PDF ή PDF/A: διαφορές και τρόποι μετατροπής

Η μορφή PDF/A είναι μία από τις εκδόσεις του πιο γνωστού PDF. Αν και οι δύο μορφές χρησιμοποιούνται σχεδόν με τον ίδιο τρόπο, τα αρχεία PDF/A έχουν χαρακτηριστικά που κάνουν αυτήν την παραλλαγή προτιμότερη σε ορισμένες συγκεκριμένες περιπτώσεις. Διαβάστε αυτό το άρθρο για να μάθετε πώς διαφέρουν οι δύο μορφές, σε τι χρησιμοποιούνται και πώς μπορείτε να δημιουργήσετε και να μετατρέψετε από και σε PDF/A.

Τα PDF και τα PDF/As (που αντιστοίχως σημαίνουν Μορφή Φορητού Εγγράφου και Μορφή Φορητού Εγγράφου Αρχείο) είναι μορφές αρχείων που αναπτύχθηκαν για να διασφαλίσουν ότι τα έγγραφα θα εμφανίζονται με τον ίδιο τρόπο που δημιουργήθηκαν, ανεξάρτητα από αλλαγές λογισμικού ή υλικού.

Ενώ το PDF παρουσιάστηκε από την Adobe το 1993, η νεότερη μορφή PDF/A δημιουργήθηκε το 2005, μετά από αυτό η Association for Information and Image Management (AIIM), η National Printing Equipment Association (NPES) και το διοικητικό όργανο του Δικαστηρίου των ΗΠΑ ζήτησαν δημιουργία μιας τυποποιημένης μορφής για έγγραφα που προορίζονται να αποθηκεύονται ηλεκτρονικά.

Η κύρια διαφορά μεταξύ των δύο μορφών έγκειται στα στοιχεία: ενώ τα τυπικά PDF μπορούν να περιλαμβάνουν στοιχεία όπως εξωτερικές γραμματοσειρές, εξωτερικές αναφορές, πολυμέσα και άλλα αντικείμενα που ενδέχεται να αλλάξουν με την πάροδο του χρόνου, τα PDF/A όχι, καθιστώντας αυτήν τη μορφή την ιδανική επιλογή για έγγραφα που προορίζονται να παραμείνουν αμετάβλητα για πολλά χρόνια ακόμα.

Σε τι χρησιμεύουν τα αρχεία PDF/A;

Η ιδέα πίσω από το PDF/A είναι να μπορούμε να έχουμε πρόσβαση σε έγγραφα με μελλοντική τεχνολογία καθώς αναπτύσσεται. Αυτή η μορφή μπορεί να σας φαίνεται πολύ συγκεκριμένη, αλλά υπάρχουν αρκετές περιπτώσεις που απαιτούν ακριβώς αυτόν τον τύπο αρχείου. Ας δούμε μερικά παραδείγματα.

Νομικά έγγραφα: Τα νομικά ιδρύματα απαιτούν συχνά τη μακροπρόθεσμη διατήρηση εγγράφων, όπως συμβάσεις, δικαστικά αρχεία και συμφωνίες. Το PDF/A διασφαλίζει ότι αυτά τα έγγραφα παραμένουν αυθεντικά και προσβάσιμα με την πάροδο του χρόνου, ανεξάρτητα από τις αλλαγές στην τεχνολογία.

Κυβερνητικά αρχεία: Οι κυβερνητικές υπηρεσίες αρχειοθετούν συχνά έγγραφα, όπως ρυθμιστικές αρχειοθετήσεις, άδειες και ιστορικά αρχεία. Αυτή η τυποποιημένη μορφή μπορεί να διατηρήσει τα έγγραφα, διασφαλίζοντας την ακεραιότητα και την προσβασιμότητά τους για τις μελλοντικές γενιές.

Ιατρικά αρχεία: Οι πάροχοι υγειονομικής περίθαλψης πρέπει να διατηρούν ακριβή και προσβάσιμα αρχεία με πληροφορίες ασθενών, ιατρικό ιστορικό και διαγνωστικές αναφορές. Χάρη στο PDF/A, αυτά τα κρίσιμα έγγραφα μπορούν να πληρούν τις κανονιστικές απαιτήσεις και να διατηρηθούν.

Ιστορικά αρχεία και ακαδημαϊκά έργα: Οι βιβλιοθήκες, τα μουσεία και τα πολιτιστικά ιδρύματα συχνά ψηφιοποιούν ιστορικά χειρόγραφα, χάρτες και φωτογραφίες για διατήρηση και πρόσβαση. Το PDF/A καθιστά δυνατή τη διατήρηση ψηφιακών αντιγράφων σπάνιων και εύθραυστων υλικών, διασφαλίζοντας τη διαθεσιμότητά τους για έρευνα. Επιτρέπει επίσης να διατηρούνται άθικτες ερευνητικές εργασίες, ακαδημαϊκές εργασίες και διατριβές. Σήμερα, ορισμένα πανεπιστήμια και ιδρύματα δέχονται εργασίες και εργασίες μόνο σε μορφή PDF/A, καθώς εμφανίζει με ακρίβεια ειδικούς χαρακτήρες που χρησιμοποιούνται σε μαθηματικούς τύπους, αλφάβητα παλιών γλωσσών και ούτω καθεξής.

Εταιρικά αρχεία και χρηματοοικονομική διαχείριση: Οι εταιρείες πρέπει να αρχειοθετούν οικονομικές αναφορές, συμβάσεις, τιμολόγια, εσωτερικά έγγραφα για σκοπούς συμμόρφωσης, ελέγχου και ιστορικής αναφοράς. Το PDF/A διευκολύνει τη μακροπρόθεσμη διατήρηση αυτών των αρχείων. Η μορφή επιτρέπει επίσης ενσωματωμένες ηλεκτρονικές υπογραφές.

Διαφορές μεταξύ PDF/A και PDF

Μόλις είδαμε κάποιες περιπτώσεις που απαιτούν τη χρήση PDF/A, αλλά πώς λειτουργούν αυτά τα αρχεία; Ποια είναι τα χαρακτηριστικά που κάνουν αυτή τη μορφή διαφορετική από το κλασικό PDF;

Ενσωμάτωση γραμματοσειράς: Το PDF/A απαιτεί την ενσωμάτωση των γραμματοσειρών που χρησιμοποιούνται στο έγγραφο, διασφαλίζοντας ότι το κείμενο θα εμφανίζεται σωστά ακόμα και αν οι απαιτούμενες γραμματοσειρές δεν είναι εγκατεστημένες στο σύστημα που προβάλλει το έγγραφο. Οι γραμματοσειρές πρέπει επίσης να είναι νομικά ενσωματωμένες για απεριόριστη και καθολική απόδοση. Τα κανονικά PDF ενδέχεται να μην το απαιτούν, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα εμφάνισης εάν αυτές οι γραμματοσειρές δεν είναι διαθέσιμες.

Διατήρηση μεταδεδομένων: Το PDF/A απαιτεί την ενσωμάτωση μεταδεδομένων στο έγγραφο, διασφαλίζοντας ότι διατηρούνται βασικές πληροφορίες σχετικά με το έγγραφο, όπως η συγγραφή, η ημερομηνία δημιουργίας και το ιστορικό τροποποιήσεων. Τα κλασικά PDF δεν χρειάζεται να δίνουν προτεραιότητα στη διατήρηση μεταδεδομένων και αυτό μπορεί να οδηγήσει σε πιθανή απώλεια σημαντικών πληροφοριών με την πάροδο του χρόνου.

Διαχείριση χρωμάτων: Στα PDF/A οι χρωματικοί χώροι πρέπει να είναι χρωματικοί χώροι ανεξάρτητα από τη συσκευή, διασφαλίζοντας την ακριβή και προβλέψιμη αναπαραγωγή χρωμάτων σε διαφορετικές συσκευές και πλατφόρμες. Τα PDF ενδέχεται να χρησιμοποιούν χρωματικούς χώρους που εξαρτώνται από τη συσκευή, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε ασυνέπειες στην απόδοση των χρωμάτων.

Ενσωμάτωση πολυμέσων: Ενώ τα κανονικά αρχεία PDF μπορεί να περιλαμβάνουν αντικείμενα πολυμέσων, το PDF/A περιορίζει τη χρήση αυτών των στοιχείων, όπως ήχου, βίντεο, JavaScript και εκτελέσιμα αρχεία, εστιάζοντας αντ’ αυτού σε στατικό περιεχόμενο για να διασφαλίσει συνεπή ακεραιότητα αρχειοθέτησης.

Απών αλγόριθμος LZW: Ο LZW (Lempel-Ziv-Welch) είναι ένας αλγόριθμος συμπίεσης δεδομένων χωρίς απώλειες που χρησιμοποιείται συνήθως σε διάφορες μορφές αρχείων, συμπεριλαμβανομένων των πρώιμων εκδόσεων της μορφής PDF. Η χρήση του σε PDF/A απαγορεύεται λόγω ανησυχιών που σχετίζονται με θέματα διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας, συμβατότητα, αξιοπιστία και μακροπρόθεσμη διατήρηση. Το PDF/A επιβάλλει τη χρήση ανοιχτών και τυποποιημένων μεθόδων συμπίεσης για τη διασφάλιση της ακεραιότητας, της προσβασιμότητας και της μακροζωίας των αρχειοθετημένων εγγράφων.

Τύποι PDF/A

Κατά τη διάρκεια των ετών, κυκλοφόρησαν διαφορετικοί τύποι PDF/A. Ας ρίξουμε μια ματιά στα κύρια χαρακτηριστικά και τις διαφορές.

• PDF/A-1: Γνωστό και ως PDF/A Level A, αυτή η έκδοση που βασίζεται στο PDF 1.4 δίνει έμφαση στην οπτική ακεραιότητα και στη διατήρηση του περιεχομένου. Απαγορεύει λειτουργίες που ενδέχεται να εμποδίσουν τη μακροπρόθεσμη διατήρηση, όπως η κρυπτογράφηση, ο ήχος και το βίντεο.
• PDF/A-2: Παρέχει μεγαλύτερη ευελιξία, διατηρώντας παράλληλα την εστίαση στην ποιότητα αρχειοθέτησης. Επιτρέπει επίσης την παρουσία επιπέδων, εικόνων σε μορφή JPEG2000 και προηγμένων ηλεκτρονικών υπογραφών.
• PDF/A-3: Αυτή η έκδοση, που βασίζεται επίσης στο PDF 1.7, επιτρέπει την ενσωμάτωση οποιασδήποτε μορφής αρχείου (συμπεριλαμβανομένων αρχείων που δεν είναι PDF/A) σε ένα έγγραφο PDF/A, καθιστώντας το κατάλληλο για αρχειοθέτηση εγγράφων που περιέχουν μη τυπικό ή δυναμικό περιεχόμενο

Τρόποι μετατροπής από και σε PDF/A

Ίσως χρειαστεί να έχετε περισσότερο έλεγχο στο αρχείο PDF/A και επομένως να θέλετε να το μετατρέψετε σε απλό PDF ή έγγραφο κειμένου. Μπορεί επίσης να θέλετε να μετατρέψετε ένα υπάρχον αρχείο σε PDF/A ή να δημιουργήσετε ένα από την αρχή.

Όσον αφορά τη συγκεκριμένη μορφή αρχείου, η μετατροπή δεν είναι πάντα εύκολη και άμεση, αλλά ευτυχώς υπάρχουν ορισμένα εργαλεία και κόλπα που μπορούν να μας βοηθήσουν σε αυτήν την εργασία. Ας ρίξουμε μια ματιά.

Μετατροπή PDF σε PDF/A

Acrobat

Εάν εργάζεστε στο Acrobat, μόλις δημιουργήσετε ή ανοίξετε το PDF σας, απλώς ακολουθήστε αυτά τα εύκολα βήματα:

1. Επιλέξτε Εργαλεία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Πρότυπα PDF.
2. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση ως PDF/A.
3. Επιλέξτε πού θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο PDF/A.

Αυτή η μέθοδος είναι πολύ γρήγορη και εύκολη, αλλά είναι διαθέσιμη μόνο με συνδρομή επί πληρωμή στο Acrobat Pro.

FreePDFConvert.com

Αυτός ο ιστότοπος παρέχει έναν εύκολο μετατροπέα PDF σε PDF/A:

1. Ανεβάστε το αρχείο σας.
2. Επιλέξτε τον τύπο PDF/A που χρειάζεστε.
3. Κάντε κλικ στο Μετατροπή και κατεβάστε το αρχείο σας μόλις είναι έτοιμο.

Επεξεργαστές ONLYOFFICE

Σε αντίθεση με τους διαδικτυακούς μετατροπείς και το Acrobat, όπου για να αποκτήσετε ένα αρχείο PDF/A πρέπει πρώτα να έχετε δημιουργήσει ένα κανονικό PDF, οι Επεξεργαστές ONLYOFFICE σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε ένα έγγραφο PDF/A από ένα έγγραφο κειμένου, εξοικονομώντας έτσι ένα βήμα.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, Αποθήκευση ως.

Στο παράθυρο που μόλις άνοιξε, επιλέξτε Portable Document / A (*.pdf) και αποθηκεύστε.

Το έγγραφό σας είναι έτοιμο για κοινή χρήση ή αρχειοθέτηση!

Μετατροπή PDF/A σε PDF

Acrobat

Το Acrobat προσφέρει δύο διαφορετικές μεθόδους για να μετατρέψετε ένα PDF/A σε PDF.

1. Όταν ανοίγετε ένα PDF/A, θα σας δοθεί η επιλογή να το τροποποιήσετε. Το κουμπί “Ενεργοποίηση τροποποιήσεων” θα εμφανιστεί στην κορυφή της σελίδας. Κάντε κλικ στο κουμπί. Το Acrobat θα σας προειδοποιήσει με ένα μήνυμα ότι μόλις τροποποιηθεί, το έγγραφο δεν θα συμμορφώνεται πλέον με τη μορφή PDF/A. Κάντε κλικ στο OK. Μπορείτε να κάνετε το ίδιο κάνοντας κλικ στο Προτιμήσεις στην καρτέλα Μενού -> Έγγραφα -> ορίστε το “προβολή σε λειτουργία PDF/A” σε “ποτέ“.
2. Από το σύνθετο μενού, κάντε κλικ στην επιλογή Preflight -> Προφίλ ->Συμμόρφωση με PDF/A -> Κατάργηση πληροφοριών PDF/A.

Σημειώστε ότι, αφού το αρχείο σας μετατραπεί στο Acrobat, θα χρειαστείτε μια συνδρομή Premium για να το επεξεργαστείτε.

Επεξεργαστής MiniTool PDF

Εάν θέλετε να εργαστείτε εκτός σύνδεσης απευθείας στον υπολογιστή σας, μπορείτε να κάνετε λήψη του MiniTool PDF Editor. Αυτό το εργαλείο προσφέρει πολλές λειτουργίες, συμπεριλαμβανομένης της μετατροπής PDF/A σε PDF.

Αφού εγκαταστήσετε, επιλέξτε τη λειτουργία “PDF/A σε PDF” που εμφανίζεται στον αριστερό πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην Προσθήκη αρχείων για να ανοίξετε το παράθυρο της εξερεύνησης αρχείων και επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να μετατρέψετε. Τώρα επιλέξτε Άνοιγμα. Κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη ή στο εικονίδιο έναρξης κάτω από τις Επιλογές. Τώρα, μπορείτε να μετατρέψετε το PDF/A σε PDF με επιτυχία. Η ίδια λειτουργία εμφανίζεται στην αριστερή πλαϊνή γραμμή ή στη γραμμή εργαλείων στο επάνω μέρος.

Μπορείτε να δοκιμάσετε τη δωρεάν το MiniTool PDF Editor, αλλά αν θέλετε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε τις λειτουργίες του, θα σας ζητηθεί να αγοράσετε μια συνδρομή.

Μετατροπέας PDF ONLYOFFICE

Αν ψάχνετε για ένα δωρεάν εργαλείο, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε το ONLYOFFICE PDF Converter.

Κάντε κλικ στο Επιλογή αρχείου και επιλέξτε το έγγραφο που θέλετε να μετατρέψετε.

Τώρα κάντε κλικ στο Άνοιγμα και μετά στο Μετατροπή.

Το αρχείο .docx είναι έτοιμο! Απλώς κάντε κλικ στο Λήψη, δεν χρειάζεται να πληρώσετε συνδρομή. Τώρα μπορείτε να επεξεργαστείτε το έγγραφο σε ένα από τους Επεξεργαστές ONLYOFFICE και αν χρειάζεστε, μπορείτε να το αποθηκεύσετε ως PDF.

Τώρα ξέρετε τι είναι ένα PDF/A και μπορείτε να επιλέξετε να εργαστείτε με αυτήν τη μορφή για να διατηρήσετε και να αρχειοθετήσετε σημαντικά έγγραφα για πολλά χρόνια στο μέλλον.

Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε, να μετατρέψετε και να μοιραστείτε τα έγγραφά σας, συμπεριλαμβανομένων των PDF, μπορείτε να πραγματοποιήσετε λήψη των Επεξεργαστών ONLYOFFICE αυτήν τη στιγμή.

ΕΓΓΡΑΦΕΙΤΕ ONLINE             ΛΗΨΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΗ