ONLYOFFICE DocSpace 3.1 veröffentlicht: rollenbasiertes Ausfüllen von Formularen im VDR, Raumvorlagen, verbessertes Gästemanagement und mehr

Das aktualisierte ONLYOFFICE DocSpace bietet rund 40 Neuerungen und Verbesserungen auf der gesamten Plattform, die Ihre Zusammenarbeit und Verwaltung von Dokumenten auf ein neues Niveau heben. Lesen Sie weiter, um alle Verbesserungen zu entdecken.

Rollenbasiertes Ausfüllen von Formularen in virtuellen Datenräumen

Erweiterte rollenbasierte Funktionen halten Einzug in virtuelle Datenräume und sorgen für hohe Sicherheit bei optimierter Effizienz.

Laden Sie Ihre Teammitglieder einfach ein und weisen Sie ihnen Rollen zu, die perfekt zur Organisationsstruktur Ihres Unternehmens passen.

Wo zu finden: VDR -> Formular -> Mit dem Ausfüllen beginnen

Überwachen Sie den Fortschritt in Echtzeit mit der Formularausfüllverfolgung. Bleiben Sie ganz einfach darüber informiert, welche Formulare ausgefüllt sind und welche noch ausstehen.

Wo zu finden: VDR -> Formular -> Füllstatus

Füllen Sie die Formulare mühelos aus und rufen Sie die ausgefüllten Versionen ab. So ist jedes Mal ein nahtloser und problemloser Ablauf gewährleistet.

Wo zu finden: VDR -> Komplett

Raumvorlagen für mühelose Wiederverwendung

Optimieren Sie Ihren Workflow, indem Sie wiederverwendbare Vorlagen direkt aus Ihren bestehenden Räumen erstellen. Mit nur wenigen Klicks können Sie mühelos neue Räume aus diesen gespeicherten Vorlagen erstellen. Das spart Zeit und steigert die Effizienz.

Wo zu finden: Raum-Kontextmenü -> Als Vorlage speichern

Greifen Sie über die neu hinzugefügte Registerkarte im Bereich „Räume“ problemlos auf alle Ihre Vorlagen zu.

Wo zu finden: Räume -> Vorlagen

Vereinfachte Raumfreigabe

Öffentliche, benutzerdefinierte und Formularräume enthalten jetzt wichtige Parameter in ihren URLs für die sofortige Freigabe – kopieren Sie einfach die URL des Browsers und schon kann es losgehen!

Wo zu finden: Raum-URL kopieren

Verbessertes Gästemanagement

Gäste teamübergreifend teilen. Die Zusammenarbeit mit externen Nutzern ist jetzt noch effizienter. Teilen Sie Gäste mit anderen Teammitgliedern, indem Sie einen einfachen Link erstellen und versenden. Genehmigen oder lehnen Sie freigegebene Gäste ab. Nach der Bestätigung erscheinen sie auf Ihrer Gästeliste für reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit.

Wo zu finden: Kontakte -> Gäste -> Gast teilen

Dynamische Verwaltung von Gastrollen. Flexible Verwaltung von Gastberechtigungen für verbesserte Kontrolle. Ändern Sie den Gasttyp in Benutzer, Raumadministrator oder DocSpace-Administrator.

Wo zu finden: Kontakte -> Gäste -> Typ ändern

Ebenso können Sie einen Administrator bei Bedarf wieder in einen Benutzer oder Gast umwandeln. Beim Aktualisieren eines Administratortyps werden dessen Räume und Dateien einem anderen Kontakt zugewiesen.

Der neue Gast hat eingeschränkten Zugriff auf den Bereich „Dokumente“ und kann nur lesen, herunterladen und löschen. Dieser Bereich ist nur 30 Tage lang zugänglich. Nach Ablauf dieses Zeitraums ist der Bereich „Dokumente“ für Gäste nicht mehr verfügbar.

Mehr zur Benutzer- und Gästeverwaltung im Hilfecenter

Verbesserte Dateiverwaltung

Schnelles Teilen von PDF-Formularen. Teilen Sie PDF-Formulare zum Ausfüllen direkt aus dem Dateimanager – ohne dass Sie einen Raum erstellen oder teilen müssen. Das verkürzt den Prozess und beschleunigt die Arbeitsabläufe.

Wo zu finden: Dokumente -> Formular -> Ausfüllen -> Schnelles Teilen

Dateiversionen und Downloads verwalten

Löschen Sie bestimmte Dateiversionen ganz einfach im Versionsverlauf.

Wo zu finden: Dateikontextmenü -> Versionsverlauf anzeigen -> Löschen

Passwortgeschützte Dateien lassen sich flexibler handhaben, wenn sie in einem anderen Format als dem Original heruntergeladen werden:

• Entfernen Sie die Datei aus der Downloadliste.
• Geben Sie das Passwort ein, um den Download fortzusetzen.
• Laden Sie sie im Originalformat herunter (kein Passwort erforderlich).

Wo zu finden: Datei -> Herunterladen als -> Ein anderes Format als das Original wählen

Reibungslosere Abläufe. Erleben Sie die verbesserte Fortschrittsanzeige für Dateivorgänge, die Sie über jeden Schritt informiert. Außerdem haben Sie jetzt die Möglichkeit, Bestätigungs-Popups beim Abbrechen von Uploads zu deaktivieren, was den Vorgang noch reibungsloser macht.

Wo zu finden: Profil -> Dateiverwaltung -> Abbruchbenachrichtigung nicht mehr anzeigen

Neue Einstellungen und Anpassungen

Speicherverschlüsselung. Aktivieren Sie die AES-256-Verschlüsselung für ruhende Daten in selbstgehosteten Umgebungen, um höchste Sicherheit zu gewährleisten.

Wo zu finden: Space Management (DocSpace Server) -> Einstellungen -> Speicher

Schnellere Benutzereinführung. Deaktivieren Sie die E-Mail-Verifizierung für Benutzer, die über LDAP oder Single Sign-On hinzugefügt wurden.

Wo zu finden: Integration -> LDAP / Single Sign-On

Datenspeicherregion. Überprüfen Sie einfach die angegebene Datenspeicherregion für Ihren Cloud-DocSpace für mehr Transparenz.

Wo zu finden: Speicherverwaltung

Deep Linking eingerichtet. Beim Arbeiten mit Dokumenten in mobilen Browsern können Benutzer Dateien entweder im Browser oder direkt in der mobilen App öffnen oder die Funktion deaktivieren, um die Arbeit zu vereinfachen.

Wo zu finden: Anpassung -> Allgemein

Neu hinzugefügte Einstellungen für Entwickler

Trigger für Webhooks. Verwenden Sie sofort einsatzbereite Trigger für Aktionen wie das Erstellen von Benutzern oder Räumen, das Hochladen oder Löschen von Dateien, das Verschieben von Ordnern und mehr. Darüber hinaus können Administratoren jetzt alle erstellten Webhooks einfach an einem Ort anzeigen.

Wo zu finden: Entwicklertools* -> Webhooks

Verbesserte Einbettungseinstellungen. Wählen Sie zwischen HTML-, JavaScript- oder NPM-Integration, um mehr Flexibilität und Einfachheit entsprechend den Anforderungen Ihres Projekts zu erhalten.

Wo zu finden: Entwicklertools* -> JavaScript SDK

*Bitte beachten: Der Bereich „Entwicklertools“ ist jetzt für alle Benutzer außer Gästen zugänglich.

Markenname. Passen Sie DocSpace mit wenigen Klicks an: Geben Sie Ihren anzuzeigenden Markennamen ein und generieren Sie benutzerdefinierte Logos direkt aus dem Text für ein personalisiertes Erlebnis.

Wo zu finden: Anpassung -> Branding

Wie man die neuen Funktionen nutzen kann

Sehen Sie sich unser kostenloses, ausführliches Webinar an, um zu erfahren, wie Sie mit den neuen Funktionen arbeiten:

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