Was ist Produktivität und wie kann man sie steigern?

Produktivität ist ein wichtiger Faktor für jedes Unternehmen und jede Organisation aber auch für den persönlichen Erfolg. In diesem Artikel werden wir Produktivität definieren und erklären, wie sie gesteigert werden kann. Entdecken Sie unsere Top-Tipps und bleiben Sie produktiv.

Definition von Produktivität

Was ist Produktivität? Produktivität lässt sich definieren, als das Verhältnis von Output zu Input – was sich auf alle Bereiche unseres Lebens anwenden lässt. Sie ist das Maß dafür, wie effizient Ressourcen verwendet werden, um Waren und Dienstleistungen zu produzieren. Sie ist ein Schlüsselfaktor für Wirtschaftswachstum und wird oft verwendet, um den Erfolg eines Unternehmens oder einer Organisation zu messen.

Produktivität ist auch ein wesentlicher Faktor für den persönlichen Erfolg, da sie dem Einzelnen helfen kann, die eigenen Ziele zu erreichen.

Welche Arten von Produktivität gibt es und wie lässt sie sich messen?

Es gibt verschiedene Arten von Produktivität wie Arbeitszeit-, Kapital-, Material- und Gesamtfaktorproduktivität. Während Produktivität in allen Aspekten des Lebens wichtig ist, in denen Ergebnisse erforderlich sind oder wo Menschen erfolgreich sein wollen, wird sie wohl im Arbeitsumfeld als am wichtigsten angesehen.

Produktivität kann in Bezug auf Output pro Zeiteinheit gemessen werden. Das bietet ein Maß dafür, wie viel Output in einem bestimmten Zeitraum erzielt wird. Sie wird berechnet, indem die Gesamtleistung eines Unternehmens oder einer Organisation durch die Gesamtdauer der für die Aufgabe aufgewendeten Zeit dividiert wird.

Wenn wir über das Gesamtmaß Ihrer Produktivität bei der Arbeit sprechen, bedeutet dies, dass Sie in der Lage sind, sich bestimmten Aufgaben zu widmen, sie zu erledigen und Ihren Arbeitstag mit einem qualitativ hochwertigen Ergebnis zu beenden.

So steigern Sie die Produktivität

Ein hohes Produktivitätsniveau aufrecht zu erhalten ist nicht intuitiv und auch nicht einfach – dennoch müssen Sie sich nicht damit abfinden, dass Sie sich am Ende des Arbeitstages entmutigt und erschöpft fühlen. Die Steigerung Ihrer Produktivität erfordert eine Kombination aus Planung, Organisation und Disziplin.

Hier sind 12 Produktivitätstipps, die Ihnen helfen können:

1. Setzen Sie sich klare und realistische Ziele

Definieren Sie SMART-Ziele für sich selbst (SMART steht für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert) und erstellen Sie sich einen Aktionsplan, wie Sie diese erreichen können. Das gibt Ihnen Klarheit und weist die Richtung für Ihre Anstrengungen.

2. Verwalten Sie Ihre Zeit effektiv

Planen Sie Ihren Tag, weisen Sie Zeitfenster für verschiedene Aktivitäten zu und vermeiden Sie Multitasking. Legen Sie realistische Fristen für die Erledigung von Aufgaben fest und erstellen Sie eine Liste der erforderlichen Ressourcen.

3. Priorisieren Sie Aufgaben

Identifizieren Sie die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben und stellen Sie sicher, dass Sie den Fokus darauflegen, diese zuerst zu erledigen. Lassen Sie sich nicht von weniger wichtigen Dingen ablenken.

4. Unterteilen Sie Aufgaben in kleinere Schritte

Große Aufgaben können überwältigend sein, also teilen Sie sie in kleinere, überschaubare Schritte auf. So werden sie zugänglicher, was Ihnen hilft konsequent Fortschritte zu erzielen.

5. Machen Sie Pausen

Gönnen Sie sich kurze Pausen, um sich aufzuladen, neu zu fokussieren und Burnout zu vermeiden. Untersuchungen deuten darauf hin, dass regelmäßige Pausen den Fokus und die Produktivität langfristig verbessern können.

6. Vermeiden Sie Ablenkungen

Ablenkungen können ein großes Hindernis auf dem Weg zur Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz sein. Identifizieren und eliminieren oder minimieren Sie zeitverschwendende Aktivitäten, die Ihre Produktivität behindern. Dies kann das Deaktivieren von Benachrichtigungen, das Erstellen eines dedizierten Arbeitsbereichs oder die Verwendung von Website-Blockern umfassen.

7. Verwenden Sie Produktivitäts-Software

Die verschiedenen Arten der Produktivitäts-Software sind eine große Hilfe bei der Mission zur Steigerung der Produktivität. Suchen Sie sich Tools, die zu Ihren Anforderungen passen. Entdecken Sie die 15 besten Produktivitäts-Apps

Zur Verbesserung des Zeitmanagements bieten sich auf der Pomodoro-Technik basierende Tracker wie Pomodor, MarinaraTimer, Forest, Toggl Track usw. an, da diese Ihnen dabei helfen können, konzentriert zu bleiben und Aufgaben effektiv zu erledigen.

Probieren Sie die Eisenhower-Matrix oder Prioritätsmatrix aus, um Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu organisieren und zu priorisieren.

Klare und prägnante Kommunikation spart Zeit und beugt Missverständnissen vor. Verwenden Sie E-Mail-Vorlagen, Projektmanagement-Software wie Asana, Trello, Monday.com, Kollaborationsplattformen und Tools wie Zoom, Jitsi, Slack und andere, um die Kommunikation zu optimieren.

Um Chaos bei der Arbeit mit Online-Dokumenten zu vermeiden, probieren Sie ONLYOFFICE DocSpace aus. Die Plattform dient dazu die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Personen, mit denen Sie täglich interagieren, zu verbessern – z. B. Kollegen, Teamkollegen, Kunden, Partnern usw.

Mit ONLYOFFICE DocSpace können Sie ganz nach Ihren Bedürfnissen und Projektzielen Räume mit einer klaren Struktur erstellen und von Anfang an die erforderlichen Rollen und Rechte definieren, die künftig für alle in diesen Räumen gespeicherten Dateien gelten. Ein solcher Ansatz gewährleistet eine schnelle Dateifreigabe und hilft unnötige wiederholte Aktionen zu vermeiden.

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8. Behalten Sie Ihren Fortschritt im Blick

Erstellen Sie ein System, mit dem Sie Ihre Fortschritte verfolgen können, um Ihre Ziele und Strategien entsprechend anzupassen und den Überblick über die Aufgaben zu behalten.

9. Delegieren Sie Aufgaben

Eine weitere Möglichkeit, die Produktivität zu steigern, ist das Delegieren von Aufgaben. Achten Sie allerdings darauf, Aufgaben nur an Personen zu delegieren, die qualifiziert und in der Lage sind, diese auch zu erledigen.

10. Achten Sie auf sich

Vergessen Sie nicht Ihre körperliche und geistige Gesundheit. Dazu gehört ausreichend Schlaf, gesundes Essen, Spaziergänge und regelmäßiger Sport.

11. Kontinuierliches Lernen und Verbessern

Halten Sie sich auf dem Laufenden bezüglich der neuesten Tools, Techniken und Best Practices in Ihrem Bereich. Investieren Sie Zeit in das Erlernen und die Entwicklung von Fähigkeiten, um Ihre Produktivität im Laufe der Zeit zu steigern.

12. Belohnen Sie sich

Sich selbst zu belohnen ist wichtig, um die Produktivität zu steigern. Nehmen Sie sich täglich die Zeit, um sich für das Erledigen von Aufgaben und das Erreichen von Zielen zu belohnen.