Wie VDRs in ONLYOFFICE DocSpace die Datenverarbeitung in den verschiedensten Branchen verändern

In der heutigen schnelllebigen Welt, in der Informationen ein lebenswichtiges Gut sind, ist der Schutz sensibler Daten ein absolutes Muss geworden. Stellen Sie sich einen sicheren Arbeitsbereich vor, in dem Ihre wichtigen Dokumente nicht nur gut geschützt sind, sondern auch mühelos gemeinsam bearbeitet werden können. Genau das ist es, was die neueste Version von ONLYOFFICE bietet – den virtuellen Datenraum (VDR).

Dieser Artikel befasst sich mit den Kernaspekten des virtuellen Datenraums (VDR), seiner Integration in ONLYOFFICE DocSpace 3.0, anderen wichtigen Funktionen der neuen Version und wie diese die sichere Zusammenarbeit in verschiedensten Branchen verbessern.

Die Funktionen von ONLYOFFICE zu entdecken und zu verstehen ist eine fortwährende Reise, da mit jeder Version innovative Tools eingeführt werden. Während viele noch dabei sind, sich an ONLYOFFICE DocSpace zu gewöhnen, hat der Release von Version 3.0 bereits virtuelle Datenräume (VDRs) eingeführt, die das sichere Dokumentenmanagement und die Zusammenarbeit revolutionieren.

Das VDR-Konzept

Ein virtueller Datenraum (VDR) ist ein sicheres digitales Repository für die Speicherung, Verwaltung und den Austausch vertraulicher Informationen. Dabei handelt es sich um einen digitalen Arbeitsbereich, in dem autorisierte Benutzer unter Einhaltung strengster Sicherheitsvorkehrungen gemeinsam an vertraulichen Dokumenten arbeiten können.

VDRs werden häufig in Geschäftsprozessen eingesetzt, die ein hohes Maß an Sicherheit und Verantwortlichkeit erfordern, z.B. bei Finanzgeschäften, Rechtsangelegenheiten und Corporate Governance.

Einsatzbereiche von VDR

Virtuelle Datenräume werden in verschiedenen Branchen und Szenarien eingesetzt, z.B.:

• Mergers & Acquisitions (M&A). Sichere Weitergabe vertraulicher Informationen während der Due-Diligence-Prüfung.
• Gerichtsverfahren und Compliance. Anwaltskanzleien prüfen und teilen Prozessakten auf sichere Weise, inklusive Audit-Protokollen zur Einhaltung der Vorschriften.
• Immobiliengeschäfte. Sichere gemeinsame Nutzung von Immobilienunterlagen für reibungslose Absprachen.
• Finanztransaktionen. Sicherer Austausch von Finanzunterlagen für Börsengänge, Fundraising und Restrukturierungen.
• Unternehmensführung. Geschützter Zugang zu Vorstandsunterlagen, Erhöhung der Verantwortlichkeit und Transparenz.

Besonderheiten eines VDR

Hier sind einige wichtige Merkmale, die einen virtuellen Datenraum (VDR) für eine sichere und effiziente Zusammenarbeit besonders geeignet machen.

• Erweiterte Sicherheit. Datenverschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Benutzerberechtigungen zum Schutz der Daten.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle. Benutzerrollen definieren den Zugriff und schränken Aktionen wie Downloads und Bearbeitungen ein.
• Überwachung von Aktivitäten. Verfolgen Sie Benutzeraktionen mit Audit-Logs für mehr Klarheit und um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
• Mühelose Zusammenarbeit. Benutzer können in Echtzeit bearbeiten und kommentieren, was die Teamarbeit fördert, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen.
• Benutzerdefinierte Oberfläche. Ein professionelles Erscheinungsbild durch die Organisation von Dokumenten in Ordnern und die Anpassung des Brandings.
• Einhaltung von Vorschriften. VDRs erfüllen gesetzliche Standards wie die DSGVO, HIPAA und FINRA.
• Skalierbarkeit und Zugänglichkeit. VDRs eignen sich für Projekte jeder Größenordnung und bieten weltweiten Zugang.

Virtuelle Datenräume in ONLYOFFICE DocSpace: wie sie funktionieren und was sie bieten

Der ONLYOFFICE VDR ist eine innovative Lösung, die die Art und Weise verändert, wie Unternehmen sensible Informationen verwalten und gemeinsam nutzen können. Sie gewährleistet einen sicheren Umgang mit Daten und fördert gleichzeitig die Zusammenarbeit im Team – ganz gleich, ob Sie Fusionen, rechtliche Unterlagen oder Unternehmensentscheidungen verwalten.

Das neue Update von ONLYOFFICE DocSpace 3.0 führt virtuelle Datenräume (VDR) ein und bietet eine sichere und effiziente Lösung für die Verwaltung sensibler Geschäftsinformationen. Hier erfahren Sie, wie diese Räume funktionieren und was sie auszeichnet.

Wie VDRs in ONLYOFFICE DocSpace funktionieren

Zweck

Ein VDR ist für die sichere Speicherung, gemeinsame Nutzung und Verwaltung sensibler Dokumente konzipiert.

Zugriffskontrolle

Eingeladene Benutzer und Gäste können nur auf bestimmte Räume zugreifen.

Rollenspezifische Aktionen

Benutzer agieren auf der Grundlage zugewiesener Rollen, wie z. B. Admins, Raummanager und Content Creator.

Erstellen eines VDR in ONLYOFFICE DocSpace

Die Einrichtung eines virtuellen Datenraums (VDR) in ONLYOFFICE DocSpace gelingt ganz einfach. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie bei der Einrichtung unterstützt:

Schritt 1: Zugang zu Ihrem DocSpace

Melden Sie sich bei Ihrem ONLYOFFICE DocSpace-Konto an oder erstellen Sie hier kostenlos ein neues Konto.

Navigieren Sie zum Dashboard, wo Sie Bereiche und Berechtigungen verwalten können.

Schritt 2: Erstellen Sie einen neuen ONLYOFFICE DocSpace-Raum

Klicken Sie auf die Schaltfläche „DocSpace-Raum erstellen“ oder die entsprechende Option in Ihrer Benutzeroberfläche. Wählen Sie „Virtueller Datenraum“ (VDR) als DocSpace-Typ.

Dieser Typ ist speziell für die sichere Freigabe und Überprüfung sensibler Dokumente konzipiert.

Schritt 3: Passen Sie Ihren VDR an

Benennen Sie den Raum, indem Sie einen eindeutigen Namen für den VDR vergeben (z. B. „Projekt ONLYOFFICE – VDR“).

Legen Sie Zugriffsregeln fest und definieren Sie, wer auf den Raum zugreifen darf. Sie haben die Möglichkeit, bestimmten Benutzern, Gruppen oder externen Mitarbeitern Zugang zu gewähren.

Aktivieren Sie Sicherheitsfunktionen, wie z.B. Wasserzeichen für Dokumente, Download-Beschränkungen, Ablaufdaten für den Zugriff und automatische Indizierung.

Schritt 4: Dateien hochladen

Fügen Sie die erforderlichen Dokumente zum VDR hinzu.

Fügen Sie Dateien per Drag & Drop hinzu oder laden Sie sie manuell hoch.

Organisieren Sie Dateien in Ordnern für eine bessere Navigation. Überprüfen Sie die Dateiberechtigungen, um sicherzustellen, dass sensible Dateien nur für die vorgesehenen Benutzer zugänglich sind.

Schritt 5: Teilnehmer einladen

Verwenden Sie die Option „Benutzer einladen“, um Einladungen an Teilnehmer zu senden. Sie können interne Teammitglieder oder externe Stakeholder per E-Mail einladen.

Weisen Sie Rollen wie Betrachter, Bearbeiter oder Kommentator zu, je nach Grad der erforderlichen Interaktionsmöglichkeiten. Erfahren Sie mehr über Benutzerrollen und deren Zugriffsberechtigungen in diesem Leitfaden.

Schritt 6: Freigabe des VDR-Raums

Erzeugen Sie einen sicheren Link, wenn externer Zugriff erforderlich ist. Geben Sie den Link frei und stellen Sie dabei sicher, dass ein angemessener Passwortschutz und ein Ablaufdatum aktiviert sind.

Schritt 7: Aktivität überwachen

Verfolgen Sie Benutzeraktivitäten mit Hilfe von Audit Logs oder Analysetools. Dies gewährleistet Transparenz und Verantwortlichkeit. Passen Sie bei Bedarf Berechtigungen an oder entziehen Sie den Zugriff, falls erforderlich.

Zusätzliche Tipps

• Sichern Sie Ihre VDR-Inhalte regelmäßig, um Datenverluste zu vermeiden.
• Behalten Sie Speicherlimits im Auge, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
• Nutzen Sie die in ONLYOFFICE DocSpace verfügbaren Tools zur Zusammenarbeit, um die Kommunikation zu optimieren.

Hauptmerkmale von virtuellen Datenräumen

Erhöhte Sicherheit:

• Wasserzeichen zum Schutz vor unbefugter Weitergabe.
• Einstellungen für Ablaufdaten – Legen Sie Ablaufdaten für Dateien fest, um den Zugriff darauf zu begrenzen.
• Beschränkungen für das Herunterladen und Kopieren – verhindert die inoffizielle Weitergabe oder Vervielfältigung von Dateien.

Effiziente Organisation:

• Automatische Dateiindizierung – schnelles Auffinden und Organisieren von Dateien.
• Nachverfolgen der Inhalte – Verfolgen Sie Aktivitäten im Raum, um eine effektive Kontrolle zu gewährleisten.
• Zusammenfassende Berichte für Dateistrukturen – detaillierte Berichte über Dateistrukturen für eine detaillierte Aufzeichnung.

Nahtlose Integration:

• VDRs bieten eine nahtlose Integration in die ONLYOFFICE DocSpace-Plattform, sodass Benutzer vertrauliche Informationen auch während der Zusammenarbeit Sicherheit gewährleisten können.

VDR-Vorteile für Unternehmen

• Schützt kritische Informationen bei Projekten mit hohem Risiko.
• Vereinfacht das Dokumentenmanagement mit intuitiven Tools.
• Sicherstellung von Compliance und Transparenz durch detaillierte Nachverfolgung und Berichterstattung.

Die VDRs in ONLYOFFICE DocSpace 3.0 bieten eine zuverlässige, benutzerfreundliche Lösung für sichere Zusammenarbeit.

ONLYOFFICE DocSpace 3.0: ein umfangreiches Upgrade

Neben den virtuellen Datenräumen bietet ONLYOFFICE DocSpace 3.0 zahlreiche neue Funktionen und Verbesserungen, die die Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit erhöhen:

• Alle Benutzer und Gäste sind jetzt kostenlos.
• Virtuelle Datenräume.
• Neue Benutzerrollen.
• Unterstützung für OAuth2.0.
• Verbesserte Raum- und Dateiverwaltung.
• Spezielle Version für Entwickler – ONLYOFFICE DocSpace Developer.

Lesen Sie unseren Blogbeitrag, um mehr über ONLYOFFICE DocSpace V3.0 zu erfahren.

Diese Verbesserungen machen ONLYOFFICE DocSpace 3.0 zu einem leistungsstarken Tool für Unternehmen, die sichere, flexible und benutzerfreundliche Kollaborationslösungen suchen.

Einen detaillierten Leitfaden zu ONLYOFFICE DocSpace 3.0 finden Sie im folgenden Video:

ONLYOFFICE DocSpace 3.0: verbessert die Zusammenarbeit mit erweiterten Funktionen

Ein VDR ist ein wesentlicher Grundstein für Unternehmen, die ein hohes Maß an Sicherheit benötigen, ohne dabei Kompromisse bei der Funktionalität eingehen zu müssen, was ihn zu einem unverzichtbaren Werkzeug für moderne Unternehmen macht, die mit sensiblen Daten arbeiten.

Die erweiterten VDR-Features von ONLYOFFICE DocSpace 3.0 bilden zusammen mit der Anpassung von Räumen, der erweiterten Dateiverwaltung und der Integration von Drittanbietern die Grundlage für einen sicheren, effizienten und kollaborativen Arbeitsbereich.

Mit diesem Update wird das Dokumentenmanagement neu definiert, wobei der Schwerpunkt auf der Flexibilität der Benutzer und der Compliance liegt. Testen Sie die VDR-Funktion von ONLYOFFICE DocSpace gleich jetzt:

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