Siete potentes alternativas a Office 365

¿Estás buscando una mejor alternativa a Office 365 para editar y colaborar en documentos online, necesitas liberarte de los productos de un solo proveedor o simplemente quieres reducir los costes de la oficina de tu equipo? Nos han educado para usar Microsoft desde el colegio y parece que es hora de hacer un cambio.

ONLYOFFICE Workspace

ONLYOFFICE es una oficina colaborativa de código abierto que viene en todas las formas y tamaños: para uso en local y en la nube, como un espacio de trabajo completo o como editores separados de ONLYOFFICE Docs, de escritorio y para móviles, para empresas de cualquier escala y para uso personal.

La suite ONLYOFFICE Docs está construida con los formatos de MS en su núcleo, lo que aporta la máxima compatibilidad de formatos y la convierte en la alternativa empresarial número uno para trabajar con los formatos DOCX, PPTX y XLSX. ODF y otros formatos populares son compatibles con la conversión interna cuya calidad se mejora constantemente.

La colaboración en ONLYOFFICE viene con permisos avanzados para uso compartido (comentar, revisar, rellenar formularios, filtrado personalizado), chat, historial de versiones y comparación de documentos.

Las funciones de edición y formato pueden ampliarse con plugins de terceros que ayudan a crear bibliografías (Zotero, Mendeley), traducir (Google o DeepL), buscar sinónimos con Tesauro, insertar vídeos de YouTube, editar fotos y mucho más.

Las soluciones para empresas incluyen ONLYOFFICE Docs y ONLYOFFICE Workspace por separado, donde la suite se integra con un sistema de gestión de documentos, herramientas de proyectos, CRM, calendario, correo y red social corporativa. Workspace en la nube está disponible para startups de hasta 5 personas de forma gratuita, así como la versión comunitaria de hasta 20 usuarios para la instalación en un servidor.

Se ofrecen gratuitamente aplicaciones de escritorio (Windows, Linux, macOS) y para móviles (iOS, Android).

Ventajas comparativas:

• Máxima compatibilidad con MS Office;
• Versiones en la nube y autoalojadas;
• Nube gratuita para uso personal;
• Características avanzadas de seguridad;
• Aplicaciones gratuitas de escritorio y para móviles;
• Integración con servicios de terceros;
• Open source.

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Zoho

Zoho es un software de productividad basado en la nube que ofrece múltiples herramientas ofimáticas que no se limitan a los editores de documentos, los proyectos y otros instrumentos básicos. Por ejemplo, también hay aplicaciones para organizaciones financieras y para centros de llamadas.

Reunidos en un Zoho Workspace, estos servicios vienen como un paquete empresarial con precios razonables y niveles graduados de aplicabilidad profesional. Lo malo es que la versión gratuita es extremadamente limitada.

Zoho Docs, una suite de colaboración para el procesamiento de archivos de oficina, ofrece una fácil colaboración y una interfaz sencilla y atractiva. Sin embargo, existen problemas de compatibilidad con los formatos MS y PDF, lo que puede llegar a ser un problema si trabajas con estos tipos de archivos a diario.

Zoho ofrece aplicaciones móviles y de escritorio sincronizables. La versión en línea está disponible sólo en la nube.

Ventajas comparativas:

• Interfaz de usuario moderna y fácil de usar;
• Múltiples aplicaciones para muchos objetivos;
• Integración con Dropbox, Google Drive y Adobe Sign;
• Versión gratuita con funcionalidad limitada;
• Precios económicos para los planes ampliados.

Google Workspace

Google es probablemente la alternativa más popular a Office 365 porque es omnipresente y tiene unos 1.8 mil millones de usuarios activos (propietarios de una cuenta de correo electrónico de Google) y sus servicios están ampliamente integrados e interconectados en toda la web. El uso de Google Docs es gratuito a menos que se necesite un soporte de nivel empresarial, más almacenamiento y más funciones.

El paquete de Google Docs tiene una interfaz muy atractiva y un sistema de colaboración y funciones difíciles de igualar. Un inconveniente es que utiliza sus propios formatos de archivo, que no son 100% compatibles con OOXML u ODF (por ejemplo, el trabajo con objetos), pero la compatibilidad está mejorando con el tiempo.

Sin embargo, al igual que Microsoft Office 365, Google es un servicio exclusivamente en la nube. Esto significa que, además de la máxima comodidad, está sujeto al control de tus datos por parte de su host. El código fuente no está disponible, por lo que la forma en que se procesan tus datos es un secreto. Confiar datos sensibles como la contabilidad de la empresa, materiales de investigación, libros y artículos a esta gran nube pública no es una buena opción.

Ventajas comparativas:

• Buenas funcionalidades de colaboración;
• Nube gratuita para uso personal;
• Interoperabilidad con otras aplicaciones de Google;
• Acceso único a todas las aplicaciones;
• Apps móviles.

Nextcloud

Si estás buscando una opción local para tu oficina colaborativa, Nextcloud puede ser una alternativa perfecta. Se trata de una plataforma de código abierto para compartir archivos y gestionar usuarios que puede ampliarse con una multitud de aplicaciones de terceros del mercado, que en su mayoría son de código abierto: los editores online de ONLYOFFICE o de Collabora, cliente de correo electrónico, chat online, calendarios, tareas y mucho más. Incluso puedes añadir aplicaciones de música, mapas mentales y libros de cocina.

Nextcloud es famoso por sus características de protección de datos y una política abierta de búsqueda de vulnerabilidades en HackerOne, lo que lo hace especialmente fiable para aquellos que buscan una seguridad adicional.

Un paquete compuesto de Nextcloud y las aplicaciones ofimáticas esenciales ya integradas y configuradas vienen en Nextcloud Hub. La solución es una alternativa autoalojada a Office 365 que el proyecto ha lanzado recientemente.

Nextcloud ofrece clientes de escritorio adicionales para Windows, macOS y Linux. Las aplicaciones móviles están disponibles para dispositivos Android e iOS.

Ventajas comparativas:

• Solución autoalojada;
• Open source;
• Mercado con aplicaciones para la integración;
• Buena seguridad;
• Aplicaciones de escritorio y para móviles;
• Gratis a menos que se requiera soporte técnico y asistencia.

Kopano

Kopano combina herramientas de comunicación como el correo y las reuniones de vídeo con el intercambio de archivos, calendarios avanzados y otras herramientas en una sola interfaz. La solución es de código abierto y autoalojada, lo que significa que la seguridad es bastante sólida.

Esta solución está pensada para trabajar tanto dentro como fuera de la organización y ofrece, en primer lugar, conferencias de audio y de vídeo de alta calidad y chats. También destaca por su amplia funcionalidad de correo electrónico.

Kopano también emplea LibreOffice Online para la edición de documentos en línea y la colaboración dentro del sistema de intercambio de archivos, lo que le proporciona una completa experiencia de oficina en línea que resulta especialmente buena si prefieres los formatos de documentos ODF para tu trabajo.

Kopano está disponible para móviles con todas las herramientas de productividad accesibles desde la aplicación.

Ventajas comparativas:

• Solución autoalojada;
• Open-source;
• Excelente funcionalidad de correo electrónico;
• Conferencias de vídeo integradas;
• Aplicaciones móviles.

CryptPad

CryptPad es una solución de colaboración y uso compartido de archivos centrada en la privacidad que se ofrece tanto para uso en local como en la nube.

Utiliza una tecnología única de cifrado de extremo a extremo para el almacenamiento y el uso compartido de archivos que hace que la colaboración con datos sensibles sea, en definitiva, segura por diseño. Además, es de código abierto y transparente, por lo que siempre estarás seguro de cómo se procesan y protegen tus datos.

La funcionalidad de CryptPad permite editar y colaborar en textos, hojas de cálculo (con ONLYOFFICE), presentaciones y código, crear tablas blancas, realizar encuestas, gestionar calendarios y utilizar kanban para planificar el trabajo. Lamentablemente, la solución parece carecer de funciones de correo electrónico incorporadas o integrables.

Ventajas comparativas:

• Todo está cifrado mediante el blockchain;
• Solución gratuita y de código abierto;
• Tanto para uso en local como en la nube.

Open365

Open365 es una alternativa de código abierto a Office 365 basada en LibreOffice Online, KDE y Seafile. Permite crear, compartir y colaborar en documentos en línea, hacer llamadas con Jitsi, utilizar el correo, el calendario y las funciones de gestión de contactos a través de KDE Kontact.

Open365 es una solución autoalojada, pero también puede probarse en la nube o utilizarse para crear tus propias aplicaciones de oficina basadas en las soluciones interoperables existentes.

Los clientes de escritorio para máquinas Windows, Mac y Linux, así como una aplicación para Android, están disponibles como complementos de la oficina en la nube.

Un inconveniente comparativo, sin embargo, podría ser la limitada compatibilidad con los formatos de MS Office, mientras que el enfoque se hace en los ODF, como en cada suite basada en LibreOffice.

Ventajas comparativas:

• Open-source;
• Software familiar integrado;
• Sincronización de archivos entre dispositivos y la nube;
• Buena compatibilidad con ODF.

Comparación general

Aquí está la tabla de características clave y si vienen con cada una de las soluciones, ya sea de forma nativa o mediante la integración con un servicio de terceros.

*Posible mediante la integración con aplicaciones de terceros o addons

Hay muchas soluciones ofimáticas y alternativas similares a Office 365 y la elección correcta depende de qué tipos de archivos son los más habituales en tu trabajo o si estás dispuestos a utilizar el software en tu propia red o en la nube. Elige sabiamente, establece un equilibrio entre lo que realmente necesitas y lo que puedes hacer y encontrarás una alternativa perfecta a Microsoft Office 365.