ONLYOFFICE DocSpace: Wie benutzt man diese Lösung?

Dieser Artikel erklärt, wie unsere neueste Lösung ONLYOFFICE DocSpace funktioniert. Sie werden die Funktionen, kostenlose und kostenpflichtige Pläne, Sicherheit und Anpassung DocSpace entdecken.

Was ist ONLYOFFICE DocSpace?

ONLYOFFICE DocSpace ist eine kollaborative Plattform für Teams, Kunden und Partner, die gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Die Plattform basiert auf dem Konzept der Räume, die spezielle Räume mit vordefinierten Berechtigungen sind, in denen Benutzer andere einladen und an Office-Dokumenten in Echtzeit oder mit absatzsichernden Co-Editing-Modi zusammenarbeiten können.

DocSpace kann auf Ihrem eigenen Server implementiert werden, wo Sie die volle Kontrolle über alle Daten haben. Eine andere Möglichkeit, DocSpace zu erhalten, ist eine Cloud-Version, die auf sicheren Servern in Europa gehostet wird – Sie müssen kein Budget für die Administration aufwenden und erhalten außerdem alle Updates automatisch!

VOR-ORT BEREITSTELLEN                  CLOUD-VERSION

Ist ONLYOFFICE DocSpace kostenlos?

Ja, es gibt einen kostenlosen Plan sowie mehrere Unternehmensversionen.

Startup (Cloud). DocSpace ist in der Cloud kostenlos mit grundlegenden Funktionen verfügbar. Dazu gehören bis zu 12 Räume für die Zusammenarbeit oder benutzerdefinierte Räume, 1 Administrator, 2 Power-User, manuelle Backups und Unterstützung für alle Office-Dateien und Medienformate. Der Startup-Plan ist die beste Wahl für kleinere Teams.

Business (Cloud). Benötigen Sie eine unbegrenzte Anzahl von Räumen, Admins, Power-Usern, einen benutzerdefinierten Domainnamen, 100 GB Dateispeicher pro Admin oder Power-User, automatische Backups und weitere Privilegien?

Enterprise Edition (Selbstgehostet). Für größere Unternehmen, die ONLYOFFICE DocSpace in ihrem lokalen Netzwerk einsetzen möchten, beginnen die Preise bei $6550 für 100 gleichzeitige Verbindungen (Browser-Tabs mit gleichzeitig zur Bearbeitung geöffneten Dokumenten).

Family Pack (Selbstgehostet). Diese Option ist nur für die private Nutzung gedacht und kostet $330 (einmalige Zahlung). Enthält 5 Power-User/Admins, eine unbegrenzte Anzahl von Räumen, Online-Editoren, PDF-Reader und -Konverter, einen einzelnen Server, eine Lizenz auf Lebenszeit und 1 Jahr Updates.

Entdecken Sie die Preise und vergleichen Sie die DocSpace-Editionen auf unserer Website.

Gemeinnützige Organisationen und Schulen können die Cloud-Version von ONLYOFFICE absolut kostenlos nutzen. Andere Bildungseinrichtungen können einen ermäßigten Tarif erhalten.

Welche Benutzerrollen gibt es?

DocSpace-Benutzer haben unterschiedliche Privilegien und Zugriffsebenen auf Räume und Dateien. Es gibt 8 Hauptrollen, die Sie kennen sollten:

• Power User
• Editor
• Überprüfer
• Kommentator
• Formularausfüller
• Betrachter
• Raum-Administrator
• Raumbesitzer

In dieser Videoanleitung unten sehen Sie den Unterschied zwischen den einzelnen Rollen und den Berechtigungen, die den verschiedenen Benutzertypen erteilt werden.

Wie erstellt man einen Raum in ONLYOFFICE DocSpace?

Wie wir bereits erwähnt haben, ist die Zusammenarbeit in DocSpace in Räumen organisiert – sichere Umgebungen, die für Personen ohne Einladung nicht zugänglich sind. Um einen neuen Raum zu erstellen, müssen Sie über Administratorrechte verfügen (Rolle Raum-Administrator) und die folgenden Schritte ausführen:

1. Gehen Sie zu Räume und klicken Sie auf Neuer Raum in der oberen linken Ecke. Alternativ können Sie auch das Symbol  über der Liste der Räume verwenden.
2. Wählen Sie den Kollaborationsraum für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und OFORMs mit einem begrenzten Umfang an Rollen – Raum-Admin, Power-User, Editor, Viewer.

   Benutzerdefinierter Raum schaltet mehr Zugriffsrechte frei – Raum-Admin, Power-User, Editor, Formularausfüller, Überprüfer, Kommentator, Betrachter.

3. Geben Sie den Raumnamen ein und klicken Sie auf Erstellen.

Die nächste Videoanleitung zeigt den gesamten Prozess des Hinzufügens eines Raumes in DocSpace.

Wie kann man Dokumente verwalten und zusammenarbeiten?

Nachdem Sie einen DocSpace-Raum erstellt haben, möchten Sie neue Office-Dateien hinzufügen oder vorhandene Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und ausfüllbare Formulare hochladen.

Öffnen Sie einen beliebigen Raum und klicken Sie auf die Schaltfläche “Aktionen” in der oberen linken Ecke. Wählen Sie den gewünschten Dateityp oder fügen Sie einen Ordner hinzu.

Jetzt, wo Ihr DocSpace-Raum nicht mehr leer aussieht, können Sie andere Personen zur gemeinsamen Bearbeitung oder Ansicht von Dokumenten einladen. Je nach Raumtyp können Sie den eingeladenen Benutzern verschiedene Rollen zuweisen.

Klicken Sie auf das Symbol  Benutzer einladen. Kopieren und teilen Sie den Einladungslink oder fügen Sie die gewünschten Profile manuell hinzu.

Am Ende jeder Bearbeitungssitzung wird automatisch eine neue Dateiversion in einem Raum erstellt und in der Versionshistorie angezeigt. Wenn Sie eine frühere Version wiederherstellen oder herunterladen möchten, wiederholen Sie die Schritte in dieser Anleitung:

Wenn Sie die Zusammenarbeit in einem Raum beendet haben und ihn nicht mehr benötigen, verschieben Sie ihn in das Archiv. Sie haben 30 Tage Zeit, den Raum wiederherzustellen, bevor er endgültig gelöscht wird.

Ist ONLYOFFICE DocSpace sicher?

ONLYOFFICE DocSpace wurde unter dem Aspekt der Sicherheit entwickelt, um sensible Informationen und Daten zu schützen. Es bietet hochmoderne Sicherheitsfunktionen, um die Sicherheit von Dokumenten und Benutzerinteraktionen zu gewährleisten.

Um die Sicherheitseinstellungen zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol  und gehen Sie zu den DocSpace-Einstellungen, dann wechseln Sie zum Abschnitt Sicherheit.

Lesen Sie unsere umfassende Checkliste zur Sicherheit in DocSpace oder sehen Sie sich diese Übersicht an:

Wie können Sie Ihr DocSpace-Profil anpassen?

Im ONLYOFFICE DocSpace-Profil können Sie Name, E-Mail und Passwort ändern. Wählen Sie die Sprache der Benutzeroberfläche, die Benachrichtigungseinstellungen, laden Sie ein neues Foto hoch und aktivieren Sie den Dunkelmodus.

Klicken Sie auf Ihren Namen in der unteren linken Ecke, um die Einstellungen zu öffnen.

Admins können auch das Erscheinungsbild des gesamten DocSpace im Abschnitt “Anpassung” ändern. Wechseln Sie zu “Erscheinungsbild” und experimentieren Sie mit Farbschemata.

Möchten Sie das ONLYOFFICE-Logo durch Ihr eigenes ersetzen? Diese Option ist im Business-Plan in der Cloud oder Premium für selbst gehostetes DocSpace verfügbar und erfordert Administratorrechte. Öffnen Sie im Abschnitt Anpassung der DocSpace-Einstellungen die Registerkarte Branding.

Wir sind durch die grundlegenden Funktionen und Möglichkeiten von ONLYOFFICE DocSpace gegangen – alles, was Sie für nahtloses Dokumentenmanagement, gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit benötigen.

Benötigen Sie detailliertere Videoanleitungen und Funktionsübersichten? Besuchen Sie unsere YouTube-Playlist zu DocSpace.

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