ONLYOFFICE DocSpace: Πώς να το χρησιμοποιήσετε;

Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς λειτουργεί η νεότερη λύση μας, το ONLYOFFICE DocSpace. Θα ανακαλύψετε λειτουργίες, δωρεάν και επί πληρωμή πακέτα, ασφάλεια και προσαρμογή του DocSpace.

Τι είναι το ONLYOFFICE DocSpace;

Το ONLYOFFICE DocSpace είναι μια συνεργατική πλατφόρμα σχεδιασμένη για ομάδες, πελάτες και συνεργάτες ώστε να συνεργάζονται σε έγγραφα. Η πλατφόρμα βασίζεται στην έννοια των δωματίων, τα οποία είναι ειδικοί χώροι με προκαθορισμένα δικαιώματα, όπου οι χρήστες μπορούν να προσκαλούν άλλους και να συνεργάζονται σε έγγραφα γραφείου σε πραγματικό χρόνο ή χρησιμοποιώντας λειτουργίες ταυτόχρονης επεξεργασίας με κλείδωμα παραγράφων.

Το DocSpace μπορεί να αναπτυχθεί στον δικό σας διακομιστή, όπου έχετε τον πλήρη έλεγχο των δεδομένων. Ένας άλλος τρόπος για να αποκτήσετε το DocSpace είναι η έκδοση cloud που φιλοξενείται σε ασφαλείς διακομιστές με έδρα την Ευρώπη — χωρίς να χρειάζεται να ξοδέψετε χρήματα για διαχείριση και θα έχετε επίσης όλες τις ενημερώσεις ρυθμισμένες αυτόματα!

ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΣΕ ΥΠΟΔΟΜΗ ΣΑΣ                  ΕΚΔΟΣΗ CLOUD

Είναι το ONLYOFFICE DocSpace δωρεάν;

Ναι, υπάρχει ένα δωρεάν πρόγραμμα, καθώς και αρκετές εταιρικές εκδόσεις.

Startup (Cloud). Το DocSpace είναι διαθέσιμο στο cloud δωρεάν με βασικές δυνατότητες. Αυτές περιλαμβάνουν έως και 12 δωμάτια συνεργασίας ή προσαρμοσμένα δωμάτια, 1 διαχειριστή, 2 power users, μη αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και υποστήριξη για όλα τα αρχεία γραφείου και μορφές πολυμέσων. Το πρόγραμμα Startup είναι η καλύτερη επιλογή για μικρότερες ομάδες.

Business (Cloud). Χρειάζεστε απεριόριστο αριθμό δωματίων, διαχειριστών, power users, προσαρμοσμένο όνομα τομέα, 100 GB αποθηκευτικού χώρου αρχείων ανά διαχειριστή ή power user, αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας και περισσότερα προνόμια;

Enterprise Edition (Self-hosted). Για μεγαλύτερες εταιρείες που θέλουν να αναπτύξουν το ONLYOFFICE DocSpace στο τοπικό τους δίκτυο, οι τιμές ξεκινούν από 6550$ για 100 ταυτόχρονες συνδέσεις (καρτέλες προγράμματος περιήγησης με έγγραφα ανοιχτά προς επεξεργασία ταυτόχρονα).

Family Pack (Self-hosted). Αυτή η επιλογή προορίζεται μόνο για οικιακή χρήση και κοστίζει 330$ (εφάπαξ πληρωμή). Περιλαμβάνει 5 power users/διαχειριστές, απεριόριστο αριθμό δωματίων, διαδικτυακούς επεξεργαστές, πρόγραμμα ανάγνωσης και μετατροπέα PDF, ανάπτυξη σε έναν διακομιστή, ισόβια άδεια χρήσης και 1 έτος ενημερώσεων.

Ανακαλύψτε την τιμολόγηση και συγκρίνετε τις εκδόσεις DocSpace στον ιστότοπό μας.

Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί και τα σχολεία μπορούν να χρησιμοποιούν την έκδοση cloud του ONLYOFFICE εντελώς δωρεάν. Άλλα εκπαιδευτικά ιδρύματα μπορούν να λάβουν έκπτωση.

Ποιοι ρόλοι χρηστών υπάρχουν;

Οι χρήστες του DocSpace έχουν διαφορετικά προνόμια και επίπεδα πρόσβασης σε δωμάτια και αρχεία. Υπάρχουν 8 βασικοί ρόλοι που πρέπει να γνωρίζετε:

• Power User (Χρήστης με πλήρη δικαιώματα)
• Editor (Συντάκτης)
• Reviewer (Αξιολογητής)
• Commenter (Σχολιαστής)
• Form Filler (Συμπλήρωσης Φορμών)
• Viewer (Θεατής)
• Room Admin (Διαχειριστής Δωματίου)
• Room Owner (Ιδιοκτήτης Δωματίου)

Σε αυτόν τον οδηγό βίντεο παρακάτω, μπορείτε να δείτε τη διαφορά μεταξύ κάθε ρόλου και τα δικαιώματα που δίνονται σε διάφορους τύπους χρηστών.

Πώς να δημιουργήσετε ένα δωμάτιο στο ONLYOFFICE DocSpace;

Όπως αναφέραμε προηγουμένως, η συνεργασία στο DocSpace οργανώνεται σε δωμάτια — ασφαλή περιβάλλοντα στα οποία δεν έχουν πρόσβαση άτομα χωρίς πρόσκληση. Για να δημιουργήσετε ένα νέο δωμάτιο, πρέπει να έχετε δικαιώματα διαχειριστή (ρόλος Room Admin) και να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα:

1. Μεταβείτε στα Δωμάτια (Rooms) και κάντε κλικ στο Νέο δωμάτιο (New room) στην επάνω αριστερή γωνία. Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε το εικονίδιο πάνω από τη λίστα των δωματίων.
2. Επιλέξτε Δωμάτιο συνεργασίας για ταυτόχρονη επεξεργασία εγγράφων, υπολογιστικών φύλλων, παρουσιάσεων και OFORM με περιορισμένο εύρος ρόλων — Room Admin, Power user, Editor, Viewer. Το Προσαρμοσμένο δωμάτιο ξεκλειδώνει περισσότερα δικαιώματα πρόσβασης — Room Admin, Power user, Editor, Form filler, Reviewer, Commenter, Viewer.
3. Εισαγάγετε το όνομα του δωματίου και κάντε κλικ στη Δημιουργία.

Ο επόμενος οδηγός βίντεο δείχνει ολόκληρη τη διαδικασία προσθήκης ενός δωματίου στο DocSpace.

Πώς να διαχειριστείτε έγγραφα και να συνεργαστείτε;

Αφού δημιουργήσετε ένα δωμάτιο DocSpace, θα θέλετε να προσθέσετε νέα αρχεία γραφείου ή να ανεβάσετε υπάρχοντα έγγραφα κειμένου, υπολογιστικά φύλλα, παρουσιάσεις και συμπληρώσιμες φόρμες.

Ανοίξτε οποιοδήποτε δωμάτιο και κάντε κλικ στο κουμπί Ενέργειες (Actions) στην επάνω αριστερή γωνία. Επιλέξτε τον επιθυμητό τύπο αρχείου ή προσθέστε έναν φάκελο.

Τώρα που το δωμάτιό σας στο DocSpace δεν φαίνεται άδειο, προσκαλέστε άλλα άτομα για ταυτόχρονη επεξεργασία ή προβολή εγγράφων. Ανάλογα με τον τύπο δωματίου, μπορείτε να εκχωρήσετε διάφορους ρόλους στους καλεσμένους χρήστες.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο -> Πρόσκληση χρηστών (Invite users). Αντιγράψτε και μοιραστείτε τον σύνδεσμο πρόσκλησης ή προσθέστε τα επιθυμητά προφίλ μη αυτόματα.

Όταν ολοκληρωθεί κάθε συνεδρία επεξεργασίας, μια νέα έκδοση αρχείου δημιουργείται αυτόματα σε ένα δωμάτιο και εμφανίζεται στο ιστορικό εκδόσεων. Σε περίπτωση που χρειαστεί να επαναφέρετε ή να κατεβάσετε μία από τις προηγούμενες εκδόσεις, επαναλάβετε τα βήματα από αυτόν τον οδηγό:

Όταν ολοκληρώσετε τη συνεργασία σε ένα δωμάτιο και δεν το χρειάζεστε πλέον, μετακινήστε το στο αρχείο. Θα έχετε 30 ημέρες για να επαναφέρετε το δωμάτιο μέχρι τη μόνιμη διαγραφή του.

Είναι ασφαλές το ONLYOFFICE DocSpace;

Το ONLYOFFICE DocSpace είναι σχεδιασμένο με γνώμονα την ασφάλεια για να βοηθήσει στην προστασία ευαίσθητων πληροφοριών και δεδομένων. Προσφέρει προηγμένες λειτουργίες ασφαλείας για τη διασφάλιση της ασφάλειας των εγγράφων και των αλληλεπιδράσεων των χρηστών.

Για να ανοίξετε τις ρυθμίσεις ασφαλείας, κάντε κλικ στο εικονίδιο και μεταβείτε στις ρυθμίσεις DocSpace (DocSpace settings), στη συνέχεια μεταβείτε στην ενότητα Ασφάλεια (Security).

Διαβάστε την αναλυτική λίστα ελέγχου ασφαλείας του DocSpace ή παρακολουθήστε αυτήν την επισκόπηση:

Πώς να προσαρμόσετε το προφίλ σας στο DocSpace;

Στο προφίλ του ONLYOFFICE DocSpace, μπορείτε να αλλάξετε όνομα, email και κωδικό πρόσβασης. Επιλέξτε τη γλώσσα διεπαφής, τις προτιμήσεις ειδοποιήσεων, ανεβάστε μια νέα φωτογραφία και ενεργοποιήστε τη σκοτεινή λειτουργία.

Κάντε κλικ στο όνομά σας στην κάτω αριστερή γωνία για να ανοίξετε τις ρυθμίσεις.

Οι διαχειριστές μπορούν επίσης να αλλάξουν την εμφάνιση ολόκληρου του DocSpace στην ενότητα Προσαρμογή (Customization). Μεταβείτε στην Εμφάνιση (Appearance) και πειραματιστείτε με χρωματικούς συνδυασμούς.

Θέλετε να αντικαταστήσετε το λογότυπο του ONLYOFFICE με το δικό σας; Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη στο πρόγραμμα Business στο cloud ή στο Premium για το αυτο-φιλοξενούμενο (self-hosted) DocSpace και απαιτεί δικαιώματα διαχειριστή. Στην ενότητα Προσαρμογή (Customization) των ρυθμίσεων DocSpace, ανοίξτε την καρτέλα Επωνυμία (Branding).

Περάσαμε από τις βασικές λειτουργίες και δυνατότητες του ONLYOFFICE DocSpace — όλα όσα χρειάζεστε για απρόσκοπτη διαχείριση, κοινή χρήση και συνεργασία εγγράφων.

Χρειάζεστε πιο λεπτομερείς οδηγίες βίντεο και επισκοπήσεις λειτουργιών; Επισκεφθείτε τη λίστα αναπαραγωγής μας στο YouTube αφιερωμένη στο DocSpace.

ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΤΕ ΤΩΡΑ

Εγγραφείτε και πατήστε το καμπανάκι για να ειδοποιηθείτε για νέες χρήσιμες λειτουργίες στο ONLYOFFICE DocSpace και άλλες λύσεις.