Wie man Räume zum Ausfüllen von Formularen in ONLYOFFICE DocSpace verwendet

Mit der Version 2.6 führt ONLYOFFICE DocSpace seine erste Version von Räumen zum Ausfüllen von Formularen ein. Diese Räume wurden entwickelt, um das Ausfüllen und Verwalten von ausfüllbaren Dokumenten zu vereinfachen. Sie können das Ausfüllen von Aufgaben, Fragebögen, Umfragen und anderen Dokumenten leicht organisieren und verfolgen. Darüber hinaus werden die Antworten automatisch in einem Arbeitsblatt gesammelt, so dass Sie die Daten mühelos analysieren können. Hier erfahren Sie, was Räume zum Ausfüllen von Formularen sind und wie Sie diese nutzen können.

Räume zum Ausfüllen von Formularen

Räume zum Ausfüllen von Formularen sind ein besonderer Raumtyp in ONLYOFFICE DocSpace, der speziell für die Arbeit mit Formularen entwickelt wurde. Sie ermöglichen Benutzern, PDF-Formulare hochzuladen und zum Ausfüllen zu übermitteln, wobei sie nur Zugriffsrechte zum Ausfüllen von Feldern haben. Die Fortschrittsverfolgung und die automatische Zusammenstellung der Ergebnisse in einem Arbeitsblatt erleichtern eine detaillierte Analyse. Diese Funktion ist nützlich, um formularbasierte Aufgaben zu organisieren und zu verwalten.

Wenn Sie beispielsweise nach einem Workshop Feedback von den Teilnehmern einholen müssen, erstellen Sie einen Raum zum Ausfüllen von Formularen, laden ein Feedback-Formular hoch und geben es an die Teilnehmer weiter. Mit Hilfe des Raums können Sie verfolgen, wer mit dem Ausfüllen des Formulars begonnen und wer es ausgefüllt hat, und alle Antworten zur einfachen Überprüfung und Analyse an einem Ort zusammenfassen.

Wichtigste Funktionen

Gemeinsame Nutzung von PDF-Formularen

Formulare in den Räumen zum Ausfüllen von Formularen können mit DocSpace-Benutzern oder einer Gruppe von Benutzern geteilt werden, die nur zum Ausfüllen von Feldern berechtigt sind. So können diejenigen, die das Formular ausfüllen, das Dokument nicht verändern.

Soll das Formular von externen Benutzern ausgefüllt werden, die keinen DocSpace-Account haben, ist es möglich, den Zugang über einen externen Link zu gewähren.

Verfolgung der Ausfüllung in Formularen

Sobald Sie Ihr Formular abgeschickt haben, können Sie den Fortschritt des Formulars in zwei neuen Ordnern verfolgen, die in Ihrem Raum erscheinen: Nicht ausgefüllt und Ausgefüllt. Kopien der Formulare jedes Benutzers werden je nach ihrem Fertigstellungsstatus in den entsprechenden Ordner eingeordnet.

• Nicht ausgefüllt enthält Formulare in Bearbeitung (Formulare, mit deren Ausfüllen die Benutzer begonnen haben, die aber noch nicht abgeschlossen sind).
• Ausgefüllt enthält ausgefüllte Formulare (wenn die Benutzer auf Ausfüllen und Absenden klicken).

Sobald die Teilnehmer ihre Formulare ausgefüllt und eingereicht haben, erscheinen sie im Abschnitt Ausgefüllt. So können Sie alle eingereichten Formulare an einem Ort verwalten und jedes ausgefüllte Formular einfacher überprüfen.

Analyse der Antworten

Die Antworten werden automatisch in einem Arbeitsblatt zusammengefasst, um die Datenanalyse und die Berichterstattung zu erleichtern.

In der Kalkulationstabelle können Sie Daten bequem darstellen, filtern, mit Pivot-Tabellen analysieren und Diagramme auf der Grundlage der Daten erstellen. Für weitergehende Analysen können Sie den integrierten KI-Assistenten verwenden.

Erste Schritte mit Räumen zum Ausfüllen von Formularen

Um die Verwendung von Räumen zum Ausfüllen von Formularen zu veranschaulichen, betrachten wir ein Szenario, in dem Sie Arbeitsbestätigungsschreiben sammeln müssen.

Schritt 1. PDF-Formular vorbereiten

Zunächst müssen wir ein PDF-Formular vorbereiten. In ONLYOFFICE DocSpace können Sie den integrierten PDF-Editor verwenden, um ein Formular mit verschiedenen Feldern zu erstellen: Text, Dropdown-Listen, Kontrollkästchen, Optionsfelder, Dropdown-Listen, usw.

Um das Ausfüllen von Formularen zu erleichtern, können Sie die Feldeinstellungen Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen. Legen Sie die Feldgröße, das Format, die zulässigen Zeichen, die Zeichenbegrenzung, die Schriftart und die Pflichtfelder fest und weisen Sie verschiedene Rollen für das Ausfüllen der Felder zu. Andere Benutzer können dann visuell erkennen, welche Felder sie je nach ihrer Rolle ausfüllen sollen, indem sie in einer bestimmten Farbe hervorgehoben werden.

ONLYOFFICE bietet auch eine Bibliothek mit kostenlosen vorgefertigten Formularvorlagen. Laden Sie diejenige herunter, die Ihren Anforderungen entspricht, und ändern Sie sie gegebenenfalls im PDF-Editor.

Schritt 2. Einen Raum zum Ausfüllen von Formularen einrichten

Als nächstes richten wir einen neuen Raum zum Ausfüllen von Formularen ein, in dem wir unsere Formulare verwalten können. Dazu wählen wir zunächst den entsprechenden Raumtyp aus und bereiten ihn für die Verwendung vor.

Um einen Raum zum Ausfüllen von Formularen zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Raum -> Raum zum Ausfüllen von Formularen.

Geben Sie dann den Namen Ihres Raums ein und fügen Sie bei Bedarf Beschriftungen und ein Symbol hinzu. Klicken Sie auf Erstellen.

Schritt 3. Ein PDF-Formular hinzufügen

In dem erstellten Raum sollten wir die auszufüllenden Formulare hinzufügen. Sie können entweder Ihr fertiges PDF-Formular hochladen oder aus einer Bibliothek mit vorgefertigten Vorlagen auswählen.

Gehen Sie zu Aktionen -> PDF-Formular hochladen -> Von DocSpace / Von Gerät.

Oder: Aktionen -> Aus Vorlagen auswählen.

Schritt 4. Freigeben des Formulars zum Ausfüllen

In diesem Schritt werden die Benutzer in den Raum zum Ausfüllen von Formularen gebracht, damit sie mit dem Ausfüllen der Formulare beginnen können. Sie haben die Möglichkeit, interne Teammitglieder einzuladen oder den Zugang für externe Teilnehmer freizugeben.

• Um das Formular schnell für externe Benutzer freizugeben, können Sie sofort einen öffentlichen Link erstellen und kopieren. Diese Option wird im Fenster nach dem Hochladen des Formulars in den Raum verfügbar sein. Es genügt, auf Öffentlichen Link kopieren zu klicken, um ihn in die Zwischenablage zu kopieren. Jeder Benutzer mit diesem Link kann den Raum öffnen und das Formular ausfüllen.

Sie können dies auch tun, indem Sie auf die Schaltfläche Raum freigeben oben neben dem Raumnamen im Raumfenster klicken.

• Für interne Benutzer klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten oben -> Benutzer einladen.

Beginnen Sie mit der Eingabe einer E-Mail oder eines Benutzernamens und wählen Sie aus der vorgeschlagenen Liste.

Achten Sie darauf, dass Sie die Rechte zum Ausfüllen von Formularen auswählen. Wählen Sie außerdem die Sprache, in der der Benutzer die Einladung erhalten soll. Senden Sie dann eine Einladung, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken.

Die Benutzer sehen den Raum zum Ausfüllen in der Liste der verfügbaren Räume und können das Formular ausfüllen.

Schritt 5. Überwachung des Fortschritts in den Formularen

Jetzt können Sie den Status der ausgefüllten Formulare verfolgen. Das System kategorisiert die Formulare in verschiedene Abschnitte, basierend auf ihrem Ausfüllstatus: Abschnitt Nicht ausgefüllt und Abschnitt Ausgefüllt.

Sie sehen diese Abschnitte als separate Ordner in Ihrem Raum.

Wenn der Benutzer mit dem Ausfüllen des Formulars beginnt, wird eine Kopie des Formulars im Abschnitt In Bearbeitung angezeigt.

Wenn ein Benutzer ein ausgefülltes Formular durch Klicken auf Ausfüllen und Absenden abschickt, erscheint automatisch eine Kopie des Formulars im Abschnitt Ausgefüllt.

Schritt 6. Verwaltung der Antworten

Wie bereits erwähnt, werden alle ausgefüllten Formulare automatisch im Abschnitt Ausgefüllt angezeigt. Darüber hinaus wird eine Tabelle angezeigt, in der die gesammelten Antworten aus den Formularen automatisch zusammengefasst werden.

In der Datei spiegelt jede Zeile die Daten eines Formulars wider, und die Spalten entsprechen den Feldern. Im Tabellenkalkulationseditor können Sie dann die Daten analysieren und Diagramme und Berichte erstellen.

Das ist es. Der Vorgang selbst sieht noch einfacher aus, als er ist. Es macht die Datenerfassung viel einfacher und erspart Ihnen die manuelle Arbeit mit mehreren Kopien.

Testen Sie die Räume zum Ausfüllen von Formularen in ONLYOFFICE DocSpace

Probieren Sie den Raum zum Ausfüllen von Formularen aus, indem Sie sich bei Ihrem DocSpace-Konto anmelden oder ein kostenloses Konto erstellen:

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