Πώς να προσθέσετε σφραγίδα στο PDF

Η προσθήκη σφραγίδων σε αρχεία PDF είναι ένας χρήσιμος τρόπος για να σημειώσετε έγγραφα ως εγκεκριμένα, εμπιστευτικά ή αναθεωρημένα ή να εφαρμόσετε άλλες σημειώσεις και υπογραφές. Ας εξερευνήσουμε πώς να χρησιμοποιήσετε αυτή τη δυνατότητα.

Τι είναι οι σφραγίδες PDF

Μια σφραγίδα PDF είναι ένα οπτικό στοιχείο που προστίθεται σε ένα έγγραφο για να υποδείξει την κατάστασή του, να παρέχει σημαντικές πληροφορίες ή να το εξατομικεύσει με επωνυμία. Οι σφραγίδες μπορεί να περιλαμβάνουν κείμενο, ημερομηνίες, εικόνες ή ένα συνδυασμό αυτών των στοιχείων. Λειτουργούν όπως οι παραδοσιακές σφραγίδες μελάνης, αλλά εφαρμόζονται ψηφιακά, διασφαλίζοντας μια πιο επαγγελματική και αποτελεσματική ροή εργασίας εγγράφων.

Για τι χρησιμοποιούνται οι σφραγίδες PDF

Οι σφραγίδες PDF χρησιμοποιούνται ευρέως σε επιχειρηματικές, νομικές και διοικητικές διαδικασίες. Βοηθούν στην απλοποίηση της διαχείρισης εγγράφων σημειώνοντας ξεκάθαρα τα αρχεία με σχετικές πληροφορίες. Ορισμένες κοινές περιπτώσεις χρήσης περιλαμβάνουν:

• Εγκρίσεις και αναθεωρήσεις. Σφραγίδες όπως “Εγκεκριμένο”, “Απορριφθέν” ή “Υπό Αναθεώρηση” υποδεικνύουν την κατάσταση του εγγράφου.
• Ειδοποιήσεις εμπιστευτικότητας. Ετικέτες όπως “Εμπιστευτικό” ή “Για Εσωτερική Χρήση Μόνο” βοηθούν στην προστασία ευαίσθητων πληροφοριών.
• Οικονομικές συναλλαγές. Σφραγίδες όπως “Πληρωμένο”, “Εκπρόθεσμο” ή “Επεξεργασμένο Τιμολόγιο” βοηθούν στη λογιστική και τη διατήρηση αρχείων.
• Επίσημες σφραγίδες και λογότυπα. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν σφραγίδες με την επωνυμία τους για να προσθέσουν αυθεντικότητα στα ψηφιακά έγγραφα.
• Ημερομηνίες και υπογραφές. Σφραγίδες με χρονικές σημάνσεις ή ψηφιακές υπογραφές διασφαλίζουν την ευθύνη και την επαλήθευση.

Δημοφιλείς σφραγίδες για έγγραφα PDF

Υπάρχουν πολλοί τύποι σφραγίδων PDF, αλλά οι πιο συχνά χρησιμοποιούμενοι περιλαμβάνουν:

• Τυπικές επιχειρηματικές σφραγίδες – Εγκεκριμένο, Απορριφθέν, Πρόχειρο, Τελικό, Αντίγραφο, Επείγον.
• Νομικές και σφραγίδες συμμόρφωσης – Εμπιστευτικό, Μη Για Διανομή, Υπογεγραμμένο & Σφραγισμένο.
• Οικονομικές σφραγίδες – Πληρωμένο, Οφειλόμενο, Εκπρόθεσμο, Επεξεργασμένο Τιμολόγιο.
• Εξατομικευμένες σφραγίδες επωνυμίας – Λογότυπα εταιρειών, σφραγίδες τμημάτων και ψηφιακά υδατογραφήματα.
• Σφραγίδες ημερομηνίας & ώρας – Προσθέτουν αυτόματα την τρέχουσα ημερομηνία στο έγγραφο.

Πώς να εισάγετε σφραγίδα σε PDF

Ο Επεξεργαστής PDF ONLYOFFICE περιλαμβάνει ένα σύνολο έτοιμων σφραγίδων για κοινές επιχειρηματικές ανάγκες και σας επιτρέπει να εισάγετε σφραγίδες PDF χωρίς κόπο. Παρακάτω είναι ένας βήμα-προς-βήμα οδηγός για την προσθήκη σφραγίδων.

1. Ανοίξτε το PDF σας στον Επεξεργαστή PDF ONLYOFFICE. Είτε βρίσκεστε σε λειτουργία Σχολιασμού είτε σε λειτουργία Επεξεργασίας, θα μπορείτε να προσθέσετε μια σφραγίδα. Επομένως, δεν χρειάζεται απαραίτητα να αλλάξετε τη λειτουργία.

2. Μεταβείτε στην καρτέλα Σχόλιο στην επάνω γραμμή εργαλείων.

3. Κάντε κλικ στο Σφραγίδα και επιλέξτε από τις διαθέσιμες επιλογές.

4. Ρυθμίστε τη θέση και το μέγεθος της σφραγίδας όπως χρειάζεται.

5. Αποθηκεύστε το έγγραφο για να ολοκληρώσετε τις αλλαγές.

Πώς να δημιουργήσετε εξατομικευμένες σφραγίδες

Ο Επεξεργαστής PDF ONLYOFFICE προσφέρει επίσης δυναμικές σφραγίδες με όνομα που περιλαμβάνουν αυτόματα το όνομα χρήστη* που εφαρμόζει τη σφραγίδα και την τρέχουσα ημερομηνία. Αυτές είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για διαδικασίες έγκρισης και αναθεώρησης.

Οι διαθέσιμες σφραγίδες με όνομα περιλαμβάνουν: Εγκεκριμένο, Ληφθέν, Αναθεωρημένο και Διορθωμένο.

Ο χρήστης ακολουθεί τα παραπάνω βήματα για να προσθέσει μια σφραγίδα στο PDF, τα δεδομένα θα προστεθούν αυτόματα.

*Στους Επεξεργαστές για Υπολογιστές, μπορείτε να ορίσετε το όνομα χρήστη στο παράθυρο Έναρξης -> Ρυθμίσεις.

Αυτή η δυνατότητα απλοποιεί την παρακολούθηση των εγκρίσεων και των αναθεωρήσεων εγγράφων, καθιστώντας τις ροές εργασίας πιο διαφανείς και αποτελεσματικές.

Αποκτήστε τους Επεξεργαστές ONLYOFFICE για να χρησιμοποιήσετε σφραγίδες PDF

Δοκιμάστε να προσθέσετε σφραγίδες PDF διαδικτυακά με έναν δωρεάν λογαριασμό DocSpace ή κατεβάστε τους Επεξεργαστές ONLYOFFICE για Υπολογιστές για Windows, Linux και macOS:

ΕΚΚΙΝΗΣΗ ONLINE ΛΗΨΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΗ

Ανακαλύψτε όλα τα νέα χαρακτηριστικά της έκδοσης 8.3: