Benutzertypen und Rollen in ONLYOFFICE DocSpace: eine Kurzanleitung

Version 3.0 von ONLYOFFICE DocSpace führt ein aktualisiertes System von Benutzertypen und Rollen ein, um die Zugriffsverwaltung flexibler und transparenter zu gestalten. Lesen Sie diesen Artikel, um die wichtigsten Neuerungen kennenzulernen und zu erfahren, wie sie die Möglichkeiten der Zusammenarbeit verbessern.

Benutzertypen

Benutzertypen definieren die Zugriffs- und Berechtigungsstufe, die eine Person in DocSpace hat. Durch die Unterscheidung zwischen verschiedenen Typen können Unternehmen in DocSpace steuern, wer auf bestimmte Bereiche zugreifen, Dateien erstellen oder bearbeiten, Räume verwalten und andere Benutzer einladen darf. Diese Typen stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Dokumente oder administrative Einstellungen zugreifen können.

In Version 3.0 von ONLYOFFICE DocSpace haben wir die Benutzertypen neu definiert. Hier sehen Sie, wie sich die Benutzertypen im Vergleich zu früheren Versionen geändert haben:

DocSpace-Besitzer -> DocSpace-Besitzer

DocSpace-Administrator -> DocSpace-Administrator

Raum-Admin -> Raum-Admin

Power-Benutzer (KOSTENPFLICHTIG) -> Benutzer (KOSTENLOS)

Benutzer (KOSTENLOS) -> Gast (KOSTENLOS)

DocSpace-Besitzer und -Administratoren (kostenpflichtig)

DocSpace-Administratoren sind für die Verwaltung der DocSpace-Einstellungen und die Beaufsichtigung aller Räume verantwortlich.

DocSpace-Besitzer können alles tun, was Admins tun können, aber sie können auch Zahlungsdetails verwalten, den gesamten DocSpace löschen und DocSpace-Admins einladen oder verwalten.

Vor Version 3.0: Besitzer und Administratoren hatten automatisch vollen Zugriff auf die Räume und die darin enthaltenen Dokumente.

Was ist neu in 3.0: Beide Benutzertypen sind jetzt auf die Rollen beschränkt, die ihnen in einem bestimmten Raum zugewiesen sind. Wenn ihnen keine Rolle in dem Raum zugewiesen ist, haben sie nur Lesezugriff. Sie haben jedoch weiterhin die Möglichkeit, den Raumverantwortlichen zu ändern, den Raum zu kopieren oder zu archivieren.

Bitte beachten Sie: Es ist jetzt notwendig, den Besitzern und Administratoren Rollen zuzuweisen, wenn dies vorher nicht der Fall war. Um den richtigen Zugang und die richtigen Berechtigungen zu gewährleisten, müssen die Rollen jetzt klar definiert werden.

Raumadministratoren (kostenpflichtig)

Raumadministratoren verwalten zugewiesene Räume mit denselben Berechtigungen und Einschränkungen. Sie können neue Räume erstellen und die zugewiesenen verwalten, über Räume neue Benutzer und Gäste einladen und Rollen nur unterhalb ihrer Ebene zuweisen.

Was ist neu in v3.0: Für Raumadministratoren gibt es keine Änderungen an der Funktionalität.

Benutzer (ehemals Power-Benutzer) (kostenlos)

Die Benutzer können persönliche Dateien verwalten und Dokumente im Raum erstellen und bearbeiten, sind aber bei der Verwaltung von Räumen und Einstellungen eingeschränkt.

Vor Version 3.0: Nur Power-Benutzer und höher konnten Dokumente erstellen und in den Raum hochladen und hatten Zugriff auf eigene Dokumente. Power-Benutzer wurden bezahlt.

Was ist neu in 3.0: Wir haben den Typ “Power-Benutzer” entfernt und die Fähigkeiten der regulären Benutzer deutlich erweitert, wobei dieser Benutzertyp völlig kostenlos bleibt. Sie können damit eine unbegrenzte Anzahl Benutzer kostenlos zuweisen.

Außerdem können Benutzer jetzt mit Genehmigung des Raummanagers Gäste einladen.

Bitte beachten Sie: Alle zuvor hinzugefügten kostenpflichtigen Power-Benutzer werden automatisch in kostenlose reguläre Benutzer umgewandelt und behalten weiterhin den Zugriff auf ihre Räume.

Gäste (ehemals Benutzer) (kostenlos)

Gäste sind ein neuer kostenloser Typ, der externen Kontakten in einem öffentlichen Raum ähnelt. Normalerweise haben Gäste eingeschränkten Zugriff auf bestimmte Bereiche.

Was ist neu in 3.0: Gäste können über Raumeinladungen nur in bestimmte Räume eingeladen werden, für die ihnen der Raummanager die entsprechenden Berechtigungen erteilt hat.

Abhängig von der vom Raummanager zugewiesenen Rolle können Gäste:

• Dateien öffnen
• Dateien bearbeiten
• Neue Inhalte erstellen
• Andere Gäste einladen (mit Zustimmung des Raummanagers)
• Liste der eigenen Gäste anzeigen.

Gäste können nicht auf die Bereiche Kontakte oder Dokumente zugreifen und keine Räume erstellen. In der ersten Version können Gäste nicht zu Gruppen hinzugefügt werden.

Bitte beachten Sie: Alle zuvor hinzugefügten Benutzer wurden nun in Gäste umgewandelt und sind nur noch in den Gästelisten der Administratoren sichtbar. Bei Bedarf können Sie ihren Typ aktualisieren.

Gäste, die in Version 3.0 hinzugefügt werden, werden in der Gästeliste des Benutzers angezeigt, der sie hinzugefügt hat, und des Raummanagers, der das Hinzufügen dieses Gastes zum Raum bestätigt hat.

Die ausführliche Anleitung zur Benutzerverwaltung in DocSpace finden Sie in unserem Hilfe-Center.

Benutzerverwaltung im neuen Bereich “Kontakte”

In DocSpace 3.0 wurde der Abschnitt „Konten“ überarbeitet und in „Kontakte“ umbenannt. Er besteht jetzt aus drei Registerkarten.

Konten -> Kontakte

Personen -> Mitglieder

Gruppen -> Gruppen

Gäste (NEU)

Vor Version 3.0: Der Abschnitt Konten in DocSpace bestand aus zwei Registerkarten: Personen, in denen alle registrierten DocSpace-Benutzer aufgelistet waren, und Gruppen, wo Benutzer in Gruppen organisiert werden konnten, mit der Möglichkeit, Gruppenleiter für eine bessere Teamverwaltung zuzuweisen.

Was ist neu in 3.0: Die Registerkarte Personen wurde jetzt in Mitglieder umbenannt und enthält alle in DocSpace registrierten Benutzer, Besitzer und Administratoren, die vom Besitzer oder Administrator über den Abschnitt Kontakte hinzugefügt wurden. Mitglieder können regulären Mitarbeitern Ihrer Organisation oder Mitgliedern Ihres Teams zugeordnet werden, die an einem Projekt arbeiten.

Die Registerkarte Gäste ist in DocSpace völlig neu. Jetzt ist die Verwaltung externer Mitarbeiter einfacher, da Sie schnell sehen können, welche Gäste Ihren Räumen zugeordnet sind und welche Berechtigungen sie haben. Im Gegensatz zu Mitgliedern werden Gäste direkt über Raumeinladungen hinzugefügt und nicht über den Abschnitt Kontakte.

Auf der Registerkarte Gäste hat jeder Benutzer seine eigene Liste der eingeladenen Gäste. Die Gästeliste anderer Benutzer ist für sie nicht verfügbar.

Die aktualisierte Struktur stellt sicher, dass Sie schnell erkennen und verwalten können, wer Zugriff auf bestimmte Räume oder Dateien hat. Außerdem erhalten Sie einen klareren Überblick über Ihre Gäste und ihre Rollen in Ihrem DocSpace.

Benutzerrollen in Räumen

In DocSpace 3.0 wurden die Benutzerrollen in Räumen erheblich aktualisiert. Sie finden diese Rollen in bestimmten Räumen zugewiesen, abhängig vom Raumtyp und den Aktionen, die der Raummanager zulässt.

Raummanager (NEU)

Inhaltsersteller (NEU)

Editor -> Editor

Formularausfüller -> Formularausfüller

Überprüfer -> Überprüfer

Kommentator -> Kommentator

Betrachter -> Betrachter

Vor Version 3.0: In DocSpace wurden Benutzern in Räumen Rollen wie Editor, Formularausfüller, Überprüfer, Kommentator und Betrachter zugewiesen. DocSpace-Besitzern und -Administratoren wurde automatisch die Rolle des Raumeigentümers zugewiesen, die ihnen vollen Zugriff auf die Dokumente im Raum oder die Möglichkeit zur vollständigen Verwaltung des Raums gewährte.

Was ist neu in 3.0: Neben den bestehenden Rollen wie Editor, Formularausfüller, Überprüfer, Kommentator und Betrachter führt Version 3.0 zwei neue Rollen ein: Raummanager und Inhaltsersteller.

Raummanager

Raummanager ermöglicht es den Benutzern, Raumeinstellungen zu verwalten, einschließlich des Hinzufügens/Entfernens von Mitgliedern und der Zuweisung von Berechtigungen. Sie können auch Dateien verwalten, indem sie sowohl ihre eigenen als auch die Dateien anderer kopieren, verschieben, umbenennen und löschen.

Inhaltsersteller

Mit der Rolle Inhaltsersteller können Benutzer je nach Raumtyp neue Dateien und Ordner erstellen und hochladen. Inhaltsersteller dürfen auch die Versionsgeschichte von Dokumenten verwalten.

Bitte beachten Sie: Beim Upgrade auf Version 3.0 werden die Rollen in den Räumen automatisch aktualisiert:

Raum-Admin -> Raummanager

Power-Benutzer -> Inhaltsersteller

Hier ist ein kurzer Überblick über alle Rollen und Aktivitäten, die sie in dem Raum ausführen können.

Wie oben erwähnt, sind DocSpace-Besitzer und -Administratoren nun gezwungen, Aktionen entsprechend der spezifischen Rolle auszuführen, die sie in jedem Raum innehaben. Das bedeutet, dass ihre Fähigkeiten den Rollen aus der ihnen zugewiesenen Liste entsprechen.

Benutzerrollen je nach Raumtyp

Administratoren können Benutzern und Gästen in einzelnen Räumen bestimmte Berechtigungsstufen zuweisen. Jeder Raumtyp unterstützt unterschiedliche Rollen und bietet je nach Art des Raums ein maßgeschneidertes Erlebnis:

• Öffentliche Räume: Zu den Rollen gehören Raummanager und Inhaltsersteller.
• Räume zum Ausfüllen von Formularen: Zu den Rollen gehören Raummanager, Inhaltsersteller und Formularausfüller.
• Kollaborations- und virtuelle Datenräume: Diese Räume unterstützen die Rollen Raummanager, Inhaltsersteller, Editor und Betrachter.
• Benutzerdefinierte Räume: Alle Rollen können zugewiesen werden, was maximale Flexibilität bietet.

Eine ausführliche Anleitung zu Benutzerrollen in Räumen finden Sie in unserem Hilfe-Center.

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