Wie wir den Prozess der Urlaubsbeantragung mit ONLYOFFICE DocSpace automatisiert haben

Seit Version 2.6 bietet ONLYOFFICE DocSpace Räume zum Ausfüllen von Formularen, die die Arbeit mit ausfüllbaren Dokumenten vereinfachen. Mit Hilfe dieser Funktionalität haben wir beschlossen, unseren Prozess der Urlaubsbeantragung zu automatisieren, um ihn sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Buchhaltungsabteilung effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.

Lesen Sie den Artikel darüber, wie wir unser Verfahren zur Beantragung von Urlaub umgestaltet haben und welche Vorteile wir daraus gezogen haben.

Problem: manueller Antragsprozess

Nach der Pandemie stellte unser Team vollständig auf Fernarbeit um. Außerdem ist unser Unternehmen weltweit in mehreren Niederlassungen tätig, und nicht an allen Standorten gab es fertige Lösungen für die Automatisierung dieser Aufgaben. In unserer serbischen Niederlassung zum Beispiel wurde der gesamte Prozess der Urlaubsbeantragung manuell abgewickelt. Die Mitarbeiter mussten sich auf gedruckte Formulare verlassen, und die Anträge wurden oft persönlich eingereicht.

Die Einreichung eines Urlaubsantrags war also ein mehrstufiger und zeitaufwändiger Prozess. Die Vorlagen befanden sich in einem Ordner, zu dem alle Mitarbeiter Zugang hatten. Die Mitarbeiter mussten eine Vorlage finden, sie von Hand oder elektronisch ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben, das unterschriebene Dokument einscannen oder fotografieren und es dann an die Buchhaltung schicken. Die Buchhaltungsabteilung wiederum gab die Daten manuell in eine Tabelle ein, um einen vollständigen Überblick zu erhalten.

Dieser Prozess war ineffizient, fehleranfällig und frustrierend für die Mitarbeiter und das Buchhaltungsteam.

Lösung: Räume zum Ausfüllen von Formularen

Mit der Version 2.6 von ONLYOFFICE DocSpace haben wir Räume zum Ausfüllen von Formularen eingeführt. Diese Räume wurden entwickelt, um das Ausfüllen und Verwalten von ausfüllbaren Dokumenten zu vereinfachen. Sie ermöglichen es den Benutzern, PDF-Formulare hochzuladen und zum Ausfüllen einzureichen, wobei sie nur Zugriffsrechte zum Ausfüllen der Felder haben. Die Fortschrittsverfolgung und die automatische Zusammenstellung der Ergebnisse in einem Arbeitsblatt erleichtern eine detaillierte Analyse.

Ergebnis: Wie der Prozess jetzt funktioniert

Nachdem wir die Räume zum Ausfüllen von Formularen in ONLYOFFICE DocSpace implementiert hatten, haben wir den Prozess der Urlaubsanträge umgestaltet.

Zentraler Zugriff auf Vorlagen. Die Mitarbeiter(innen) greifen nun über einen zentralen Formularausfüllraum in unserem internen DocSpace auf Antragsformulare zu. Sie füllen die erforderlichen Felder — wie Name, Urlaubsdaten und Unterschrift — direkt im PDF-Formular in diesem Raum aus.

Vereinfachte Einreichung. Anstatt sich mit Ausdrucken und manuellen Unterschriften herumzuschlagen, füllen die Mitarbeiter das Formular digital aus und übermitteln es mit nur einem Klick.

Rationalisierte Datenverwaltung. Sobald das Formular ausgefüllt ist, werden alle Daten in einer Tabelle gesammelt, in der alle für die Berechnung der Urlaubsvergütung erforderlichen Daten zusammengefasst sind. Dadurch entfällt das manuelle Öffnen einzelner Formulare und die Bearbeitung wird erheblich beschleunigt.

Diese Automatisierung hat unserer Organisation mehrere Vorteile gebracht:

• Zeitersparnis: Mitarbeiter und Buchhalter verbringen deutlich weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben.
• Verbesserte Genauigkeit: Konsolidierte Daten reduzieren Fehler und machen die Planung einfacher.
• Skalierbarkeit: Das System lässt sich leicht an andere Formulare und Arbeitsabläufe anpassen.

Pläne für die Zukunft

Der Erfolg dieses Projekts ermutigte uns, das System zu erweitern. Wir testen nun eine ähnliche Automatisierung für andere Verwaltungsprozesse, wie die Erstellung von Bescheinigungen und die Bearbeitung von Mitarbeiteraufträgen. Für die Zukunft planen wir, miteinander verknüpfte Arbeitsabläufe zu schaffen, zum Beispiel die automatische Erstellung von Urlaubsanträgen auf der Grundlage der eingereichten Anträge.

Auf der Entwicklungsseite planen wir, das Öffnen der konsolidierten Tabelle in Excel zu beschleunigen. Darüber hinaus arbeiten wir an der Erweiterung der Unterschriftstypen. Derzeit können die Mitarbeiter einen Urlaubsantrag durch Einfügen eines Bildes unterschreiben. Für die Zukunft planen wir, digitale Signaturen hinzuzufügen.

Wie man einen Raum zum Ausfüllen von Formularen einrichtet

Um Prozesse wie z.B. Urlaubsanträge mit Hilfe von Räumen zum Ausfüllen von Formularen in ONLYOFFICE DocSpace vollständig zu automatisieren, folgen Sie diesen Schritten, die auf das Buchhaltungsteam zugeschnitten sind:

Schritt 1: Erstellen Sie einen Raum zum Ausfüllen von Formularen

Melden Sie sich bei ONLYOFFICE DocSpace an oder erstellen Sie ein neues Konto. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Raum -> Raum zum Ausfüllen von Formularen.

Geben Sie den Namen Ihres Raums ein, z. B. „Urlaubsanträge“ oder „HR-Formulare“, um für die Mitarbeiter Klarheit zu schaffen, und fügen Sie bei Bedarf Tags und ein Symbol hinzu. Klicken Sie auf Erstellen.

Schritt 2: Laden Sie ein PDF-Formular hoch

Wenn Sie bereits ein vorgefertigtes Formular haben, laden Sie es in den Raum hoch. Gehen Sie zu Aktionen -> PDF-Formular hochladen -> Aus DocSpace / Vom Gerät.

Wenn nicht, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Entwerfen Sie ein neues Formular: Verwenden Sie die Editoren von ONLYOFFICE, um ein Formular mit ausfüllbaren Feldern für Mitarbeiterdetails, Urlaubsdaten und Unterschriften zu erstellen.
• Verwenden Sie eine vorgefertigte Vorlage: Erkunden Sie die kostenlose Vorlagenbibliothek, die in ONLYOFFICE DocSpace integriert ist. Wählen Sie eine Vorlage aus, die Ihren Anforderungen entspricht, und passen Sie sie an die Richtlinien Ihrer Organisation an.

Schritt 3: Teilen Sie das Formular

Um das Formular schnell mit Mitarbeitern zu teilen, können Sie sofort einen öffentlichen Link generieren und kopieren. Diese Option ist im Fenster verfügbar, nachdem Sie das Formular in den Raum hochgeladen haben. Klicken Sie einfach auf Öffentlichen Link kopieren, um ihn in die Zwischenablage zu kopieren. Jeder Benutzer mit diesem Link kann den Raum öffnen und das Formular ausfüllen.

Schritt 4: Fortschritt verfolgen

Kontrollieren Sie den Ablageprozess direkt im Formularausfüllraum. Sobald das PDF des Formulars hochgeladen ist, wird die Buchhaltungsabteilung automatisch per E-Mail benachrichtigt.

Im Raum sind automatisch zwei Ordner vorhanden: In Bearbeitung, in dem Kopien des Formulars gespeichert sind, das der Mitarbeiter auszufüllen begonnen hat, und Komplett, in dem Kopien des Formulars gespeichert sind, das der Mitarbeiter übermittelt hat.

Schritt 5: Konsolidierte Daten nutzen

Alle eingegebenen Daten werden automatisch in einer einzigen Excel-Tabelle zusammengefasst. Sie finden diese Datei im Ordner „Komplett“. Verwenden Sie diese Tabelle zur Berechnung des Urlaubsgeldes und für andere Buchhaltungszwecke.

Dadurch müssen keine separaten Formulare geöffnet werden, es wird Zeit gespart und die Genauigkeit wird gewährleistet.

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