ONLYOFFICE DocSpace-App für Pipedrive: Zentralisierung der Zusammenarbeit an Deal-Dokumenten

Die neue ONLYOFFICE DocSpace-Integrations-App für Pipedrive erleichtert die Zusammenarbeit an Dokumenten, indem sie das Deal-Management mit der Dokumentenbearbeitung verknüpft. Pipedrive-Nutzer können jetzt für jeden Deal einen eigenen DocSpace-Raum erstellen, der eine zentrale und sichere Umgebung für das Verwalten, Bearbeiten und Teilen von Office-Dokumenten bietet.

Über die Integration von ONLYOFFICE DocSpace und Pipedrive

ONLYOFFICE DocSpace lässt sich nahtlos in den Deals-Bereich von Pipedrive integrieren und schafft so eine Kollaborationsplattform, auf der Teammitglieder an dokumentbezogenen Deals arbeiten können. Nach der Installation der Integration ist der DocSpace-Rahmen in jedem Deal in Pipedrive verfügbar.

Die wichtigsten Funktionen der App:

Nahtlose Raumerstellung. Nutzer können direkt aus jedem Pipedrive-Deal heraus einen speziellen DocSpace-Raum für die Dokumentenbearbeitung einrichten.

Jeder Raum wird automatisch nach dem Muster Pipedrive – Firmenname – Dealname benannt.

Zugriffskontrolle und Synchronisation. Alle Pipedrive-Nutzer, die sich in die DocSpace-App einloggen, werden der Gruppe Pipedrive-Nutzer (Firmenname) hinzugefügt.

Für jeden Raum gelten deal-spezifische Berechtigungen, die auf der Rolle der jeweiligen Pipedrive-Nutzer basieren.

• Alle Nutzer: Der Raum steht der Gruppe “Pipedrive-Nutzer” und benannten Followern zur Verfügung.
• Deal-Inhaber: Der Raum ist nur für den Deal-Inhaber und die benannten Follower zugänglich.
• Sichtbarkeitsgruppe des Inhabers: Nur Follower werden synchronisiert (verfügbar in der kostenpflichtigen Version von Pipedrive).
• Sichtbarkeitsgruppen und Untergruppen des Inhabers: Nur Follower werden synchronisiert (verfügbar in der kostenpflichtigen Version von Pipedrive).

Die Zugriffsrechte für DocSpace-Räume werden automatisch aktualisiert, wenn Nutzer einem Deal in Pipedrive hinzugefügt oder entfernt werden. So bleiben die Dokumentberechtigungen stets synchron.

Die Schaltfläche “Zugriff anfordern” ermöglicht es Nutzern, Zugang zu bestimmten Räumen anzufordern.

Dokumentenverwaltung. Nutzer können verschiedene Dokumenttypen direkt in DocSpace über die Pipedrive-Oberfläche verwalten:

• Neue Textdokumente, Tabellen, Präsentationen, Formulare und PDFs erstellen
• Vorhandene dateibezogene Dokumente hochladen und organisieren
• Alle Dateitypen, die an Deals gebunden sind, in Pipedrive speichern und anzeigen
• Medieninhalte speichern und anzeigen

Bearbeitung und Zusammenarbeit. DocSpace ermöglicht Deal-Teilnehmern das Echtzeit-Bearbeiten von Office-Dateien oder das Sperren einzelner Absätze für fokussierte Änderungen. Nutzer können Kommentare hinterlassen, Änderungen nachverfolgen und die Versionshistorie nutzen, um den Fortschritt zu überwachen. Ebenso erleichtern integrierter Chat und Videoanrufe die Kommunikation im Team.

Installation und Konfiguration

1. Installieren Sie die App im Pipedrive Marketplace und genehmigen Sie die angeforderten Berechtigungen.

Für Pipedrive-Administratoren

2. Melden Sie sich bei Ihrem ONLYOFFICE DocSpace-Konto an oder erstellen Sie ein neues Konto, falls Sie noch keins besitzen. Auch wenn Sie bereits in DocSpace im Browser eingeloggt sind, müssen Sie die DocSpace-Anmeldedaten eingeben (siehe Autorisierungseinstellungen).

3. Navigieren Sie in DocSpace zu Entwicklertools  -> JavaScript SDK. Im Feld “Adresse von DocSpace zur Einbettung eingeben” fügen Sie die URLs Ihrer Pipedrive- und DocSpace-Konten hinzu.

Sie finden die Links zum Kopieren in den App-Einstellungen in Pipedrive: Tools und Apps -> Marketplace-Apps -> ONLYOFFICE DocSpace -> Einstellungen -> Verbindung.

4. Gehen Sie erneut zu Tools und Apps -> Marketplace-Apps -> ONLYOFFICE DocSpace -> Einstellungen -> Verbindung. Tragen Sie die Adresse des DocSpace-Services ein und klicken Sie auf “Verbinden“.

5. Rufen Sie nach dem Konfigurieren der Verbindungseinstellungen den Reiter Autorisierung auf und geben Sie die DocSpace-Anmeldedaten ein.*

6. Laden Sie Ihre Pipedrive-Nutzer über den Bereich Konten zu DocSpace ein.

*Hinweis: Für Nutzer mit der Rolle “Deal-Admin” wird das Kontrollkästchen “Systembenutzer” angezeigt. Wenn kein Nutzer, der die DocSpace-App installiert hat, als Systembenutzer festgelegt ist, ist das Kontrollkästchen standardmäßig aktiviert und kann nicht deaktiviert werden. Ohne festgelegten Systembenutzer können sich andere DocSpace-Nutzer nicht anmelden.

Für reguläre Pipedrive-Nutzer:

Reguläre Pipedrive-Nutzer müssen von einem Administrator zu DocSpace eingeladen werden, um sich in der DocSpace-App anmelden zu können.

Erste Schritte mit der Integration

Mit ONLYOFFICE DocSpace wird die Zusammenarbeit und Organisation Ihrer Pipedrive-Deals noch effizienter. DocSpace verbessert das Dokumentenmanagement in Pipedrive und ist ideal für Teams, die eng an dokumentlastigen Deals arbeiten.

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