Todo lo que hace falta saber sobre el uso compartido de documentos en ONLYOFFICE

¡Hola a todos!

ONLYOFFICE tiene mucho que ver con la colaboración y el uso compartido de archivos es una gran parte de esto. Hemos recopilado todo lo que necesita saber al respecto en esta publicación.

Ventana de ajustes de uso compartido

Hay dos formas de acceder a ella:

• Desde el módulo de documentos. Si desea compartir un archivo o una carpeta, pulse Compartir en el menú contextual. Si desea compartir varios archivos/carpetas, seleccione todos los elementos necesarios y haga clic en Ajustes de uso compartido en la parte superior de la página.
• Desde los editores. Si está trabajando en un documento de oficina, es más fácil compartirlo directamente desde la interfaz de los editores. Ve a la pestaña Colaboración y pulsa Compartir.

Dos formas de compartir

La ventana de ajustes de uso compartido le permite compartir archivos de dos maneras:

Concesión de acceso a usuarios y grupos registrados

Esta es la forma preferida y más segura. Puede elegir qué usuarios y grupos tendrán acceso a sus archivos. Por ejemplo, puede dar a algunos usuarios el permiso para que puedan ver el archivo (Sólo lectura) mientras que otros obtendrán los derechos de edición (Acceso completo).

Permitir que las personas accedan sólo a los archivos que realmente necesitan es una medida importante para proteger sus datos contra la pérdida o la corrupción.

Por favor, preste atención: en ONLYOFFICE hay una diferencia entre invitados y usuarios:

• Los invitados pueden tener acceso de sólo lectura.
• Todos los usuarios pueden crear y compartir archivos de su carpeta “Mis Documentos”. Los invitados no pueden hacer eso, ya que no tienen esta carpeta y no pueden iniciar el uso compartido de archivos.

Compartición de archivos por medio de URL (acceso a través de un enlace externo)

El acceso a través de enlaces externos se realiza compartiendo una URL que está vinculada a un archivo. No se necesita una cuenta o contraseña para eso. Cualquier persona que utilice la URL tiene el mismo nivel de acceso al archivo.

Es una forma fácil de compartir archivos, pero no es adecuada para la información sensible porque cualquier persona en Internet que tenga su enlace puede acceder a este archivo. También usted puede incrustar un documento compartido a través de la URL en su sitio web.

Los dos sistemas para compartir pueden ser combinados. Por ejemplo, los usuarios registrados pueden tener acceso completo a un archivo por parte del usuario y el grupo, mientras que cualquier persona del mundo podría tener acceso de sólo lectura a través de un enlace externo.

Tipos de derechos de acceso

ONLYOFFICE tiene un sistema flexible de derechos de acceso.

Cualquier archivo o carpeta puede ser compartido con estos derechos de acceso:

• Prohibir acceso. El archivo o carpeta no puede ser visto por el usuario.
• Sólo lectura. El usuario puede ver y abrir el archivo o la carpeta, pero no se le permite cambiarlo, moverlo o borrarlo.
• Acceso completo. El nivel más alto: no hay restricciones en cuanto a lo que el usuario puede hacer con el archivo.

Hay incluso más tipos de derechos de acceso para los documentos de oficina:

• Comentarios. Disponible para documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Esto permite comentar el contenido del archivo.
• Relleno de formulario. Sólo disponible para documentos de texto. Permite a los usuarios cambiar algunos elementos del documento y descargarlo o guardarlo en una carpeta diferente. Cómo crear formularios rellenables
• Revisión. Sólo disponible para documentos de texto. Permite a los usuarios sugerir cambios en el modo de seguimiento de cambios. Cada cambio puede ser aceptado o rechazado por el propietario del documento. Revisión in ONLYOFFICE

Nota: los derechos de acceso compatibles son idénticos, independientemente de cómo se comparta el archivo – a los usuarios registrados o a través de un enlace externo.