Was ist eine PDF-Datei?

PDF ist eines der am häufigsten verwendeten Dateiformate überhaupt. Es wurde entwickelt, um die gemeinsame Nutzung von und den Zugriff auf Dokumente zu ermöglichen, ohne dass deren Inhalt beschädigt wird. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre PDF-Datei öffnen, erstellen, bearbeiten und konvertieren können.

Wie ist das PDF-Format entstanden?

PDF steht für Portable Document Format. Es ist ein Dateiformat, das in den 1990er Jahren von Adobe entwickelt wurde, um Dokumente, einschließlich Textformatierung und Bilder, unabhängig von Anwendungssoftware, Hardware und Betriebssystemen darzustellen.

Die Idee für PDF entstand aus der Notwendigkeit, Dokumente über verschiedene Computersysteme hinweg auszutauschen, ohne die Formatierung oder das Layout des Originaldokuments zu verlieren. Vor der Entwicklung von PDFs führte die gemeinsame Nutzung von Dokumenten auf verschiedenen Systemen häufig zu Formatierungsproblemen, da die verschiedenen Systeme unterschiedliche Schriftarten und Formatierungsmethoden verwendeten. Adobe entwickelte das PDF-Format, um dieses Problem zu lösen und ein universelles Format zu schaffen.

Vor- und Nachteile des Formats

Es gibt mehrere Gründe, warum jemand PDF-Dateien gegenüber anderen Dateitypen vorzieht:

• Universelle Kompatibilität: PDF-Dateien können auf jedem System geöffnet und angezeigt werden, unabhängig von der Software oder Hardware. Dies macht sie zu einem idealen Format für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten auf verschiedenen Systemen.
• Beibehaltung der Formatierung: PDF-Dateien behalten die Formatierung und das Layout des Originaldokuments bei, einschließlich Schriftarten, Bilder und Farben. Dadurch wird sichergestellt, dass das Dokument auf jedem System gleich aussieht.
• Sicherheit: PDF-Dateien können verschlüsselt und mit einem Passwort geschützt werden, was sie zu einem sicheren Format für den Austausch sensibler Dokumente macht.
• Interaktive Elemente: PDF-Dateien können interaktive Elemente wie Hyperlinks, Schaltflächen und Formulare enthalten, was sie zu einem vielseitigen Format für eine breite Palette von Dokumenten macht.
• Druckbar: PDF-Dateien lassen sich leicht ausdrucken und sind daher ein praktisches Format für Dokumente, die gedruckt werden müssen.
• Digitale Signaturen: PDF-Dateien können digital signiert werden und sind damit ein sicheres Format für die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten.

Allerdings gibt es bei diesem Format auch einige Nachteile zu beachten:

Die Konvertierung von Dokumenten aus dem PDF-Format in andere Formate wie MS Word oder reinen Text kann zu Formatierungsproblemen führen. Die komplizierten Layouts, Schriftarten und Bilder lassen sich möglicherweise nicht genau übertragen, so dass manuelle Anpassungen erforderlich sind und wertvolle Zeit verloren geht.

Die Bearbeitung von PDF-Dateien stellt eine Herausforderung dar, da das ursprüngliche Layout und die Formatierung beibehalten werden sollen. Diese Beibehaltung macht es schwierig, schnelle Änderungen ohne spezielle Software vorzunehmen, was zu Frustration und der Notwendigkeit führt, das Dokument vorher in ein bearbeitbares Format zu konvertieren.

Kompatibilitätsprobleme können auftreten, wenn verschiedene Softwareversionen mit PDF-Dokumenten interagieren. Die neuesten PDF-Funktionen werden von älteren Lesegeräten möglicherweise nicht unterstützt, was zu Darstellungsproblemen führen kann.

Das Extrahieren von Daten aus PDF-Dokumenten, wie z. B. Tabellen oder Formulare, ist nicht immer ganz einfach. Diese Einschränkung schränkt ihren Nutzen für fortgeschrittene Zwecke ein und erfordert oft eine manuelle Dateneingabe oder zusätzliche Software-Tools für die automatische Verarbeitung.

Wie öffnet man eine PDF-Datei?

Das Öffnen einer PDF-Datei ist sehr einfach. Wenn Sie das Dokument bereits auf Ihren PC heruntergeladen haben, können Sie entscheiden, ob Sie es mit einem geeigneten Programm öffnen oder auf einer Webseite anzeigen möchten. Heutzutage öffnen die meisten Browser die Datei in einem neuen Fenster, so dass Sie keinen PDF-Viewer installieren müssen. Das bedeutet, dass Sie eine PDF-Datei, die Sie im Internet gefunden haben, nicht unbedingt auf Ihren Computer herunterladen müssen, um sie anzusehen, was Zeit und Platz spart.

Wenn Ihr Computer allerdings schon alt genug ist, sollten Sie sich einen PDF-Reader zulegen. Adobe – der Hersteller von PDF-Dateien – bietet die native Software Acrobat Reader an, die natürlich hervorragend mit diesem Format funktioniert, deren Zusatzoptionen aber meist kostenpflichtig sind.

Es gibt viele Alternativen, von denen SumatraPDF, LightPDF und Nuance PDF Reader die am häufigsten verwendeten sind.

ONLYOFFICE bietet einen kostenlosen PDF-Editor, mit dem Sie Ihre Dateien sowohl online als auch offline öffnen und lesen können: Entscheiden Sie, ob Sie den Editor herunterladen oder direkt in ONLYOFFICE DocSpace verwenden möchten.

Wie kann man eine PDF-Datei bearbeiten?

Wie bereits erwähnt, sind PDF-Dateien in erster Linie zum Lesen und Weitergeben gedacht, aber manchmal müssen Sie eine Datei vielleicht bearbeiten, um Formulare auszufüllen, das Dokument zu unterschreiben, einen Teil des Textes zu unterstreichen und so weiter. Hierfür gibt es einige Lösungen, die Ihnen helfen können.

Auch hier kann Adobes Acrobat alle Aufgaben erfüllen, aber das Programm ist ziemlich teuer, wenn es um den Kauf zusätzlicher Funktionen geht.

Canva ist eine weitere beliebte Website, ebenso wie Sejda PDF Editor und PDFgear.

Der PDF-Editor von ONLYOFFICE ist eine gute Alternative, mit der Sie Text hervorheben, unterstreichen und durchstreichen, Kommentare hinterlassen und direkt auf Ihrer PDF-Datei zeichnen können. In diesem Editor ist es auch möglich, fertige PDF-Formulare auszufüllen.

Von Grund auf neu erstellen

Die Erstellung einer PDF-Datei ist einfach, und es gibt verschiedene Möglichkeiten, je nach Editor und Gerät, das Sie verwenden.

Sehen wir uns ein Beispiel mit Hilfe des Dokumenteditors von ONLYOFFICE an.

Der einfachste Weg ist, das Dokument als PDF zu speichern, indem Sie auf die Registerkarte Datei -> Speichern unter -> PDF klicken.

Die zweite Methode kann nicht nur bei der Arbeit in Editoren nützlich sein, sondern auch, wenn Sie ein Dokument aus dem Internet herunterladen möchten, und das ist die Druckmethode.

Auf der Registerkarte Datei klicken wir auf Drucken und dann auf Als PDF drucken. In einem Browser klicken Sie auf das Druckersymbol und dann auf Ziel -> Als PDF speichern.

Wie verwendet man ausfüllbare Formulare im PDF-Format?

Vielleicht möchten Sie ein PDF-Formular erstellen, in das Personen ihre Daten für verschiedene Zwecke eintragen können. ONLYOFFICE Docs bietet einen Generator für PDF-Formulare, mit dem Sie diese einfach und schnell erstellen können. Schauen wir uns an, wie es geht.

Wählen Sie im Editor die Option Neues PDF-Formular erstellen.

Sobald das Dokument geöffnet ist, erstellen Sie ein Textlayout des Dokuments und fügen dann das ausfüllbare Formular hinzu, das Sie in der Symbolleiste auf der Registerkarte Formulare finden.

Sobald Sie ein Feld hinzugefügt haben, sehen Sie in der rechten Seitenleiste die Feldeigenschaften. Hier können Sie die Parameter anpassen, um festzulegen, welche Art von Text (oder nur Ziffern) in die Felder eingegeben werden kann.

Wenn das Dokument fertig ist, speichern Sie es als PDF. In der Symbolleiste finden Sie diese Option, um den Vorgang zu vereinfachen.

Wir laden Sie ein, sich dieses Video über die neueste Version von ONLYOFFICE anzusehen, in der genau diese Funktion, über die wir gerade gesprochen haben, hinzugefügt wurde.

Wie konvertiert man PDF-Dateien?

Wie wir am Beispiel des ONLYOFFICE-Editors gesehen haben, ist die Erstellung einer PDF-Datei aus einem Textdokument sehr einfach: Speichern Sie die Datei einfach im gewünschten Format und fertig. Der umgekehrte Vorgang, d. h. die Umwandlung eines PDF- in ein DOCX-Textdokument, ist jedoch nicht so einfach, da PDF Elemente enthalten, die möglicherweise nicht intakt bleiben.

Es gibt spezielle Werkzeuge, mit denen Sie PDFs ohne Risiko und unter Beibehaltung der Formatierung in DOCX konvertieren können. Einige davon sind das native Adobe Acrobat, PDFelement, Xodo und viele andere.

Neben dem bereits erwähnten PDF-Editor verfügt ONLYOFFICE über einen völlig kostenlosen Konverter, mit dem Sie DOCX-Dokumente in PDF umwandeln können und umgekehrt.

Wie kann man eine PDF-Datei mit einem Passwort schützen?

Wie eingangs erwähnt, können PDF-Dateien verschlüsselt und mit einem Kennwort geschützt werden, um die Sicherheit zu erhöhen. Diese Funktion ist äußerst nützlich (und notwendig) für Personen, die vertrauliche Informationen weitergeben müssen und nicht wollen, dass sie in die falschen Hände geraten. Sobald das Kennwort festgelegt ist, können sowohl Sie als auch die Person, die Ihre Datei erhält, das Dokument nur durch Eingabe dieses Codes öffnen.

Sehen wir uns an, wie man eine PDF-Datei mit ONLYOFFICE Desktop Editors durch ein Passwort schützen kann.

Öffnen Sie zunächst die Datei, die Sie schützen möchten.

Klicken Sie dann auf Datei -> Schützen -> Kennwort hinzufügen.

Geben Sie das gewünschte Kennwort ein, wiederholen Sie es im unteren Feld und klicken Sie dann auf OK.

Sie haben das Passwort festgelegt. Wenn Sie die Datei das nächste Mal öffnen, werden Sie aufgefordert, den Code einzugeben. Wenn Sie möchten, können Sie ihn unter Datei -> Schützen -> Kennwort ändern/Kennwort löschen ändern oder löschen, aber Sie müssen zuerst das alte Kennwort eingeben. Wenn Sie das Kennwort vergessen, können Sie nicht mehr auf die Datei zugreifen.

Jetzt wissen Sie mehr über das PDF-Format, was es ist, wann und warum man es verwendet und wie man es erstellt. Wenn Sie mit diesem Format arbeiten müssen, können Sie die von den ONLYOFFICE-Editoren zur Verfügung gestellten Tools sofort nutzen.

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