PDF vs. PDF/A: Unterschiede und Möglichkeiten der Konvertierung

Das PDF/A-Format ist eine der Varianten des bekannteren PDF. Obwohl die beiden Formate praktisch auf die gleiche Weise verwendet werden, weisen PDF/A-Dateien Merkmale auf, die diese Variante in bestimmten Fällen vorziehen. Lesen Sie diesen Beitrag, um zu erfahren, wie sich die beiden Formate unterscheiden, wofür sie verwendet werden und wie Sie PDF/A-Dateien erstellen und in PDF/A konvertieren können.

PDF und PDF/A (Portable Document Format bzw. Portable Document Format Archive) sind Dateiformate, die entwickelt wurden, um sicherzustellen, dass Dokumente unabhängig von Software- oder Hardware-Änderungen so erscheinen, wie sie erstellt wurden.

Während das PDF-Format 1993 von Adobe vorgestellt wurde, entstand das jüngere PDF/A-Format 2005, nachdem die Association for Information and Image Management (AIIM), die National Printing Equipment Association (NPES) und die Verwaltungsbehörde des US-Gerichtshofs die Schaffung eines standardisierten Formats für Dokumente gefordert hatten, die elektronisch gespeichert werden sollten.

Der Hauptunterschied zwischen den beiden Formaten liegt in den Bestandteilen: Während Standard-PDF Elemente wie externe Schriftarten, externe Verweise, Multimedia und andere Objekte enthalten können, die sich im Laufe der Zeit ändern können, ist dies bei PDF/A nicht der Fall, was dieses Format zur idealen Wahl für Dokumente macht, die über viele Jahre hinweg unverändert bleiben sollen.

Wozu werden PDF/A-Dateien verwendet?

Die Idee hinter PDF/A ist, dass man mit der sich entwickelnden Technologie auf Dokumente zugreifen kann. Dieses Format mag Ihnen sehr spezifisch erscheinen, aber es gibt mehrere Fälle, die genau diesen Dateityp erfordern. Sehen wir uns einige Beispiele an.

Juristische Dokumente: Juristische Einrichtungen müssen Dokumente wie Verträge, Gerichtsakten und Vereinbarungen oft langfristig aufbewahren. PDF/A stellt sicher, dass diese Dokumente unabhängig von technologischen Veränderungen authentisch und langfristig zugänglich bleiben.

Behördliche Unterlagen: Behörden archivieren häufig Dokumente wie behördliche Anmeldungen, Genehmigungen und historische Aufzeichnungen. Mit diesem standardisierten Format können die Dokumente aufbewahrt werden, um ihre Integrität und Zugänglichkeit für künftige Generationen zu gewährleisten.

Medizinische Aufzeichnungen: Gesundheitsdienstleister müssen genaue und zugängliche Aufzeichnungen über Patienteninformationen, Krankengeschichten und Diagnoseberichte führen. Dank PDF/A können diese wichtigen Dokumente die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und erhalten werden.

Historische Archive und akademische Arbeiten: Bibliotheken, Museen und Kultureinrichtungen digitalisieren häufig historische Manuskripte, Karten und Fotos, um sie zu bewahren und zugänglich zu machen. PDF/A ermöglicht es, digitale Replikate von seltenen und empfindlichen Materialien zu erhalten und ihre Verfügbarkeit für die Forschung zu gewährleisten. Auch Forschungsarbeiten, akademische Arbeiten und Dissertationen bleiben so unversehrt. Heutzutage akzeptieren einige Universitäten und Institutionen nur noch Papiere und Arbeiten im PDF/A-Format, da es Sonderzeichen in mathematischen Formeln, Alphabete alter Sprachen usw. korrekt wiedergibt.

Unternehmensaufzeichnungen und Finanzmanagement: Unternehmen müssen Finanzberichte, Verträge, Rechnungen und interne Dokumente aus Gründen der Einhaltung von Vorschriften, der Rechnungsprüfung und zu historischen Referenzzwecken archivieren. PDF/A erleichtert die langfristige Aufbewahrung dieser Unterlagen. Das Format ermöglicht auch eingebettete elektronische Signaturen.

Unterschiede zwischen PDF/A und PDF

Wir haben gerade einige Fälle gesehen, die die Verwendung von PDF/A erfordern, aber wie funktionieren diese Dateien? Durch welche Merkmale unterscheidet sich dieses Format vom klassischen PDF?

Schrifteinbettung: Bei PDF/A müssen die im Dokument verwendeten Schriftarten eingebettet werden, um sicherzustellen, dass der Text auch dann korrekt angezeigt wird, wenn die erforderlichen Schriftarten auf dem System, das das Dokument anzeigt, nicht installiert sind. Außerdem müssen die Schriften legal eingebettet werden können, um eine uneingeschränkte und universelle Darstellung zu gewährleisten. Bei normalen PDF ist dies unter Umständen nicht erforderlich, was zu Anzeigeproblemen führen kann, wenn diese Schriftarten nicht verfügbar sind.

Erhalt von Metadaten: PDF/A verlangt, dass Metadaten in das Dokument eingebettet werden, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen über das Dokument, wie Urheberschaft, Erstellungsdatum und Änderungshistorie, erhalten bleiben. Bei klassischen PDF hat die Erhaltung der Metadaten keine Priorität, was dazu führen kann, dass wichtige Informationen im Laufe der Zeit verloren gehen.

Farbmanagement: In PDF/As müssen Farbräume geräteunabhängig sein, um eine exakte und vorhersehbare Farbwiedergabe auf verschiedenen Geräten und Plattformen zu gewährleisten. PDF können geräteabhängige Farbräume verwenden, was zu Inkonsistenzen bei der Farbwiedergabe führen kann.

Multimedia-Einbettung: Während normale PDF Multimedia-Objekte enthalten können, schränkt PDF/A die Verwendung dieser Elemente wie Audio, Video, JavaScript und ausführbare Dateien ein und konzentriert sich stattdessen auf statische Inhalte, um eine konsistente Archivierung zu gewährleisten.

LZW-Algorithmus fehlt: LZW (Lempel-Ziv-Welch) ist ein verlustfreier Datenkompressionsalgorithmus, der häufig in verschiedenen Dateiformaten verwendet wird, darunter auch in frühen Versionen des PDF-Formats. Seine Verwendung in PDF/A ist aufgrund von Bedenken bezüglich Patentfragen, Kompatibilität, Zuverlässigkeit und Langzeitarchivierung untersagt. PDF/A schreibt die Verwendung offener und standardisierter Komprimierungsverfahren vor, um die Integrität, Zugänglichkeit und Langlebigkeit von archivierten Dokumenten zu gewährleisten.

Arten von PDF/A

Im Laufe der Jahre kamen verschiedene Arten von PDF/A auf den Markt. Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Merkmale und Unterschiede.

• PDF/A-1: Diese auch als PDF/A Level A bezeichnete Version basiert auf PDF 1.4 und legt den Schwerpunkt auf die visuelle Integrität und die Erhaltung der Inhalte. Sie verbietet Funktionen, die die Langzeitarchivierung behindern könnten, wie z. B. Verschlüsselung, Audio und Video.
• PDF/A-2: Es bietet mehr Flexibilität, wobei der Schwerpunkt weiterhin auf der Archivierungsqualität liegt. Es ermöglicht auch das Vorhandensein von Ebenen, Bildern im JPEG2000-Format und fortgeschrittenen elektronischen Signaturen.
• PDF/A-3: Diese Version, die ebenfalls auf PDF 1.7 basiert, ermöglicht die Einbettung beliebiger Dateiformate (einschließlich Nicht-PDF/A-Dateien) in ein PDF/A-Dokument und eignet sich damit für die Archivierung von Dokumenten mit nicht standardisierten oder dynamischen Inhalten.

Möglichkeiten der Konvertierung von und in PDF/A

Möglicherweise möchten Sie mehr Kontrolle über die PDF/A-Datei haben und sie daher in ein einfaches PDF- oder Textdokument konvertieren. Vielleicht möchten Sie auch eine bestehende Datei in ein PDF/A konvertieren oder eine neue Datei erstellen.

Bei diesem speziellen Dateiformat ist die Konvertierung nicht immer einfach, aber zum Glück gibt es einige Instrumente und Tricks, die uns bei dieser Aufgabe helfen können. Schauen wir uns das mal an.

PDF in PDF/A konvertieren

Acrobat

Wenn Sie in Acrobat arbeiten und Ihre PDF-Datei erstellt oder geöffnet haben, folgen Sie einfach diesen Schritten:

1. Wählen Sie Werkzeuge, und klicken Sie dann auf PDF-Standards;
2. Klicken Sie auf Speichern unter PDF/A;
3. Wählen Sie, wo Sie Ihre PDF/A-Datei speichern möchten.

Diese Methode ist sehr schnell und einfach, aber sie ist nur mit einem kostenpflichtigen Abonnement für Acrobat Pro verfügbar.

FreePDFConvert.com

Diese Website bietet einen einfachen PDF-zu-PDF/A-Konverter:

1. Laden Sie Ihre Datei hoch;
2. Wählen Sie die Art des PDF/A-Formats, das Sie benötigen;
3. Klicken Sie auf Konvertieren und laden Sie Ihre Datei herunter, sobald sie fertig ist.

ONLYOFFICE Desktop Editoren

Im Gegensatz zu Online-Konvertern und Acrobat, bei denen Sie, um eine PDF/A-Datei zu erhalten, zunächst ein normales PDF erstellen müssen, können Sie mit ONLYOFFICE Desktop Editoren ein PDF/A-Dokument aus einem Textdokument erstellen und sparen sich so einen Schritt.

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern als.

Wählen Sie in dem soeben geöffneten Fenster die Option Portable Document / A (*.pdf) und speichern Sie das Dokument.

Ihr Dokument ist bereit für die Weitergabe oder Archivierung!

PDF/A in PDF konvertieren

Acrobat

Acrobat bietet zwei verschiedene Methoden, um ein PDF/A in ein PDF umzuwandeln.

1. Wenn Sie ein PDF/A öffnen, haben Sie die Möglichkeit, es zu ändern. Oben auf der Seite wird die Schaltfläche Änderungen zulassen angezeigt.
2. Klicken Sie auf diese Schaltfläche. Acrobat warnt Sie mit einer Meldung, dass das Dokument nach der Änderung nicht mehr dem PDF/A-Format entspricht.
3. Klicken Sie auf OK. Sie können dasselbe tun, indem Sie auf Voreinstellungen in der Registerkarte Menü ->Dokumente -> Im PDF/A-Modus anzeigen auf Nie setzen.
4. Klicken Sie im erweiterten Menü auf Preflight -> Profile -> PDF/A-Konformität -> PDF/A-Informationen entfernen.
   Beachten Sie, dass Sie nach der Konvertierung Ihrer Datei in Acrobat ein Premium-Abonnement benötigen, um sie zu bearbeiten.

MiniTool PDF Editor

Wenn Sie offline direkt auf Ihrem Computer arbeiten möchten, können Sie MiniTool PDF Editor herunterladen. Dieses Instrument bietet viele Funktionen, darunter die Konvertierung von PDF/A in PDF.

Wählen Sie nach der Installation die Funktion PDF/A in PDF im linken Bereich aus, klicken Sie auf Dateien hinzufügen, um das Datei-Explorer-Fenster zu öffnen und wählen Sie die Datei aus, die Sie konvertieren möchten. Wählen Sie nun Öffnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start oder das Startsymbol unter Optionen. Jetzt können Sie erfolgreich PDF/A in PDF konvertieren. Die gleiche Funktion wird in der linken Seitenleiste oder oben in der Symbolleiste angezeigt.

Sie können die kostenlose Testversion von MiniTool PDF Editor ausprobieren, aber wenn Sie die Funktionen weiter nutzen möchten, werden Sie aufgefordert, ein Abonnement zu erwerben.

ONLYOFFICE PDF-Konverter

Wenn Sie ein kostenloses Tool suchen, können Sie ONLYOFFICE PDF-Konverter verwenden.

Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie das Dokument aus, das Sie konvertieren möchten.

Klicken Sie nun auf Öffnen und dann auf Konvertieren.

Ihre .docx-Datei ist fertig! Klicken Sie einfach auf Download, Sie brauchen kein Abonnement zu bezahlen. Jetzt können Sie das Dokument in einem der ONLYOFFICE Desktop Editoren bearbeiten und bei Bedarf als PDF speichern.

Jetzt wissen Sie, was ein PDF/A ist, und Sie können mit diesem Format arbeiten, um wichtige Dokumente für viele Jahre zu erhalten und zu archivieren.

Wenn Sie Ihre Dokumente, einschließlich PDF, bearbeiten, konvertieren und weitergeben möchten, können Sie ONLYOFFICE Desktop Editoren jetzt herunterladen.

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