendo la posibilidad de sincronizar en tiempo real. Por ejemplo, cuando un ticket se actualiza en Zendesk, podemos ver automáticamente esa actualización también dentro de nuestros tableros de Monday.com. Además, gracias a Zapier o Integromat, puedes integrar más de 1.000 otras apps.

Con las herramientas de automatización de Monday.com, puedes programar múltiples actividades automáticas, por ejemplo, cuando una columna cambia de estado o se acerca la fecha límite de una tarea, se envía un correo electrónico a una determinada persona o se añade una tarea al tablero.

A pesar de su funcionalidad de gestión de proyectos bastante rica, la versión gratuita de Monday.com no es adecuada para grandes equipos, ya que está diseñada para un máximo de 2 usuarios.

9. ProofHub

ProofHub se encuentra entre las alternativas a Asana mejor valoradas de la actualidad. Preferido y confiado por más de 85.000 equipos y empresas en todo el mundo, ProofHub es una poderosa herramienta que ofrece todo lo que Asana no ofrece: facilidad de uso, interfaz intuitiva, seguimiento del tiempo, informes personalizados, gestión de archivos, asequibilidad, una curva de aprendizaje sencilla, vista de tabla e interfaz multilingüe, entre otras cosas.

A diferencia de Asana, una herramienta compleja diseñada para atender las necesidades de equipos de proyectos de gran tamaño, ProofHub puede ser utilizado fácilmente por equipos pequeños y grandes para planificar, ejecutar y gestionar proyectos simples y complejos. Los responsables de proyectos pueden suscribir a todos los miembros del equipo a la herramienta para que todos estén en una única plataforma compartida, lo que fomenta aún más la colaboración y la transparencia dentro del equipo.

ProofHub ofrece las herramientas más avanzadas a los equipos de proyectos para ejecutar una gestión eficiente de los mismos y lograr una alta colaboración. La gestión inteligente de tareas permite crear, asignar y supervisar las tareas en un solo lugar, mientras que las pruebas en línea permiten a los usuarios colaborar, revisar y anotar los diseños y los documentos con herramientas de marcado.

Asana no cuenta con una herramienta de seguimiento del tiempo y un sistema de gestión de archivos específicos, que ProofHub ofrece a los usuarios. Puedes registrar y hacer un seguimiento del tiempo dedicado a las diferentes tareas y organizar todos tus archivos digitales en un solo lugar para facilitar el acceso y la colaboración.

Otra característica esencial que Asana no tiene, pero que ProofHub ofrece, es una herramienta de informes en línea. La función de informes personalizados de ProofHub te permite crear y ver informes de tareas del flujo de trabajo, informes de tareas individuales, informes de tiempo e informes de recursos en un solo lugar. Puedes elegir los parámetros que desees y crear informes personalizados que muestren exactamente lo que quieres.

Con ProofHub, puedes utilizar una serie de funciones avanzadas para la gestión eficiente de proyectos en un lugar centralizado, lo que elimina la necesidad de utilizar varias herramientas por separado. La herramienta también ofrece integraciones con otras aplicaciones que tu equipo ya está utilizando.

La versión de la aplicación móvil de ProofHub está disponible en iOS y Android, lo que facilita a los usuarios el acceso a la herramienta y la colaboración en el trabajo incluso sobre la marcha. La asequibilidad es otra ventaja de ProofHub. A diferencia de los costosos precios por usuario de Asana, ProofHub ofrece planes de precios asequibles y fijos que son ideales para las pequeñas empresas y los equipos con un presupuesto limitado.

ProofHub ofrece una prueba gratuita de 14 días. Los usuarios pueden actualizar al plan Essential con funciones de gestión de proyectos Core (45 $/mes) o al plan Ultimate Control con funciones de gestión de proyectos Premium (89 $/mes).

Conclusión

Como puedes ver, Asana no es la única opción decente para la gestión de proyectos. Hay muchas alternativas autoalojadas y basadas en la nube que pueden ayudarte a crear un entorno colaborativo para controlar proyectos y asignar tareas. Esperemos que esta lista te resulte útil a la hora de elegir el software adecuado para tu equipo.